Bezoekersregistratie – waarom hebben bedrijven het nodig voor het “nieuwe normaal”

Gepubliceerd op 30-9-2020 door Chiara Casse en Quirine Storm van Leeuwen

Met digitale bezoekersregistratie of visitor management houd je op een professionele manier bij wie je bedrijf bezoekt, voldoe je aan de AVG en kun je controle houden over het aantal bezoekers.

bezoekersregistratie

Hoeveel mensen bezochten je kantoor afgelopen maand? En vorige week? En hoe zit het met de bezoekers van 27 mei 2019?

Als je nog geen gebruikmaakt van bezoekersregistratie software, dan heb je waarschijnlijk enige moeite om deze vragen te beantwoorden. En zelfs als het je zou lukken, zou je waarschijnlijk een aantal mappen uit de kast moeten halen of een Exceldocument op je computer moeten openen om de berekening handmatig uit te voeren. Maar hoe nauwkeurig zijn deze gegevens? Zijn de namen in dat Exceldocument correct? En hoe zit het met de bezoektijd? Heb je ook genoteerd welke werknemer ze kwamen bezoeken?

Dit zijn enkele vragen die je zou kunnen stellen als je nog geen gebruikmaakt van bezoekersregistratie software. In dit artikel wordt besproken wat bezoekersregistratie inhoudt en wat de voordelen ervan zijn voor het “nieuwe normaal”.

Wat is bezoekersregistratie?

Bezoekersregistratie is het proces dat bedrijven helpt bijhouden welke mensen een locatie bezoeken. Het bezoekersbeleid kan variëren afhankelijk van je organisatie, type faciliteit, branche of geografische locatie. Sommige organisaties schrijven gewoon de naam van de bezoeker op, andere stellen strengere veiligheidseisen en vragen de bezoekers bijvoorbeeld om badges te dragen of juridische documenten te ondertekenen.

Wat is bezoekersregistratie software?

Bezoekersregistratie software is een technologie waarmee bedrijven eenvoudig bezoekers kunnen bijhouden die hun kantoor, winkel of welke locatie ook binnenkomen. Het kan gaan om een klant, koerier, sollicitant, zakenpartner of consultant, of zelfs om een familielid van je CEO. Het punt is dat iedereen die geen fulltimemedewerker is, als bezoeker wordt geregistreerd.

visitor management tool
Intekenlijst van de op Capterra beste beoordeelde gratis bezoekersregistratie software Envoy visitors waarop te zien is wie er op kantoor aanwezig is (bron)

Visitor managementsystemen helpen organisaties dus bij het implementeren en stroomlijnen van hun bezoekersbeheer. Naast bezoekers bijhouden, zijn ID-scannen, e-mailmeldingen en aanpasbare bezoekersbadges andere veel voorkomende functionaliteiten.

Lees de kopersgids

Voordelen van een visitor management tool voor het “nieuwe normaal”

Ten behoeve van bron- en contactonderzoek door de GGD is het in de horeca en uitgaansgelegenheden nu verplicht om contactgegevens van bezoekers te registreren. Om aan de anderhalvemeter afstandsregel te voldoen en ervoor te zorgen dat je medewerkers en bezoekers zich veilig voelen, is het voor veel bedrijven ook noodzakelijk om bezoekersregistratiesoftware te implementeren. Hiermee kan het aantal mensen in een afgesloten ruimte worden beperkt en de veiligheidsregels worden gewaarborgd.

De implementatie van bezoekersregistratiesoftware  heeft verschillende voordelen.

Virtuele screening via een vragenlijst

Screening is uiterst belangrijk om je ervan te verzekeren dat elke bezoeker die je restaurant, kantoor of winkel binnenkomt een goede gezondheid heeft. Naast het registreren van de naam, datum en tijd van aankomst van de gast, laat je de gast ook een digitale vragenlijst invullen over zijn gezondheidstoestand.

screening bezoekers vragenlijst gezondheid
Gezondheidscheck met de gratis visitor management software van SwipedOn (bron)

Dit kan ook handmatig gebeuren, maar dan heeft de bezoeker meer tijd nodig om de vragenlijst in te vullen, waardoor er onnodige wachtrijen kunnen ontstaan.

Bezoekersbeheersoftware maakt het verzamelen van gegevens eenvoudiger. Receptie- of winkelpersoneel kan snel bezoekersgegevens in het systeem invoeren, en gasten kunnen de vragenlijst meteen ter plaatse invullen.

De vragenlijst is nuttig voor het achterhalen van contacten als de bezoeker positief wordt getest op COVID-19.

