3 tips om de betrokkenheid van medewerkers die remote werken te vergroten

Medewerkers die remote werken, voelen zich vaak eenzaam. Ze hebben het gevoel er niet bij te horen. Het is de taak van de HR-afdeling om ook deze mensen bij het team te betrekken.

Steeds meer mensen werken remote, met alleen een computer en een internetverbinding (en soms webconferentiesoftware). De werkplek is daarmee fundamenteel veranderd. Tegenwoordig werken meer dan 3 miljoen Nederlanders gewoonlijk of incidenteel thuis.

Dit biedt zowel werkgevers als werknemers een ongekende flexibiliteit. Door de fysieke afstand die een groeiend aantal medewerkers scheidt van de rest van hun collega’s, ontstaan er echter ook nieuwe problemen:

• Thuiswerkers hebben vaker het gevoel dat ze door anderen worden buitengesloten of gemeden. Ze zijn bijvoorbeeld bang dat er achter hun rug om beslissingen worden genomen en veranderingen worden doorgevoerd.

• Mensen die thuis werken, ervaren eenzaamheid en een gebrek aan samenwerking als grootste nadelen van deze manier van werken.

• Een derde van de telewerkers heeft zelfs nooit face-to-face contact met hun team.

Let op: als je HR-afdeling geen actie onderneemt, zullen deze problemen ertoe leiden dat je externe medewerkers hun betrokkenheid verliezen en vertrekken.

Om hun externe personeel betrokken te houden en vast te houden, moeten bedrijven tools en beleid implementeren waarin de behoeften van hun thuiswerkers centraal staan.

3 Tips om je medewerkers op afstand het gevoel te geven dat ze erbij horen

Als je nog nooit hebt nagedacht over wat jouw op afstand werkende medewerkers nodig hebben of ervan uitgaat dat hun behoeften hetzelfde zijn als die van je werknemers op kantoor, is het tijd voor verandering.

Hier zijn drie tips waarmee je alvast aan de slag kunt.

Tip 1: Zet je koffieautomaat online

Het weer, die spannende voetbalwedstrijd van gisteravond of de nieuwste ontwikkelingen in Heel Holland Bakt, dat zijn de dingen waar mensen op kantoor dagelijks over praten. Thuiswerkers doen hier meestal niet aan mee en voor hen hebben die koetjes en kalfjes een heel andere betekenis. Zonder de smalltalk bij de koffieautomaat blijft alleen het werk over als gespreksonderwerp, als ze al met hun collega’s praten.

Men is het er nog niet helemaal over eens of samenwerkingstools zoals

Als je zo’n tool dus nog niet hebt, moet je niet lang dralen en er een aanschaffen. Stel dan direct een paar dingen in om ervoor te zorgen dat je medewerkers er meteen mee aan de slag kunnen:

Voor je managers is dit meteen een perfect forum om aan het hele team of zelfs het hele bedrijf te laten zien wat die externe medewerkers achter de schermen allemaal doen, wat ook weer een prima manier is om ze het gevoel te geven erbij te horen.

Tip 2: Train managers om thuiswerkers op een eerlijke manier te beoordelen en te bevorderen.

Managers denken misschien wel dat ze al hun medewerkers hetzelfde behandelen, maar daar zullen die medewerkers het niet altijd mee eens zijn, met name degenen die remote werken en door hun manager veel minder gezien worden dan hun collega’s op kantoor. Medewerkers die vanuit huis werken maken zich bijvoorbeeld zorgen dat ze hierdoor carrièrekansen mislopen.

De HR-afdeling moet deze zorgen samen met het management in de kiem smoren om niet het risico te lopen dat hun beste thuiswerkers opstappen om ergens anders te gaan werken waar ze die kansen wel krijgen.

In het Gartner-rapport “Out of Sight, Out of Mind? Managing the Remote Worker” komen twee dingen aan bod waarop je managers moet trainen om ervoor te zorgen dat ze externe medewerkers eerlijk behandelen als het gaat om hun prestaties en hun loopbaan (het volledige onderzoek is beschikbaar voor Gartner-klanten):

1. Bied medewerkers uitdagende opdrachten en kansen om hun leidinggevende capaciteiten te laten zien. Managers zijn nogal eens geneigd om hun externe medewerkers vooral het eenvoudige, routinewerk te laten doen, dat ze niet zo vaak hoeven te controleren. Dat is echter geen goed idee. Ze moeten hun externe krachten juist uitdagend werk geven om ze op de proef te stellen en regelmatig contact opnemen om hulp aan te bieden als ze ergens moeite mee hebben. Als je thuiswerkers projecten laat leiden, zorgt dat ook meteen voor meer interactie tussen de teamleden thuis en op kantoor.
2. Meet prestaties aan de hand van het resultaat, niet op basis van de tijd die eraan is besteed of wat je observeert. Het is niet raadzaam om de prestaties van je medewerkers te beoordelen op basis van tijd of “moeite”. HR en management moeten samenwerken om betere variabelen te ontwikkelen om gemakkelijker appels met appels te kunnen vergelijken als het om de prestaties van externe medewerkers gaat. Denk hierbij bijvoorbeeld aan meetbare output (bijvoorbeeld regels code) of een peerreview om de kwaliteit te beoordelen.

Ook het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden is belangrijk. Net zoals alle medewerkers zijn ook thuiswerkers in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkeling, maar managers hebben daarbij een belangrijke rol om ze op weg te helpen.

Tip 3: Zorg voor variatie in het face-to-face contact

Als remote werkers hun collega’s alleen maar zien tijdens haperende videovergaderingen die een keer per maand worden gehouden, is het niet verwonderlijk dat ze het gevoel hebben dat hun team ze niet kent of begrijpt.

Steeds meer mensen werken thuis. Daarom moeten bedrijven deze puur zakelijke videovergaderingen gaan combineren met andere vormen van face-to-facetijd, zodat teams hun externe collega’s als mensen gaan zien in plaats van als gezichten op een scherm.

Plan het bezoek van thuiswerkers aan het moederschip bij voorkeur rond gebeurtenissen waarvoor face-to-face communicatie van belang is, zoals een grote reorganisatie of een wijziging in het management.

We zijn er nog lang niet

Zelfs voor de groten der aarde gaat het managen van hun personeel op afstand niet van een leien dakje. Bedrijven zoals Best Buy, Yahoo en IBM hebben hun programma’s voor thuiswerken alweer aan de wilgen gehangen omdat deze niet de gewenste samenwerking opleverden.

Voor de meeste bedrijven zijn dergelijke drastische maatregelen echter niet nodig. Als je maar over de juiste tools en tactieken beschikt, kan jouw bedrijf gerust met personeel op afstand werken en er ook nog eens voor zorgen dat die medewerkers zich gewaardeerd voelen.