Wat is onboarding software?

Onboarding software helpt recruiters en teammanagers bij het optimaliseren van het onboardingproces voor nieuwe werknemers en begeleidt ze in het wervings- en trainingsproces. Deze oplossingen helpen met het organiseren en beheren van zaken zoals documentatievereisten, kennismaking met belangrijke contacten/collega's en algemeen kantoorbeleid.

De voordelen van onboarding software

• Vergroot de betrokkenheid van de werknemers: het onboarding proces geeft nieuwe werknemers een eerste indruk van je organisatie en kan een blijvende impact hebben op hun betrokkenheid bij jouw bedrijf. Door het hele proces te stroomlijnen en te beheren, geeft onboarding software werknemers flexibiliteit bij het doorlopen van het wervings- en trainingsproces, waardoor ze verplichte formulieren en trainingen in hun eigen tempo kunnen invullen en doorlopen.
• Digitalisering stroomlijnt en vergemakkelijkt de naleving: onboarding oplossingen stellen human resource professionals in staat om digitale documentatie voor nieuwe werknemers te beheren, inclusief het controleren van werknemersinformatie. Dankzij de digitale ondertekeningsfuncties kunnen werknemers snel de nodige documenten ondertekenen en autoriseren, waardoor de fysieke opslagvereisten en de eisen voor het onderhoud van bestanden worden beperkt en de naleving van de voorschriften wordt verbeterd.

Algemene functies van onboarding software

• Cursusbeheer: het creëren van trainingen voor werknemers en het toewijzen ervan aan werknemers.
• E-Verify/I-9 formulier: het toestaan van nieuwe werknemers om documenten en hun identiteit te controleren.
• Elektronische formulieren: het genereren van digitale formulieren die gemakkelijk te delen zijn en toegankelijk zijn voor alle benodigde partijen.
• Elektronische handtekening: het toelaten van digitaal ondertekenen van documenten door gebruikers binnen het systeem.
• Werknemershandboek: het ontwikkelen, opslaan en beheren van een werknemershandboek dat kan worden gedeeld tijdens het onboarding proces.
• Werknemersportaal: het instellen van een onlineportaal dat zelfbedieningsfunctionaliteiten aan werknemers biedt.
• Bestandsbeheer: het bieden van een gecategoriseerd archief van alle relevante zakelijke documenten.
• Funciebeschrijvingopslag: het creëren, delen en beheren van functiebeschrijvingen.
• Oriëntatiebeheer: het helpen van HR-professionals bij het opstellen en beheren van oriëntatieprogramma's voor nieuwe werknemers.
• Taakbeheer: het in staat stellen van gebruikers om een lopende lijst van taken te maken en te beheren en de status van elke taak te controleren.
• Mentortoewijzing: het toewijzen van teamleden aan de mentor en het ondersteunen van nieuwe werknemers tijdens het hele onboarding proces.

Overwegingen bij de aankoop van onboarding software

• Mobiele toegang: HR-professionals, recruiters, werknemers en managers gebruiken onboarding software om het hele onboarding proces te overzien en af te ronden, van het invullen van de benodigde formulieren, het downloaden en uploaden van documenten tot het volgen van de voortgang. Naarmate het personeel steeds mobieler wordt, is het essentieel dat de leveranciers van onboarding software veranderen om aan de eisen van de markt te voldoen. Softwarekopers moeten de mobiele toegangsbehoeften van hun werknemers beoordelen en ervoor zorgen dat hun shortlist van onboarding software opties aan alle eisen voldoet.
• Integratie met bestaande software: onboarding software oplossingen werken samen met andere tools, waaronder HR, werving, salarisadministratie, voordelen en administratie, en rapportage software oplossingen. Het is moeilijk (zo niet onmogelijk) om onboarding processen te stroomlijnen als je onboarding software niet kan worden geïntegreerd met je bestaande systemen. Voordat je een aankoopbeslissing neemt, is het slim om de integratiemogelijkheden van je gewenste software te onderzoeken om er zeker van te zijn dat je niet met een gesilodeerd systeem komt te zitten.

Belangrijke trends op het gebied van onboarding software

• Sprekende gebruikersinterfaces: de recente vooruitgang op het gebied van conversatietechnologie voor gebruikersinterfaces heeft de mainstream adoptie van kleine bedrijven versneld. Volgens een Capterra-onderzoek zal bijna 70% van de kleine bedrijven de komende jaren gebruikmaken van chatbot-technologieën. Door kunstmatige intelligentie aangedreven chatbots transformeren onboarding functies, zoals zelfbediening door de werknemer, het beantwoorden van vragen, het volgen van de voortgang en het invoeren van gegevens.
• Gamification: gamified onboarding transformeert het proces van een monotone, verplichte taak in een boeiende ervaring, waardoor HR-professionals en corporate trainers quizzen kunnen maken, badges kunnen toewijzen, leaderboards kunnen tonen en opdrachten kunnen opzetten om werknemers te helpen leren en overkoepelende organisatiedoelen en -visies te volgen. Gamification helpt werknemers sneller te leren en aan boord te komen; verwacht dat de voortdurende trend van trainingsgamification zich de komende jaren zal blijven uitbreiden.