Slaat automatisch bezoekersgegevens op en print ID-badges

Bezoekersregistratiesoftware kan badges afdrukken met een streepjescode. Wanneer het personeel van de receptie de code scant, worden automatisch de gegevens van de bezoekers weergegeven samen met hun foto, bezoeklogboeken en gegevens over de gezondheid van de drager van de badge.

De badge is ook handig om de registratie van bezoekers bij hun volgende bezoek te vereenvoudigen, aangezien het niet nodig is om dezelfde persoon keer op keer helemaal opnieuw te registreren.

ID-batch-printen
ID-badge printen met gratis bezoekersregistratietool SwipedOn (bron)

Verbetert het protocol van social distancing

Om de protocollen voor social distancing effectiever te maken, passen sommige landen beperkingen toe, zoals een maximumaantal mensen in kantoren of winkelcentra. Maar dit is zonder software voor bezoekersbeheer bijna onmogelijk.

Met behulp van het systeem kan de kantoor- of winkelmanager het aantal bezoekers in het gebouw eenvoudig volgen. Als de drukte dicht bij de toegestane limiet ligt, kan actie worden ondernomen om nieuwe bezoekers ergens anders te laten wachten of om het bezoekprogramma voor een andere dag aan te passen.

Optimaliseert de planning van vergaderingen

Bezoekersbeheersoftware maakt het eenvoudig om bezoektijden te organiseren. Een werknemer kan de tijden van zijn of haar bijeenkomsten direct in de systeemkalender instellen, de gegevens invullen van de persoon die hij of zij zal ontmoeten, het doel van het bezoek invoeren en de vragenlijst per e-mail naar de bezoeker sturen.

Het systeem maakt het ook makkelijker om de ruimtes te reserveren waarin de bijeenkomsten zullen plaatsvinden, waardoor de naleving van de veiligheidsregels wordt gewaarborgd.

Automatische meldingen

Een ander voordeel van het gebruik van bezoekersbeheersoftware binnen een bedrijf is de mogelijkheid voor werknemers om een automatische melding te ontvangen wanneer hun gasten op kantoor aankomen. Dankzij de eerder ingevulde gegevens en vragenlijsten kan het bezoekersregistratieproces zeer snel worden uitgevoerd.

De systemen zijn in staat om meldingen te verzenden via e-mail, sms en zelfs WhatsApp, waardoor de werknemer op het juiste moment de vergaderruimte en presentatietools in gereedheid kan brengen.

e-mail of sms versturen bij aankomst bezoekers
Sign In App stuurt bij aankomst van de bezoeker een e-mail of sms naar de host (bron)

Welke software moet je kiezen?

De belangrijkste functies om op te letten zijn:

Als je op zoek bent naar bezoekersregistratie software,  dan zul je merken dat de markt een verscheidenheid aan oplossingen biedt die aanpasbaar zijn aan elke behoefte. Hier volgen enkele van de belangrijkste functies die je kunt vinden in een tool voor bezoekersbeheer:

  • Eenvoudige en directe toegang: de digitale aanmelding is eenvoudig en je kunt de vragen en antwoordvelden aan je eisen aanpassen.
  • Pre-registratie: pre-registratie laat je weten wie er aankomt en wanneer.
  • Digitaal bezoekersregister: digitale logboeken van bezoekers zijn veilig en kunnen altijd en overal worden geraadpleegd.
  • Automatische meldingen: automatische meldingen maken het mogelijk tijd te besparen en de wachttijden voor bezoekers te verkorten.
  • Digitale juridische documenten: de aanwezigheid van juridische documenten in digitale vorm vergemakkelijkt het ondertekeningsproces.
  • Badges printen: de mogelijkheid om automatisch badges met een merk of gepersonaliseerd logo af te drukken maakt dat je de stroom mensen in gebouwen beter kunt organiseren en draagt bij aan een verfijnde en professionele uitstraling.
  • Foto’s van bezoekers: hiermee kun je in de gaten houden wie zich door het gebouw bewegen.
  • Integratie: het is belangrijk om bezoekersbeheersystemen te integreren in je  workflows met andere systemen.

De in dit artikel geselecteerde toepassingen zijn voorbeelden om een functie in de context te tonen en zijn niet bedoeld als goedkeuringen of aanbevelingen. Ze zijn verkregen uit bronnen die ten tijde van de publicatie betrouwbaar werden geacht.

En nu? Bekijk onze catalogus met bezoekersregistratiesoftware om de juiste tool te vinden

 

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.