De burn-outepidemie deel 2: hoe kan je een burn-out voorkomen bij medewerkers van jouw bedrijf?

Gepubliceerd op 14-10-2019 door Halden Ingwersen en Quirine Storm van Leeuwen

En dan zijn ze weg. Hun bureau is helemaal leeg en zelfs dat leuke vetplantje op de vensterbank is verdwenen. Ze hebben een leegte achtergelaten op kantoor, een hiaat in je workflow en een gat in je budget. En jij hebt nog steeds geen opvolger gevonden. Wat had je kunnen doen om die burn-out te voorkomen?

Wanneer fantastische medewerkers vertrekken, gaan HR-managers meestal haastig op zoek naar iemand anders, zich ondertussen afvragend hoe ze dit hadden kunnen voorkomen. Als je de signalen van een burn-out bij je medewerkers had opgemerkt, had je ze misschien kunnen tegenhouden.

burn-out voorkomen

 

Hoe kan je een burn-out voorkomen?

Het is niet altijd eenvoudig om een burn-out bij medewerkers tijdig te herkennen. Als je echter weet waar je op moet letten, kun je enkele belangrijke stappen zetten om erger te voorkomen.

Bij preventie van personeelsverloop als gevolg van burn-out gaat het vooral om medewerkersbetrokkenheid. Je moet ervoor zorgen dat je medewerkers zich gesteund voelen, ongeacht welk aspect van hun werk de burn-out veroorzaakt.

Oorzaken van een burn-out

Mensen krijgen een burn-out wanneer hun werkomgeving te veel stress oplevert of ze de verbondenheid met hun werk kwijtraken. Na verloop van tijd gaan hun prestaties hieronder lijden en bereiken ze een punt waarop ze niet meer verder willen of kunnen en opstappen.

Nu heeft iedereen wel eens te maken met stress op het werk, maar die moet dan wel van voorbijgaande aard zijn. Een burn-out is anders. De stress gaat continu door, in een patroon dat veel verschillende vormen kan aannemen. Mensen kunnen een burn-out krijgen doordat hun werk te zwaar is en teveel van ze eist (zo geeft 50% van de werknemers in het onderwijs bijvoorbeeld aan dat de werkdruk te hoog is). Een burn-out kan echter ook worden veroorzaakt door andere mensen en dan vooral directe collega’s of managers.

In “De burn-outepidemie deel 1: waarom goede medewerkers vertrekken” hebben we gezien wat de waarschuwingssignalen voor een burn-out zijn. Nu gaan we het hebben over de oplossingen om op tijd een burn-out te voorkomen. Dat zijn er drie:

Drie manieren om een burn-out te voorkomen bij medewerkers

Het belangrijkste is dat je al een plan hebt voordat er problemen ontstaan.

Als je er dan achter komt dat een medewerker de stress niet meer aankan, kun je tijdig ingrijpen en voorkomen dat diegene plotseling zijn heil elders zoekt. Je weet dan dat je een methode paraat hebt die je kunt uitvoeren als dat nodig is.

Dat plan moet altijd beginnen met een vorm van preventie. Mits goed uitgevoerd, zorgt die ervoor dat je er überhaupt niet meer bang voor hoeft te zijn dat je een medewerker gaat verliezen door een burn-out. Hoe die preventie eruitziet? Communicatie.

1. Communiceer

Als je middenin een burn-out zit, is dat zo overweldigend dat je je niet kunt voorstellen dat de mensen om je heen het niet zien. Een burn-out zorgt voor een constant gevoel van stress. Hierdoor kun je collega’s gaan afsnauwen, gedemotiveerd raken en uitstelgedrag gaan vertonen.

Je kunt het gevoel een beetje vergelijken met de stress die veel scholieren ervaren in de examentijd. Misschien heb je daar zelf ook wel last van gehad.

Deze gevoelens zijn allesoverheersend als je ze zelf hebt, maar voor anderen is het veel moeilijker om ze te herkennen. Zelfs voor een ervaren HR-deskundige is het lastig om vanaf een afstand het verschil te zien tussen een slechte dag en een burn-out.

Toch is de conclusie vrij eenvoudig: Vraag het gewoon. Praat met je medewerker, persoonlijk of via e-mail, als je je zorgen maakt dat hij of zij opgebrand raakt of niet meer zo tevreden is als eerst.

Misschien is het helemaal geen burn-out. Er kunnen problemen zijn thuis of iemand heeft het gewoon tijdelijk even te druk. Het gaat erom dat medewerkers weten dat ze gezien worden en dat iemand anders zich zorgen om ze maakt. Dat alleen al is vaak voldoende voor mensen om zich beter te voelen.

 Wat te doen: 

Communiceren kan lastig zijn, zeker als je persoonlijke vragen gaat stellen. Hier volgt een voorbeeldje van een e-mail die je kunt gebruiken als je niet weet hoe je moet beginnen. Gebruik dit bijvoorbeeld als introductie voor een persoonlijke e-mail of om een persoonlijk gesprek te beginnen.

