De toenemende veranderlijkheid van de markten en de concurrentie stellen bedrijven overal ter wereld voor steeds grotere uitdagingen. Het is niet langer voldoende dat producten en middelen snel en flexibel zijn – het wordt ook steeds belangrijker het projectmanagement net zo agile te maken.
PRINCE2 projectmanagement (PRojects IN Controlled Environments), in het Nederlands “projecten in gecontroleerde omgevingen”, heeft dit probleem al vroeg onderkend. Het is een best practice-aanpak voor het ontwerpen en managen van projecten van wat voor type, duur, omvang en kenmerken dan ook. PRINCE2 definieert de afzonderlijke stappen die moeten worden gezet vanaf het begin tot het einde van het project. De methode is toonaangevend op het gebied van projectmanagement en wordt voornamelijk voor ICT-projecten gebruikt. In principe kan PRINCE2 echter overal worden toegepast, zowel in de particuliere als in de openbare sector.
De voordelen van PRINCE2 projectmanagement
De methode is in principe geschikt voor projecten van alle types, duur, omvang en kenmerken. Omdat de methode door zoveel verschillende mensen wordt begrepen, kunnen alle projectdeelnemers er in één gemeenschappelijke taal in werken. Daardoor werk je met PRINCE2 met een consistente aanpak, consistente documenten en een consistent vocabulaire. Aan de hand van beproefde principes, thema’s en processen reikt het je ook de best practices aan die autonoom werken stimuleert.
PRINCE2 kan steeds worden aangepast aan de behoeften van het project en de betrokken organisatie. Het biedt tegelijkertijd structuur en flexibiliteit. De controlemechanismen van PRINCE2 zorgen ervoor dat er minder fouten optreden en stellen je in staat om de risico’s en middelen te allen tijde efficiënt te beheren.
Toepassingsgebieden van de projectmanagementmethode
PRINCE2 biedt een breed scala aan toepassingen, aangezien het geschikt is voor projecten van elke omvang op elke geografische locatie. Het maakt niet uit hoe complex het project is. Het maakt zelfs niet uit of het project als afzonderlijk project of als onderdeel van een programma wordt beheerd. Hierdoor bespaar je veel geld, moeite en tijd.
PRINCE2 is agile, flexibel en aanpasbaar. In welke branche je ook werkt, welke methodes je ook gebruikt en hoe groot je bedrijf ook is, je kunt PRINCE2 precies zo inrichten dat de methode voor jou het beste werkt. De best practice-benadering biedt een echte meerwaarde wanneer je een toekomstgericht instrument nodig hebt om je projecten te beheren.
De processen van PRINCE2 projectmanagement
PRINCE2 heeft zeven principes, zeven thema’s en zeven processen gedefinieerd. Deze vormen de kern van de best practice-aanpak.
De zeven PRINCE2 projectmanagementprincipes
1. Voortdurende zakelijke motivering
Dit houdt in dat er een legitieme reden moet zijn om het project te starten. Deze reden moet gedurende de gehele looptijd van het project geldig blijven.
2. Leren van eerdere ervaringen
Het leren van eerdere ervaringen heeft betrekking op het verzamelen, vastleggen en toepassen van de lessen die tijdens de looptijd van het project worden geleerd.
3. Vastgelegde rollen en verantwoordelijkheden
Een PRINCE2-project heeft altijd vaste rollen en verantwoordelijkheden binnen een organisatiestructuur, waarin ook de zakelijke belangen zijn vertegenwoordigd.
4. Uitvoeren van het project via managementfases
Dit betekent dat de planning, het toezicht en de controle van het project in verschillende fases worden uitgevoerd.
5. Beheer op basis van het uitzonderingsbeginsel
Beheer op basis van uitzonderingen houdt in dat voor elk PRINCE2-project bepaalde marges worden gedefinieerd die de reikwijdte van het project bepalen.
6. Productoriëntatie
PRINCE2’s productoriëntatie richt zich altijd op de definitie en oplevering van producten. De nadruk ligt daarbij op de kwaliteitseisen.
7. Aanpassing aan de projectomgeving
Het aanpassen aan de projectomgeving wil zeggen dat PRINCE2 zo wordt ingericht dat het in alle opzichten voldoet aan de specifieke eisen van het betreffende project, bijvoorbeeld wat betreft de reikwijdte, de omgeving, de complexiteit en het belang ervan.
Maar dat is nog niet alles, naast de zeven principes kent PRINCE2 ook zeven thema’s en zeven processen. De zeven thema’s – Business Case, organisatie, kwaliteit, plannen, risico’s, wijzigingen en voortgang – zijn aspecten van projectmanagement die bij het beheer van ieder project voortdurend aan de orde moeten komen. De zeven processen – een project voorbereiden, een project beheren, een project initiëren, een fase beheersen, een productlevering beheren, een faseovergang beheren en een project afsluiten – beschrijven het stapsgewijze proces van voorbereiding tot projectafsluiting. Voor ieder proces zijn checklists met aanbevolen activiteiten, producten en bijbehorende verantwoordelijkheden opgesteld.
Certificering na PRINCE2
Wil je je laten certificeren nadat je hebt gewerkt met PRINCE2? Dan heb je meerdere opties: het Foundation-examen, het Practitioner-examen en het Advanced Practitioner-examen. Het Foundation-examen is bedoeld voor alle projectleden die werken aan projecten waarin PRINCE2 wordt gebruikt. In dit examen krijg je de basiskennis van de principes, onderwerpen en processen van PRINCE2. Het Practitioner-examen daarentegen is bedoeld voor deelprojectmanagers of projectmanagers die al zijn geslaagd voor het Foundation-examen. Tot slot is het Advanced Practitioner-examen geschikt voor diegenen die hun kennis en vaardigheden verder willen ontwikkelen na het Practitioner-examen.
Heeft de methode ook zwakke punten?
Er zijn niet veel nadelen te vinden over PRINCE2 als best practice-aanpak. Soms wordt echter gezegd dat PRINCE2 met wel erg veel documenten werkt, omdat in elke fase van het proces documenten en protocollen opgesteld en beheerd moeten worden.
