Achter elk bedrijf schuilt een rijkdom aan belangrijke data. Maar zet je die data om in bruikbare inzichten voor je organisatie? Daar kan Business Intelligence (BI) bij helpen. Maar wat is BI precies en hoe werkt het?
In dit artikel
Als bedrijf heb je een enorme hoeveelheid interne data tot je beschikking waarmee je je strategie zou kunnen verbeteren: van de kosten voor het binnenhalen van nieuwe klanten tot het succes van je customer service team. Het probleem is dat deze data vaak over talloze systemen is verdeeld. Daar komt nog eens bij dat elk team de data anders structureert.
Dat maakt het moeilijk voor bedrijven om hun data om te zetten in bruikbare inzichten. De waarde van de data gaat verloren en cruciale beslissingen worden blindelings genomen.
Business intelligence (BI) is een belangrijke methode voor het boven water halen van het verhaal achter je data en om waardeverlies te voorkomen. Met oplossingen voor business intelligence kunnen zowel kleine als grote organisaties datasets analyseren en omzetten in rapporten, inzichten verkrijgen en nog veel meer.
Gebruik deze handleiding om te ontdekken wat business intelligence inhoudt en hoe je met de juiste oplossing de aanpak van data in je organisatie kunt transformeren.
Wat is business intelligence (BI)? Betekenis en uitleg
Business intelligence omvat apps, infrastructuur, tools en best practices en heeft als doel de besluitvorming overal in je bedrijf te optimaliseren en verbeteren.Ook heeft het betrekking op de algehele prestaties van je bedrijf van dag tot dag.
Hoe kunnen business intelligence en business analytics bijdragen aan de besluitvorming? Eenvoudig gezegd komt het erop neer dat je bedrijf met behulp van BI complexe datasets kan combineren en de daaruit voortkomende analyse en inzichten als basis voor een strategie voor de toekomst kan gebruiken.
Maar dat is niet alles. BI is bedoeld om statische data om te zetten in een begrijpbaar verhaal. Met visuele rapporten kunnen datasets die de gemiddelde gebruiker weinig zeggen, een krachtig middel worden.
Als een organisatie bijvoorbeeld van plan is de kosten voor klantenwerving te verlagen, kunnen met BI de aan klantenwerving verbonden kosten voor alle teams, dus ook marketing, salesen customer experience, worden gecombineerd en geanalyseerd. Aan de hand van realtime rapportage kan het management dan bepalen welke gebieden verbetering behoeven. De strategie kan voor elk deelnemend team worden aangepast en tegelijkertijd kan worden vastgesteld welke impact deze wijzigingen op de algehele bedrijfsvoering hebben.
Waarom is business intelligence (BI) belangrijk?
Met BI kun je informatie uit meerdere bronnen vastleggen en zorgen voor een intuïtieve analyse en rapportage van die data. Zonder de hulp van BI is voor de meeste organisaties is het verkrijgen van toegang tot data een rommelig proces. Belangrijke informatie ligt vaak verspreid over de computersystemen van de verschillende de afdelingen zijn geïsoleerd. Zo kan een marketingteam de eigen data op een marketingplatform hebben opgeslagen, terwijl sales-teams belangrijke klantinformatie in hun CRM-tool (Customer Relationship Management) bijhouden. Tegelijkertijd kan een IT-afdeling de taak hebben om de algehele bedrijfsdata te beheren en deze te bewaren in data lakes waarvoor een hoge mate van deskundigheid is vereist om ze te openen of te gebruiken.
Het handmatig samenvoegen van al die data om er bruikbare informatie van te maken is erg omslachtig. Vaak hebben data andere indelingen of sluit de informatie van de verschillende afdelingen niet bij elkaar aan. En dat is precies waar BI-tools van pas komen.
Wat is een business intelligence (BI) tool? Zeven voorbeelden
Er zijn talloze BI-tools verkrijgbaar en de meeste hebben dezelfde kenmerken. Dit zijn de zeven belangrijkste manieren waarop je een BI-tool kan inzetten:
1. Snelle analyse en rapportage van data
BI-software is bedoeld om het analyseren en rapporteren van datasets efficiënter te laten verlopen dan handmatige processen. Door meerdere databronnen op te nemen in één BI-tool krijgen organisaties beter inzicht in de algehele prestaties van het bedrijf.
Dat kan het omslachtig en handmatig uploaden van spreadsheets voor analyses terugdringen omdat databronnen rechtstreeks aan de software kunnen worden gekoppeld. Bovendien kunnen ook niet-technische leden van het team BI-tools gebruiken om snel belangrijke informatie op te halen en deze om te zetten in duidelijke rapporten.
BI-tools vereisen doorgaans geen complexe codering maar gebruiken in plaats daarvan drag-and-drop dashboards waarmee teams elk gewenst aangepast rapport kunnen samenstellen.
2. Efficiënte samenwerking tussen teams
Wanneer het management de totale impact van een bedrijfsstrategie wil zien, kunnen BI-tools de benodigde informatie voor inzichten in de gehele organisatie bieden. Het eindresultaat is dat afzonderlijke teams niet meer handmatig data hoeven te analyseren en rapporten hoeven samen te stellen, maar dat iedereen kan samenwerken en zich kan richten op het verbeteren van meetwaarden. Met een gemeenschappelijke BI-oplossing zijn alle teamleden beter voorbereid om te bespreken welke impact hun specifieke activiteit heeft op het grotere geheel.
