5 softwaresystemen om werken op afstand nog effectiever te maken

Gepubliceerd op 13-7-2021 door Bandita Awasthi en Quirine Storm van Leeuwen

Werken op afstand hoeft niet lastig te zijn. Hier zijn vijf tools voor thuiswerken die je helpen je medewerkers te managen en jouw leven gemakkelijker maken.

werken op afstand beter met de juiste software

Werken op afstand is prettig voor je personeel, een derde van de medewerkers wereldwijd wil na de crisis fulltime vanuit huis blijven werken. Thuiswerken brengt echter ook een aantal unieke uitdagingen met zich mee, zoals:

  • Hoe regel je de beveiliging van data voor apparaten buiten je kantoornetwerk?
  • Hoe werk je samen met een team in verschillende tijdzones?
  • Hoe geef je werknemers de verantwoording voor deadlines en de kwaliteit van hun werk?

Dit zijn complexe uitdagingen, die je gelukkig eenvoudig kunt oplossen met software. Voor al deze zaken zijn er specifieke tools voor thuiswerken. Deze tools bespreken we in dit artikel en daarbij geven we aan hoe jouw bedrijf ze kan gebruiken om mensen effectief op afstand te laten werken.

tools voor thuiswerken

Software voor endpointbeveiliging: bescherm je bedrijf

Endpoints zijn alle apparaten die verbinding maken met een bedrijfsnetwerk, zoals laptops, smartphones en servers. Deze endpoints zijn het meest kwetsbaar voor malwareaanvallen en virussen. Met software voor endpoint security houd je ze veilig.

Wat is endpointbeveiligingssoftware?

Software voor endpointbeveiliging is software waarmee je apparaten beveiligt die vanaf afstand verbinding maken met een bedrijfsnetwerk. Deze software beschikt over centrale dashboards waarmee systeembeheerders en IT-beveiligingsteams de status en bedreigingen van de beveiliging voortdurend, in real time, in de gaten kunnen houden. Als er een bedreiging wordt geïdentificeerd, kan die meteen worden aangepakt.

Deze software biedt meestal functies voor het patchen en installeren van software-updates, apparaatmachtigingen en -beheer, en internetbeveiliging.

endpointprotection systeem
Status van het dashboard voor endpointbeveiliging in SecureAnywhere Endpoint Protection van Webroot  (bron)

Voordat je een product kiest

Niet elk systeem voor endpointbeveiliging heeft een oplossing voor alle beveiligingsaspecten van externe apparaten. Bepaalde tools bieden bijvoorbeeld alleen bescherming tegen virussen en malware. Controleer dus eerst of de tool aan jouw specifieke beveiligingsbehoeften voldoet voordat je een oplossing koopt.

Software voor videovergaderingen: houd virtuele vergaderingen

Veel zakelijke vergaderingen zijn tegenwoordig online. Deze virtuele meetings zijn geen vervanging voor persoonlijke bijeenkomsten, maar ze stellen een bedrijf wel in staat om zaken te doen buiten de eigen regio.

Wat is videovergaderingssoftware?

Met software voor videovergaderingen, ook wel videoconferentie software genoemd, kunnen gebruikers virtueel vergaderen en samenwerken via een videoverbinding. Je kunt de tool ook gebruiken om bestanden te delen, die anderen dan van opmerkingen kunnen voorzien.

Deze software biedt mogelijkheden voor chatten binnen de app, virtuele whiteboards, delen van het scherm, beheer van deelnemers en het opnemen van de vergadering.

videovergaderen voor werken op afstand
creenshot van videoconferentie in Cisco Webex Meetings (bron)

Voordat je een product kiest

Het aantal deelnemers per sessie en bepaalde functies, zoals inbellen en tekstberichten, variëren per tool en per abonnement. Controleer dus voor alle abonnementen van een tool hoeveel deelnemers worden ondersteund en kies dan de optie die alle functionaliteit biedt die jij nodig hebt, binnen jouw budget.

Software voor samenwerking: help teams samen te werken aan projecten

Eén van de dingen waarover werkgevers zich zorgen maken als het gaat om thuiswerken, is dat er minder wordt samengewerkt binnen en tussen teams. Samenwerkingssoftware kan de samenwerking op afstand aan projecten en de communicatie binnen het team echter aanzienlijk vereenvoudigen.

Wat is samenwerkingssoftware?

Met samenwerkingssoftware kunnen teamleden met elkaar communiceren, over het werk of gewoon om even bij te kletsen. Collega’s kunnen communiceren via tekstberichten of audio- en videochats, ze kunnen statusupdates en documenten delen en reageren op vragen.

Veel samenwerkingstools bieden functies voor commentaar en het taggen van mensen, het delen van bestanden en forums voor groepsgesprekken.

collaboration software Plek

Bord van de marketing afdeling in het Nederlandse samenwerkingssysteem Plek (bron)

Voordat je een product kiest

Vraag bij de leverancier na hoe het zit met de teamgrootte die de tool ondersteunt en controleer goed of dit aansluit bij de grootte van jouw team. Sommige mogelijkheden, zoals samenwerking met externe belanghebbenden, zullen niet in elke versie of elk abonnement van een bepaalde tool inbegrepen zijn. Controleer de functies goed voordat je tot aankoop overgaat.

