Business NOT as usual
Van de ene op de andere dag staan duizenden ondernemers voor een compleet onverwacht scenario. Een ongekende pandemie legt een groot deel van de economische activiteit in ons land en de rest van Europa plat. Kantoren sluiten en winkels zijn dicht omdat zij de veiligheid van personeel en klanten niet meer kunnen garanderen.
Om niet te bezwijken onder de crisis en de zaken zo goed en zo kwaad als mogelijk draaiende te houden, werkt iedereen nu massaal thuis. Een enorme uitdaging voor veel organisaties en eentje waarbij meer komt kijken dan een laptop en een internetverbinding. Zo is technologie om online samen te werken opeens noodzakelijk en de enige manier om contacten met collega’s klanten, leerlingen of relaties te onderhouden.
Naar aanleiding van deze uitzonderlijke omstandigheden heeft Capterra deze week een online onderzoek gedaan onder het midden- en kleinbedrijf naar het thuiswerken tijdens deze crisis.
Was het mkb voorbereid op werken vanuit huis? Welke tools gebruiken bedrijven het meest voor samenwerken op afstand? Hebben bedrijven hun verkoopstrategie aangepast? Wat zijn de belangrijkste uitdagingen van telewerken?
Capterra-onderzoek naar werken vanuit huis in coronatijd
De belangrijkste bevindingen uit het onderzoek:
- 68% van de bedrijven heeft aanpassingen gedaan om producten of diensten digitaal beschikbaar te stellen
- 54% van het mkb had de benodigde tools voor remote werken niet in huis
- 46% van de thuiswerkers werkt op privé-apparatuur
- Slechts 18% van de telewerkers heeft IT-beveiligingsvoorschriften ontvangen van hun werkgever
- 36% van de thuiswerkers voelt zich eenzaam
Coronacrisis stimuleert verdere digitalisering van het mkb
“Het woord crisis wordt in het Chinees met twee karakters geschreven. Het ene staat voor gevaar, het andere voor mogelijkheden.” JF Kennedy
Ondanks alle beperkende maatregelen en de daling van de economische activiteit biedt de coronacrisis misschien ook kansen. Het is een geschikt moment voor organisaties om zich verder digitaal te ontwikkelen en meer digitale inkomsten te genereren. Consumenten gaan nu bijvoorbeeld massaal online shoppen, er ontstaan nieuwe behoeften doordat er thuis gewerkt moet worden. Doordat de fysieke verkoop grotendeels stil ligt, hebben bedrijven nu opeens tijd voor projecten die anders misschien op de plank zouden blijven liggen. Springen bedrijven in op de mogelijkheden die de crisis biedt?
Uit onderzoek van Capterra blijkt dat Nederland niet bij de pakken neer blijft zitten. Een groot aantal mkb bedrijven heeft actie ondernomen en hun aanbod (geheel of gedeeltelijk) aangepast om producten of diensten online beschikbaar te stellen:
Van de 482 fulltime en parttime mkb bedrijven heeft 68% actie ondernomen om hun diensten of producten online aan te bieden. Vooral in het onderwijs (94%), de financiële dienstverlening (80%) en in de architectuur en bouwsector (77%) is het aanbod geheel of gedeeltelijk overgezet naar digitaal. Ook de IT-sector (54%) en de detailhandel (58%) hebben maatregelen getroffen om online zaken te blijven doen. Ondanks alle beperkende maatregelen zien we dus dat veel bedrijven de crisis aangrijpen om verder te digitaliseren, nieuwe digitale kanalen op te zetten en zo goed mogelijk hun business te continueren.
Massaal werken vanuit huis is de realiteit
Dat er gehoor wordt gegeven aan de oproep van de regering om thuis te werken blijkt wel uit de cijfers van ons onderzoek. Slecht 7% geeft aan dat hun werkgever hen niet heeft gevraagd te werken vanuit huis. De rest van het mkb werkt thuis, behalve degenen met beroepen die niet vanuit huis kunnen worden uitgevoerd. In normale omstandigheden werkt ongeveer 37% van de betaalde beroepsbevolking regelmatig of incidenteel thuis (CBS), dat aantal ligt nu op 54% en dan tellen we alleen het mkb mee, zonder zzp’ers of grote bedrijven. Het onderzoek gaat verder met degenen die nu thuiswerken.
Thuiswerken is geen strop
Voor 67% van de thuiswerkers is dit de eerste keer dat ze vanuit huis werken. Normaal werkt deze groep altijd op kantoor tegenover 33% die al gewend is om een paar dagen per maand of altijd te werken vanuit huis. Voor tweederde van de thuiswerkers is dit dus een compleet nieuwe ervaring. Vinden mensen het prettig om thuis te werken of willen ze liever gewoon weer naar hun kantoor?
Wordt thuiswerken de nieuwe standaard?