Veel teams werken met BI-tools om dashboards te maken die dagelijks kunnen worden geopend. Deze dashboards zijn een prima startpunt voor een vergadering aan het begin van de werkdag of voor een wekelijkse bespreking. Elk team beschikt daarbij over dezelfde informatie om innovatieplannen te vereenvoudigen.
3. Besluiten nemen op basis van realtime data
Een van de voornaamste voordelen van BI is het feit dat beslissingen kunnen worden genomen op basis van realtime data. Het handmatig verzamelen van data en het leggen van verbanden tussen afdelingen leidt tot aanzienlijke vertragingen. Daardoor is het moeilijk om op tijd de juiste, op data gebaseerde zakelijke beslissingen te nemen. Met een BI-tool hebben bedrijven toegang tot realtime rapporten die laten zien wat er op dat moment in een organisatie gebeurt.
Dat is met name essentieel voor bedrijven met seizoensgevoelige bedrijfsprocessen. In plaats van terug te kijken naar de data van het afgelopen kwartaal om op basis daarvan besluiten te nemen voor vandaag, kan het management zien wat er nu precies gaande is en beslissingen nemen die tegemoetkomen aan de huidige behoeften van klanten en werknemers.
4. Meer inzicht verkrijgen in de klantervaring
Maar al te vaak kunnen CX-teams (Customer eXperience) alleen maar reageren op problemen in plaats van die proactief oplossen. Met BI-tools kunnen CX-teams rapporten opstellen waarin de volledige customer journey is opgenomen.
Aan de hand daarvan kunnen teams ontdekken waar er problemen ontstaan en hoe die kunnen worden aangepakt lang voordat een klant daar last van krijgt. BI-tools bieden CX-teams de mogelijkheid om samen te werken met support-, marketing-, sales- en productteams om al in een vroeg stadium vast te stellen welke gebieden kunnen worden verbeterd, om zo de klant een positievere ervaring te bieden.
5. Werknemers direct toegang geven tot data
Bij veel organisaties kunnen werknemers alleen toegang krijgen tot data via iemand van het IT-team of een analist. Dat kan leiden tot flinke backlogs, waardoor het langer duurt om die toegang te krijgen. Wat betreft het voldoen aan KPI's (Key Performance Indicators) kunnen werknemers gefrustreerd raken omdat ze op een rapport zitten te wachten. Kansen om doelen te bereiken zijn misgelopen omdat ze de benodigde data niet op tijd binnen hadden.
Anderzijds kan dat werk een aanslag zijn op de tijd van IT-professionals omdat ze voortdurend datasets moeten aanleveren. En het telkens weer moeten reageren op nieuw verkregen data kan ook voor andere technische problemen zorgen.
Met een BI-tool hebben alle werknemers altijd toegang tot de data die ze op dat moment nodig hebben. Ze kunnen belangrijke informatie in realtime naar boven halen waarmee ze de doelen voor hun afdeling of functie kunnen realiseren. Bovendien hebben IT-professionals en analisten zo meer tijd om zich te wijden aan taken die meer waarde opleveren.
6. Betrouwbare data verkrijgen
Teams die hun data opslaan in silo's kunnen zorgen voor conflicterende datasets binnen een organisatie. En verkeerde data kunnen op hun beurt leiden tot verkeerde zakelijke beslissingen. Door databronnen in één krachtige tool onder te brengen, kunnen de data zowel intern als extern worden gecontroleerd.
Dat zorgt voor betrouwbare data voor klanten, werknemers, sales en marketing. Het eindresultaat is dat de voor de bedrijfsstrategie aangeleverde data betrouwbaarder zijn en op één handige locatie kunnen worden beheerd. Door er gewoon voor te zorgen dat klantinformatie consistent is in alle beheersystemen, kunnen marketing-, sales en CX-teams efficiënter werken.
7. Een stap voorblijven op de concurrentie
Een van de grootste voordelen van business intelligence is dat bedrijven daardoor concurrerender worden in drukke markten. Met BI-tools kan het management niet alleen het grotere geheel zien, maar ook de algehele prestaties van het bedrijf.
Door te zien hoe elk veranderend onderdeel van de organisatie bijdraagt aan het succes of juist het echec van het bedrijf kan het management een betere roadmap voor de toekomst opstellen. Bovendien kunnen dergelijke rapporten worden omgezet in een betekenisvol verhaal als alternatief voor een statische spreadsheet. Een visueel dashboard kan omvangrijke datasets terugbrengen tot handige overzichten die nieuwe ideeën opleveren.
Business intelligence (BI) in de toekomst
Experts zijn het er over eens dat de belangrijkste uitdaging bij business intelligence niet zozeer in de techniek zit maar in het gebruik ervan door mensen. De toekomstige ontwikkelingen zullen dan ook niet zozeer gericht zijn op het verbeteren van dashboards of AI, maar ervoor te zorgen dat de verkregen inzichten in handen te krijgen van die ermee moeten werken. En dan niet via een dashboard, waarin ze apart moeten inloggen, maar door de data direct te leveren aan de systemen waarmee ze werken.
Hoe ziet dat er in de praktijk uit? Denk aan een fabriek waar het technisch personeel in realtime inzicht krijgt in welke machineonderdelen waarschijnlijk kapot gaan of onderhoud nodig hebben of docenten die in realtime feedback krijgen over welke studenten betrokken zijn bij de lesstof en welke het risico lopen te zakken voor hun examen of voortijdig af te haken.
Ben je klaar om gebruik te maken van de krachtige mogelijkheden van business intelligence en de vruchten te plukken van een BI-oplossing? Vergelijk dan de beschikbare opties in het door Capterra opgestelde overzicht, waarin je kunt filteren op gewenste functies en bedrijfsgrootte.