Hallo [NAAM],

Het is me opgevallen dat je de laatste tijd [een beetje afwezig bent tijdens vergaderingen / nauwelijks meer naar sociale bijeenkomsten van het werk komt / niet meer zo enthousiast bent als vroeger]. Ik maak me een beetje zorgen en daarom wil ik je graag vragen hoe het met je gaat. Zit je misschien ergens mee waarbij ik je kan helpen?

Met vriendelijke groet,
[JOUW NAAM]

Let er wel op dat je medewerker zich hierdoor niet aangevallen of beledigd gaat voelen. “Je ziet er zo moe uit!” is niet de beste zin om mee te beginnen en “Denk je dat je een burn-out hebt?” is ook een beetje cru.

Zet je medewerkers niet voor het blok. Begin het gesprek op een natuurlijke manier en leg daarbij de nadruk op de reden waarom je erover begint: jij maakt je zorgen over je medewerkers, je ziet dat het niet zo goed gaat met hun werk en je wilt ze helpen.

2. Zorg dat je weet hoe tevreden je medewerkers zijn

Zou het niet fijn zijn als je zou kunnen bijhouden hoe het met de tevredenheid van je medewerkers gesteld is, weet welke trends er zijn en ziet wanneer er plotselinge pieken of dalen in die tevredenheid optreden?

Dan weet je wanneer je mensen moet benaderen om de helpende hand te bieden en je herkent problemen die uit de hand dreigen te lopen, zodat je kunt ingrijpen voordat medewerkers vertrekken.

Er bestaat software om de betrokkenheid van medewerkers te meten: software voor medewerkersbetrokkenheid. Hiermee kun je bijhouden hoe je medewerkers zich voelen, hoe tevreden ze zijn over hun werk en wat jij kunt doen om ze te helpen.

 Wat te doen: 

Bij medewerkerstevredenheidssoftware zijn het vooral de rapportagefuncties die goed van pas komen bij burn-outpreventie. Deze software heeft vaak een visuele functie waarmee HR-managers in één oogopslag zien hoe het met werknemers gaat.

De meeste oplossingen geven ook harde cijfers die je kunt analyseren om je eigen conclusies te trekken. Op basis van de informatie die je op die manier verzamelt, krijg je een beter idee van hoe mensen presteren en hoe jij ze het beste kunt ondersteunen.

Een beperkt budget hoeft geen belemmering te zijn om goede employee engagement software aan te schaffen, want er bestaan ook meerdere gratis opties.

software voor medewerkersbetrokkenheid
Visuele rapportage in Motivosity, populaire software voor medewerkersbetrokkenheid (Bron)

3. Zorg dat je weet wat medewerkers echt willen

Als je jouw personeel actief en betrokken wilt houden, is het belangrijk om mensen te belonen en voordelen te bieden, zodat iedereen tevreden is en zich gewaardeerd voelt.

Hoe kom je erachter welke voordelen en beloningen jouw medewerkers motiveren? Je kunt er meer over lezen en je kunt het ze gewoon vragen.

Stuur een e-mail, begin een gesprek of houd een enquête. Waarschijnlijk zijn niet alle antwoorden even bruikbaar (bij ons op kantoor zouden we bijvoorbeeld graag van die speciale stoelen willen om tijdens het werk een powernap te kunnen doen), maar de kans is groot dat er juweeltjes tussen zitten die je zelf niet had kunnen bedenken.

Wees wel voorbereid op antwoorden waar je niet blij van wordt of die jou niet goed uitkomen. Als een klacht zo ernstig is dat een werknemer overweegt om ervoor op te stappen, is het de moeite waard om daar iets mee te doen.

 Wat te doen: 

De kans is groot dat je vragen leiden tot een langer gesprek over beloningen en voordelen. Als je de betrokkenheid echt wilt vergroten (en geen geld wilt verspillen), moet je waarschijnlijk een paar bijeenkomsten houden om in detail uit te zoeken waarom medewerkers deze dingen willen. Je moet ervoor zorgen dat het veranderen van je voorwaardenpakket zoveel mogelijk oplevert.

Een goede manier om feedback te krijgen en erachter te komen wat er bij jouw medewerkers speelt, is het houden van een enquête. Je hoeft dan niet zelf bij alle medewerkers langs te gaan om hun persoonlijke verhalen te verzamelen. Zo bespaar je tijd en bovendien zijn de resultaten van een enquête gemakkelijker te verwerken. Deze lijst met populaire enquêtesoftware kan je helpen de beste manier te vinden om de meningen in jouw team te peilen.

Hoe verlaag jij de burn-outcijfers?

Heb jij een methode om burn-out tegen te gaan die werkt? Een geheim wapen? Schroom niet en vertel erover in de opmerkingen hieronder of in een tweet aan Capterra_NL.

En bekijk deze lijst met software voor medewerkersbetrokkenheid als je een goede technische oplossing zoekt voor je burn-outproblemen. Je medewerkers zijn het waard!

Op zoek naar software voor talentmanagement? Bekijk de lijst van Capterra met de beste Talent Management-softwareoplossingen.

 

Volg ons