Met behulp van self-billing, waarbij je je eigen bedrijf een factuur stuurt namens de leverancier van een dienst of een product, kun je veel tijd en energie besparen. Maar wat is self-billing precies en hoe werkt het?

Wat is self-billing en hoe werkt het?

Het komt in de praktijk vaak voor dat je als bedrijf onjuiste facturen ontvangt. Daar gaat vaak veel onnodig werk en extra tijd in zitten. Je moet tijd inruimen om alle facturen te controleren en vervolgens de leverancier op de hoogte stellen dat een factuur niet klopt. Ook voor de leverancier is dat onhandig, want na iedere onjuiste factuur moet een nieuwe worden verstuurd waardoor de betaling vertraging oploopt.

Met behulp van self-billing, waarbij niet de leverancier maar de afnemer de factuur opstelt, kan veel tijd worden bespaard. Maar hoe gaat self-billing precies in zijn werk, wat zijn de voor- en eventuele nadelen en aan welke voorwaarden moet je als leverancier en afnemer voldoen? Hieronder bespreken we alles wat je als mkb-ondernemer moet weten of zelf-facturering. 

Wat is self-billing? Een definitie

Bij self-billing stel je als afnemer van bepaalde diensten of goederen zelf de factuur op en voldoet die vervolgens aan de leverancier. Normaal gezien zou de leverancier je een factuur toesturen, die je als afnemer vervolgens controleert en betaalt. Omdat bij self-billing het proces wordt omgekeerd, wordt het ook wel reversed billing genoemd. Self-billing is vooral handig als je regelmatig met dezelfde leverancier werkt. 

Hoe werkt self-billing?

Als afnemer van diensten of goederen sluit je een overeenkomst met je leverancier dat je zelf de facturen opmaakt en die uitbetaalt. Het is vervolgens aan de leverancier om te controleren of de factuur correct is en het te melden als hij of zij niet akkoord gaat met de opgemaakte factuur. Afhankelijk van of je als afnemer met de leverancier tot een akkoord kunt komen, kan er vervolgens een nieuwe factuur worden opgemaakt. De oorspronkelijke factuur wordt dan ongeldig verklaard.

Voorwaarden factuur bij self billing

Volgens de Belastingdienst gelden voor self-billing de volgende regels:

  1. De leverancier en de afnemer zijn onderling overeengekomen dat de afnemer de factuur opmaakt
  2. Op de factuur staat: “factuur uitgereikt door afnemer”
  3. De factuur voldoet aan alle wettelijke regels, zoals het toevoegen van opeenvolgende nummers
  4. De leverancier voegt de factuur toe 
  5. De leverancier blijft verantwoordelijk voor de afdracht van de btw, ook als die te hoog blijkt te zijn.
  6. De leverancier moet het tijdig aan de afnemer laten weten als hij of zij niet akkoord gaat met de factuur. Als de afnemer en leverancier het eens worden kan er een verbeterde factuur worden opgemaakt.

De voordelen van self-billing

Er zitten een aantal grote voordelen aan self-billing. Dit zijn de belangrijkste:

1. Zowel de leverancier als de afnemer besparen tijd

Zeker als er regelmatig dezelfde diensten of goederen worden geleverd, kan er enorm veel tijd worden bespaard als de afnemer zelf de factuur opmaakt en uitbetaalt. Daardoor heeft de leverancier minder administratieve lasten en is de afnemer geen tijd kwijt aan de controle van facturen.

2. Er wordt op tijd betaald

Bij self-billing kan er sneller worden betaald omdat de kans op onjuist facturen kleiner is, waardoor er geen tijd verloren gaat met het opstellen van nieuwe facturen.

3. Het beheer van de administratie wordt makkelijker

Zeker voor de leverancier wordt de administratie een stuk makkelijker als afnemers zelf hun facturen opmaken. Zij kunnen zelf alle noodzakelijke informatie invullen en de leverancier hoeft de factuur alleen maar op te slaan.

4. Er ligt meer verantwoordelijkheid bij de afnemer

De afnemer heeft bij self-billing meer vrijheid om het factureringsproces in te richten zoals het hem of haar het beste uitkomt. Als afnemer hoef je niet meer te wachten tot je een factuur ontvangt, waardoor je het proces beter kunt stroomlijnen. Aan de andere kant hoef je je als leverancier minder zorgen te maken over het versturen en de afhandeling van facturen.

De nadelen van self-billing

Het feit dat de verantwoordelijkheid voor de facturatie die bij de afnemer ligt, kan uiteraard ook tot problemen leiden. Zo kan er een verkeerd BTW-tarief in rekening worden gebracht of een onjuist bedrag gefactureerd. Het is daarom belangrijk dat je als leverancier de facturen goed controleert en tijdig aan de bel trekt als er iets niet blijkt te  kloppen. Daarmee voorkom je mogelijke problemen tussen de twee partijen.

Meer weten? Bekijk dan ons online overzicht met factuursoftware.