Wat is digitale handtekening software?

​Software voor digitaal ondertekenen (ook wel software voor elektronische handtekeningen en/of e-handtekeningsoftware) zorgt voor het veilig vastleggen van handtekeningen door middel van cryptografie. Met deze systemen kunnen gebruikers elektronisch een afbeelding van een handtekening aan een document bevestigen. Oplossingen voor digitaal ondertekenen verifiëren de identiteit van de ondertekenaar en versnellen het algemene proces voor het ondertekenen van documenten. Het wordt ook wel digital signature software genoemd.

Wat zijn de voordelen van digitale handtekening software?

• Efficiënte workflow voor handtekeningen: handmatig beheer van het ondertekenen van documenten kan tijdrovend zijn. Handmatige methoden vereisen het volgen van meerdere mensen die een document moeten ondertekenen, en vereisen vaak dat gebruikers het document handmatig van de ene naar de andere ondertekenaar sturen. Met software voor digitaal ondertekenen kunnen gebruikers een workflow ontwerpen met behulp van verschillende routelogica, zoals parallel (ondertekend door meerdere ondertekenaars in een bepaalde volgorde), serie (ondertekend door meerdere ondertekenaars in een specifieke volgorde), en gemengd (combinatie van serie- en parallelle methoden). Gebruikers kunnen ook de realtime status van de benodigde handtekeningen op een dashboard volgen.
• Vereenvoudigen van de naleving van documentnormen/-eisen: afhankelijk van het type moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun documenten aan bepaalde normen/eisen voldoen en onder andere watermerken, certificaten van voltooiing en de bekendmaking van handtekeningen bevatten. Niet-naleving kan leiden tot verwerping van contracten. Een programma voor digitale handtekeningen vereenvoudigt de naleving van deze normen door ze op het punt van gebruik af te dwingen. Zo genereren programma's voor digitaal ondertekenen automatisch certificaten van voltooiing zodra elke transactie is voltooid. Sommige oplossingen bieden ook auditsporen aan, waarbij documentactiviteiten van begin tot eind worden geregistreerd (inclusief het doorsturen, printen, ondertekenen en weigeren van een ondertekenaar).
• Snellere sluiting van de overeenkomst: het beheer van papieren handtekeningworkflows vergt een aanzienlijke hoeveelheid tijd om het document fysiek van de ene naar de andere geadresseerde te verplaatsen, en de vereiste hoeveelheid werk voor de follow-up kan overweldigend zijn. Het proces wordt nog ingewikkelder als documenten over steden en landen moeten worden gestuurd. Software voor digitaal ondertekenen vereenvoudigt dit proces door gebruikers documenten digitaal te laten ondertekenen met behulp van verschillende verificatiemethoden, waardoor transacties en het sluiten van transacties sneller verlopen.

Welke algemene functies heeft digitale handtekening software?

• Authenticatie: het bepalen en verifiëren van de identiteit van de ondertekenaars en hun handtekening via e-mail, sms, een telefoontje, social media profielen en geolokalisering.
• Elektronische handtekening: het ondertekenen van documenten binnen het softwaresysteem en het waarborgen dat alleen de beoogde/gevraagde ontvanger het document ondertekent.
• Auditspoor: het volgen van veranderingen in het document, het bekijken van de tijdstempels voor wijzigingen en het verifiëren van eventuele wijzigingen in het documenteigendom.
• Mobiele handtekening: het vastleggen van een handtekening via een mobiele app of een webgebaseerde interface.
• Ondertekening door meerdere partijen: het delen van documenten met meerdere gebruikers en het verzamelen van meerdere handtekeningen via een serie- of parallelle volgorde of een combinatie daarvan.

Welke overwegingen zijn er bij de aankoop van digitale handtekening software?

• Authenticatiemethoden: wat de software voor digitaal ondertekenen veilig maakt, zijn de authenticatiemethoden. Deze oplossingen bieden een aantal authenticatiemethoden, waaronder e-mail, toegangscode, telefoon- en sociale-mediaprofielen. Sommige producten bieden ook geolokalisatieverificatie, waarbij de gps-coördinaten op het punt van handtekening worden vastgelegd en de ondertekenaars worden gevalideerd op basis van de locatie. Kopers van software voor digitaal ondertekenen moeten hun beleid en behoeften op het gebied van authenticatie bepalen en dienovereenkomstig een shortlist van producten opstellen.
• Mobiele app: naarmate bedrijven mobiele personeelsbestanden blijven opbouwen, worden mobiele toepassingen steeds meer een noodzaak. Deze apps stellen gebruikers in staat om verschillende taken onderweg uit te voeren, waardoor het bedrijfsleven als geheel sneller en efficiënter kan werken. Met mobiele oplossingen voor digitaal ondertekenen kunnen gebruikers foto's maken van fysieke documenten en contracten, deze converteren naar pdf's en direct toewijzen aan ondertekenaars. Ondertekenaars kunnen documenten bekijken die op hun handtekening wachten en het proces binnen de mobiele app afronden. Bedrijven die een mobiel personeelsbestand hebben of aan het opbouwen zijn, moeten producten evalueren die deze functionaliteit bevatten.

Wat zijn belangrijke trends op het gebied van digitale handtekening software?

• Wearable technologieën treden toe tot de markt voor digitale handtekeningen: vanwege een verhoogd risico op handtekeningfraude zijn bedrijven op zoek naar veiligere oplossingen voor digitaal ondertekenen. Een van die oplossingen is het gebruik van wearable technologie. Softwareleveranciers zijn begonnen met het coderen van cryptografische sleutels in slimme chips en het inbedden van deze chips in wearable apparaten. Wanneer deze chips via bluetooth met mobiele apparaten zijn verbonden, dienen ze als bewijs van de identiteit van de ondertekenaar. Aangezien kleine bedrijven steeds vaker gebruikmaken van wearable technologie, is de verwachting dat de populariteit van deze identificatiemethode de komende vijf jaar zal toenemen.
• Blockchain is de toekomst van software voor digitaal ondertekenen: de vraag naar sterkere beveiligingsprotocollen is ook de drijvende kracht achter de toepassing van blockchaintechnologie. Software voor digitaal ondertekenen met blockchain maakt gebruik van openbare en privé-sleutels van ondertekenaars om contracten te authenticeren. Aangezien alle bijbehorende transactie-informatie beschikbaar is op een openbaar gedistribueerd netwerk waar meerdere entiteiten de handtekeningen authenticeren, is het aantal gevallen van fraude aanzienlijk verminderd.