Lekker rustig thuis aan je eigen tafel met een kopje koffie en een muziekje, geen collega’s die je van je werk houden. Klinkt best ideaal dat thuiswerken. Dat willen we altijd wel! Maar is dat ook echt zo? Als de corona-crisis voorbij is, willen we dan altijd thuis blijven werken? Een kwart van de deelnemers ziet dat wel zitten, 38% houdt het liever bij een paar dagen, terwijl een meerderheid (39%) liever gewoon teruggaat naar kantoor.
Er wordt veel gesproken over de veranderingen die deze crisis teweeg zou kunnen brengen. Over de psychologische effecten en over een toekomstbestendige maatschappij. Het is allemaal nog onvoorspelbaar, maar de kans dat er veranderingen optreden in de manier van werken lijkt heel reëel. Als zoveel mensen aangeven thuiswerken prettig te vinden en werkgevers zien dat de productiviteit niet achteruit gaat, dan lijkt het een logische stap om thuiswerken op grotere schaal in te voeren.
De voordelen en nadelen van thuiswerken
Thuiswerken heeft voordelen – geen tijd verliezen aan forensen (58%), zelf je werkuren bepalen (34%) en vrijetijdskleding dragen (26%) vinden de respondenten fijn. Ook het gedaan krijgen van privézaken (20%) of tegelijkertijd voor de kinderen kunnen zorgen (18%) worden als zeer belangrijke voordelen gezien.
Thuiswerken kent echter ook uitdagingen. Zo geeft 36% van de thuiswerkers aan dat ze het missen mensen om zich heen te hebben en dat ze zich eenzaam voelen. Ook al staat daar weer tegenover dat er thuis minder afleiding is door collega’s (32% vindt dit een voordeel). Geen gezellig praatje in de koffiepauze, geen collega’s om even snel persoonlijk iets aan te vragen, daarvoor moeten er nu digitale chat-tools ingezet worden zoals Slack, Hangouts, Teams, enzovoort. Voor sommige mensen is dat toch een grotere barrière dan persoonlijk aanspreken, zeker als ze niet eerder van instant messaging of chattools gebruik hebben gemaakt.
Chattools bieden uiteraard een goede oplossing voor snel direct overleg en communicatie met collega’s of managers, maar blijken ook de oorzaak van een ander veel genoemd probleem van thuiswerkers: de overdosis aan chatberichten. Bijna een derde van de respondenten geeft aan dat de overvloed aan digitale berichten een van de grote nadelen van thuiswerken is. De constante stroom aan berichten leidt af van het ‘echte’ werk, veroorzaakt concentratieverlies en vertraagt het werk (27% heeft hier last van). 37% van de bedrijven heeft hun werknemers wel richtlijnen gestuurd over communicatie en 28% over samenwerkingstools. Staan in deze richtlijnen ook instructies over hoe, hoe vaak en wanneer je deze chattools gebruikt? Zijn er conventies over wat via de chat en wat via de mail wordt besproken en wat prioriteit heeft? Wellicht kunnen dergelijke afspraken de samenwerking verbeteren en de ergernis van te veel digital messaging verminderen.
Ondanks de uitdagingen vinden veel thuiswerkers dat ze thuis productiever zijn dan op kantoor (26%) en dat ze zich thuis beter kunnen concentreren (29%). De communicatie is het lastigste voor thuiswerkers, zowel communicatie met collega’s (41%) met klanten (24%) als met hun directe lijnmanagers (17%). Er moeten nieuwe manieren van communiceren opgezet worden om het bedrijf op afstand te kunnen runnen. En daar is technologie voor nodig. En veel bedrijven hadden die technologie, voor de coronacrisis, nog niet in huis.
54% van het mkb had de benodigde tools voor thuiswerken niet in huis
In de eerste thuiswerk-weken beschikte 54% van de mkb’s niet over de benodigde programma’s en tools om (massaal) te kunnen telewerken. Naast de aanschaf van laptops en andere benodigde materiële kantoorspullen, heeft 37% van de bedrijven binnen no time nieuwe software of computerprogramma’s aangeschaft of geïnstalleerd voor samenwerken op afstand. 17% is nog van plan nieuwe tools aan te schaffen.
Als we deze cijfers per bedrijfstak uitsplitsen dan valt bijvoorbeeld op dat meer dan een derde van de IT-sector niet over de benodigde tools beschikte om iedereen thuis aan het werk te zetten, terwijl je toch zou verwachten dat technologische bedrijven digitaal voorop lopen. Ook opvallend is dat er in de financiële dienstverlening veel nieuwe software is aangeschaft. Met 41% “ja” en 28% “van plan” ligt het percentage boven het gemiddelde van 37% en 17%. De gezondheidszorg scoort ook hoog op de aanschaf van nieuwe tools. Deze sector moest veel aanpassen, bijvoorbeeld doktersbezoeken op afstand inrichten en e-health apps in te zetten.