In onze kopersgids vind je meer informatie over algemene functies en het kopen van samenwerkingssoftware.

Software voor taakbeheer: help thuiswerkers taakgericht te blijven

Het kan lastig zijn om projecttaken vanaf afstand te beheren. Bovendien is het veel werk om voor iedereen taakvereisten te specificeren en om statusupdates te vragen. Software voor taakbeheer biedt een platform van waaruit dit allemaal eenvoudig kan worden geregeld.

Wat is taakmangagementsoftware?

Taakmanagementsoftware helpt je om een project op te delen in bijbehorende en opeenvolgende taken. Elke taak kan afzonderlijk worden gepland, gedistribueerd, geprioriteerd, ingeroosterd en gemonitord.

Als een taak langer duurt dan gepland, ontvangen managers automatisch een melding, zodat ze contact kunnen opnemen met de medewerker om te kijken wat er aan de hand is.

taakmanagement software voor werken op afstand

Een Kanban-bord in ClickUp (bron)

Voordat je een product kiest

Tools voor taakmanagement bieden verschillende mogelijkheden om taken te visualiseren, zoals Kanban-borden of Gantt-diagrammen. Op een Kanban-bord kunnen uiteenlopende taakdetails worden afgebeeld, terwijl Gantt-diagrammen de afhankelijkheden tussen taken visualiseren. Ga na of een tool de visualisatie biedt waaraan jouw team de voorkeur geeft voordat je een product aanschaft.

Bekijk deze kopersgids om meer te weten te komen over aanvullende aspecten van software voor taakbeheer.

Software voor tijdregistratie: houd gewerkte uren nauwkeurig bij

De gewerkte tijd van thuiswerkers bijhouden hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met software voor tijdregistratie kunnen bedrijven de gewerkte uren van hun medewerkers vanaf afstand bijhouden en vastleggen.

Wat is tijdregistratiesoftware?

Met software voor tijdregistratie kunnen medewerkers in- en uitklokken met hun smartphone of computer. Sommige programma’s gebruiken hierbij GPS-gegevens om bij te houden waar wordt ingeklokt. Dit waarborgt de nauwkeurigheid van de tijd- en locatielogboeken. Deze mogelijkheid is met name nuttig voor bedrijven met een buitendienst die hun mobiele medewerkers moeten kunnen volgen.

Er zijn ook tools voor urenregistratie die meldingen sturen als teamleden zich niet aan hun rooster of het inklokbeleid houden.

tools voor thuiswerken urenregistratie

Tijdregistratie in Project Hours (bron)

Voordat je een product kiest

Urenregistratietools zijn beschikbaar als zelfstandige producten of als onderdeel van pakketten zoals workforce management software of HR-analytics software. Kies voor het soort applicatie dat aansluit bij de functionaliteit die jij nodig hebt, binnen jouw IT-budget.

In deze kopersgids vind je meer informatie over apps voor tijdregistratie en in dit artikel vind je een selectie van goed beoordeelde urenregistratietools.

Maak thuiswerken nog effectiever met software

Thuiswerken kan grote financiële voordelen hebben voor bedrijven: door een gemiddelde stijging van 15% van de productiviteit door een grotere betrokkenheid van het personeel kan een bedrijf $ 8000 per medewerker besparen. Alle besparingen bij elkaar opgeteld kunnen oplopen tot zo’n $ 4 miljoen per jaar.

Het zou dus onverstandig zijn om werken op afstand niet op te nemen in je HR- en operationele strategie. En met de juiste software tools is dat geen enkel probleem!

Hier zijn nog een paar dingen die je kunt doen om de juiste tool te kiezen:

  • Lees reviews: Als je twijfelt welke tool geschikt is voor jouw team, kun je reviews van gebruikers lezen op een website van derden, zoals die van ons. Daar vind je objectieve meningen over de prestaties van een tool, de prijzen, het gebruiksgemak en de ondersteuningsmogelijkheden.
  • Overleg met je team: Kies een tool waarmee je medewerkers goed overweg kunnen. Zij zijn tenslotte de eindgebruikers. Bespreek met je medewerkers welke functionaliteit zij belangrijk vinden. Laat ze met een demo van de tool werken om te kijken of ze de gebruikersinterface prettig vinden.

Vraag ook bij de leverancier na of je mensen een speciale training nodig hebben om met de tool te leren werken. En als dat zo is, zijn daar extra kosten aan verbonden?

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan thuiswerksoftware.

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.

Over de auteur

As a Content Analyst at Capterra, Quirine highlights the technological possibilities for improvement in SMEs. She focuses on digitization, software and technological trends.

As a Content Analyst at Capterra, Quirine highlights the technological possibilities for improvement in SMEs. She focuses on digitization, software and technological trends.