Wat zijn factuurprogramma's?

Factuurprogramma's automatiseren de facturering, ontvangst en verwerking van betalingen. Deze systemen verwerken op efficiënte wijze complexe accounts over meerdere klanten en productlijnen door de integratie van contractgegevens en CRM-tools (Customer Relationship Management tools). Factuuroplossingen werken in combinatie met boekhoudkundige toepassingen en bieden een verscheidenheid aan rapportage- en compliance-instrumenten voor de inkomsten.

De voordelen van factuurprogramma's

• Kostenbesparingen: kleine bedrijven geven veel extra geld uit aan het verwerken van papieren facturen. Snellere verwerking en papierloze transacties besparen bedrijven geld.
• Geautomatiseerde eenvoud: factuurprogramma's voeren automatisch factureringsberekeningen uit, waardoor de werklast wordt verminderd, tijd wordt bespaard en menselijke fouten worden voorkomen.

Algemene functies van factuurprogramma's

• Factuurgeschiedenis: het onderhouden van een klantenarchief van elke factuur voor eenvoudige en nauwkeurige rapportage, risicobeheer, klantrelaties en verkoop-datamining.
• Uren- en onkostenregistratie: het bijhouden van een logboek van de geaccumuleerde factureerbare tijd en uitgaven. Voeg deze gegevens automatisch toe aan facturen voor een snellere facturering met minder foutmogelijkheden.
• Database met contactpersonen: het bouwen van een database met klantcontactgegevens binnen de factuursoftware om de overbodige kosten van een speciale CRM-tool te vermijden.
• Aanpasbare facturen: het ontwerpen van factuur lay-outs, content en branding om het optimale resultaat te bereiken. Behaal het vertrouwen van de klant door het leveren van content die consistent is met bestaande merkmaterialen.
• Online facturen: het online leveren en weergeven van facturen voor eenvoud en wereldwijde toegankelijkheid in elke valuta. Ontvang de betalingen onmiddellijk via de online facturatie-interface.

De factuurprogramma's directory van Capterra filtert op functie(s) om alleen opties te bekijken die voldoen aan de zakelijke behoeften, wat kan helpen de software shortlist te verkorten.

Overwegingen bij de aankoop van factuurprogramma's

• Eenvoud versus aanpasbaarheid: intuïtieve factuurprogramma's met schone gebruikersinterfaces en geleide instructies kunnen het maken en beheren van facturen vereenvoudigen. Klanten waarderen facturen die eenvoudig te interpreteren zijn, en voor systemen die online betalingen accepteren zijn gebruiksvriendelijke ontwerpen van cruciaal belang. Soms offeren eenvoudige systemen echter aanpasbaarheid op door minder opties te bieden om gebruikers op het juiste spoor te houden. Aan de andere kant heeft de mogelijkheid om software aan te passen vaak een steilere leercurve. Bepaal hoe technisch onderlegd de medewerkers en klanten zijn, en maak een balans op van de behoefte aan aanpassing.
• Integratie: veel factuurprogramma's integreren met andere softwaresystemen, waarbij gebruik wordt gemaakt van API's (Application Programming Interfaces, toepassingsprogrammeringsinterfaces) om gegevens tussen systemen te importeren en te exporteren. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld een factuur aanmaken binnen hun factureringssoftware door klantcontactgegevens uit hun CRM-oplossing en aankoopgegevens uit een voorraadsysteem te importeren. Vervolgens kan het bedrijf de factuur leveren door deze te exporteren naar een email-leveringsoplossing. Software op bedrijfsniveau kan al deze stappen beheren, maar integraties stellen kleine bedrijven in staat om betaalbare oplossingen te ontwikkelen en tegelijkertijd hun bestaande software te blijven gebruiken. Evalueer bij het selecteren van factuurprogramma's hoe gemakkelijk potentiële systemen kunnen worden geïntegreerd met boekhoudprogramma's, betalingsplatformen en andere toepassingen van het bedrijf.
• Cloudbeheer: het verplaatsen van factuurgegevens naar veilige online servers kan veiliger zijn dan de meeste offline grootboeken en spreadsheets op de harde schijf. Eigen serveroplossingen bieden aanpasbaarheid, maar het onderhoud is veel werk. Gestolen klantgegevens en blootgelegde bedrijfsinformatie vormen een enorm risico voor kleine bedrijven die op eigen houtje de beveiliging proberen aan te pakken. Het hosten van gegevens in clouds die worden beheerd door professionele diensten van factuurprogramma's kan de veiligheid van de gegevens verbeteren.

Belangrijke trends op het gebied van factuurprogramma's

• AI (Artificial Intelligence, kunstmatige intelligentie) en machine learning: in de komende jaren zullen factuurprogramma's beginnen met de integratie van een vorm van AI. Kleine bedrijven zullen het koopgedrag van klanten nauwkeuriger kunnen voorspellen en software zal sneller inzicht geven in de omzettrends dan met reactieve monitoring. Volgens een Capterra-onderzoek gebruikt 53% van de middelgrote en kleine bedrijven (MKB's) AI-technologie of is van plan deze in de komende één tot twee jaar te gaan gebruiken.
• Het IoT (Internet of Things, internet der dingen): het IoT laat objecten communiceren met mensen, software en andere objecten. Apparaten kunnen een bedrijf attent maken op allerlei zaken, zoals het binnenkomen van een nieuwe factuur. De sector mailt bijna geen facturen meer; app-meldingen op mobiele apparaten en slimme luidsprekers krijgen tegenwoordig meer aandacht dan e-mail. Merken die factureren met behulp van apps en IoT-apparaten zijn meer verbonden met hun klanten. Consumenten maken steeds vaker gebruik van op internet aangesloten apparaten en wearable technologie om aankopen te doen. Sommige oplossingen voor factuurprogramma's kunnen verkopen met één tik op een IoT-apparaat automatisch verwerken. Volgens een Capterra-onderzoek gebruikt 73% van de MKB's IoT-technologie of is van plan deze in de komende één tot twee jaar te gaan gebruiken.