Meest gebruikte thuiswerktools
Uit de antwoorden blijkt dat er vooral veel tools voor online communicatie en vergaderen zijn aangeschaft.
- Samenwerkings- en videoconferentiesoftware waaronder Slack, Google Hangouts, Zoom
- Chat- en bestandsdelingssoftware waaronder MS Teams, Discord
- IT-securitytools waaronder VPN software, antiviruspakketten en firewalls
Tools voor online messaging zoals Slack en video-vergaderprogramma’s zoals Microsoft Teams en Google Hangouts (overigens nu tijdelijke gratis voor G-suite gebruikers) worden vaak genoemd. Ook Zoom is razendpopulair met ruim 17 miljoen downloads tussen februari en maart. Ook al kwam Zoom de afgelopen dagen in het nieuws vanwege het gemak waarmee opgenomen videogesprekken op het internet te vinden zijn, waardoor alternatieven zoals Cisco Webex in populariteit stegen. Het is dus zeker geen halve maatregel om de privacyverklaring van je softwareleverancier eerst goed door te nemen en je te verzekeren dat de software aan de AVG voldoet en veilig omgaat met je gegevens. Een data-lek kan namelijk behoorlijke boetes opleveren.
Coronacrisis stimuleert verdere verplaatsing naar de cloud
Cloudsoftware is nu populair. 53% van de ondervraagde mkb’ers werkt momenteel uitsluitend met zakelijke applicaties in de cloud, 20% met een mix van cloudoplossingen en on-premise (lokale bedrijfservers) en 12% uitsluitend in een on-premise omgeving. De overige 15% weet het niet.
Organisaties die hun bedrijfsgegevens of bepaalde applicaties nu nog op lokale servers hebben staan, staan nu voor een grotere uitdaging dan bedrijven die al volledig zijn overgestapt op cloudoplossingen. Bedrijfsgegevens die zich in de cloud bevinden zijn namelijk overal en altijd toegankelijk. Thuiswerkend personeel hoeft slechts in te loggen en alle bedrijfsgegevens staan tot zijn beschikking in een veilige cloudomgeving.
Bij on-premise software daarentegen heb je buiten het eigen kantoor meestal beperkte of soms zelfs helemaal geen toegang tot bedrijfsapplicaties. Met een veilige RAS (Remote Access Service) of een VPN (Virtual Private Netwerk) kan er wel verbinding worden gemaakt met de on-premise omgeving. Een VPN maakt namelijk een versleutelde, beveiligde verbinding met het bedrijfsnetwerk. Bedrijven die geen VPN hadden of die niet genoeg VPN-licenties voor zo veel gebruikers hadden konden hun thuiswerkers dus geen toegang verlenen tot het bedrijfsnetwerk. Hierdoor liepen deze bedrijven wellicht vertraging op in de overstap naar thuiswerken.
Economie draait op privé-apparatuur
67% van de thuiswerkers werkte voor deze crisis nooit vanuit huis. Waarschijnlijk heeft deze groep ook geen computer van de zaak. Werkgevers hebben dus of laptops moeten aanschaffen of het personeel werkt nu op hun eigen apparatuur. Ons onderzoek wijst uit dat bijna de helft van de mensen op hun privé-laptops, desktops, telefoons of tablets aan het werk is:
Verontrustend gebrek aan IT-security voorschriften
Gezien het hoge aantal telewerkers dat op hun eigen computers en laptops werkt, is het de vraag hoe het staat met de veiligheid van al deze apparaten. Zijn al deze particulieren computers en laptops voorzien van de juiste veiligheidsvereisten? Hebben thuiswerkers duidelijke IT-security voorschriften gekregen om de informatiebeveiliging van zakelijke bestanden te garanderen?
Het antwoord is nee. Minder dan een kwart van de werknemers (18%) heeft speciale IT-security voorschriften ontvangen. Werkgevers hebben meer aandacht besteed aan het geven van richtlijnen over het evenwicht tussen werk- en privéleven (26%) dan aan IT-beveiliging. Dat is verontrustend.
Naar aanleiding van deze resultaten heeft Capterra een vervolgonderzoek uitgevoerd waarvan de resultaten volgende week op ons blog verschijnen. Daarin gaan we dieper in op IT-beveiliging en wachtwoordbeheer. Wordt vervolgd!
Methodologie:
Capterra voerde deze online-enquête uit tussen eind maart en begin april 2020 onder 482 full-time of part-time werkzame Nederlanders, mannen en vrouwen uit verschillende branches van het mkb (tot 250 medewerkers) die vanwege de crisis thuiswerken. Zzp’ers werden uitgesloten. De resultaten zijn representatief voor het onderzoek, maar niet noodzakelijkerwijs voor de Nederlandse bevolking als geheel.