Urenregistratie software registreert de totale tijd die medewerkers aan taken en projecten besteden. Deze software legt de tijd van de werknemers, de uurlonen en de factureringstarieven van de klanten vast en gebruikt deze informatie om de facturering en het loonbeheer te automatiseren.

De voordelen van urenregistratie software

• Effectieve registratie voor freelancers en externe werknemers: nu bedrijven steeds meer de kant op gaan van mobiele personeelsbestanden, vormt deze trend een veelvoud aan uitdagingen op het gebied van urenregistratie. Het is frustrerend om de aanwezigheid en de gewerkte tijd van elke freelancer of medewerker op afstand afzonderlijk bij te houden. Urenregistratie software registreert de aanwezigheid en de gewerkte tijd van medewerkers en verzamelt deze op een dashboard voor managers. Sommige urenregistratie tools bieden ook een geautomatiseerde schermregistratie, die gebruikers in staat stelt om de totale tijd die wordt besteed aan niet-werkactiviteiten door werknemers op afstand en freelancers te controleren.
• Efficiënte loonadministratie: loonberekening is een tijdrovend proces. Loonadministratiemanagers moeten samenwerken met werknemers en hun managers om een reeks gegevens te verzamelen zoals urenstaten, uurloon, verlofgegevens en overuren om de compensatie van werknemers te berekenen. De urenregistratie tool registreert de in- en uitchecktijd van de werknemers en biedt de gebruikers rapporten over het totale aantal gewerkte uren en opgenomen verlofdagen. De software bevat ook andere loonberekeningsfactoren, zoals gedifferentieerde lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden voor werknemers.

Algemene functies van urenregistratie software

• Factureerbare en niet-factureerbare uren: het bijhouden van factureerbare en niet-factureerbare uren met betrekking tot een project.
• Online urenregistratie: het registreren van werknemers- en taaktijden met behulp van online toepassingen die toegankelijk zijn en gesynchroniseerd kunnen worden via een browser, mobiele app of desktoptoepassing.
• Automatische tijdregistratie: het registreren van de in- en uitchecktijd van werknemers en het berekenen van het aantal gewerkte uren. Gebruikers kunnen ook de uren vastleggen met behulp van biometrische en andere elektronische methoden voor urenregistratie.
• Werknemersbestand: het opslaan van de contactgegevens van het personeel en de projectstatus.
• Overuren berekenen: het registreren en beheren van overuren voor werknemers.

Overwegingen bij de aankoop van urenregistratie software

• Mobiele toegang: als gevolg van een toenemende trend in mobiele personeelsbestanden is mobiele toegang een noodzaak geworden in de huidige softwaremarkt. Met een mobiele urenregistratie toepassing kunnen externe medewerkers hun agenda's vastleggen, verzoeken voor verlof indienen en waar ze ook zijn wijzigingen in hun agenda's bekijken. Sommige producten bieden ook gps-tracking, waarmee managers de tijd kunnen bijhouden die hun buitendienstmedewerkers op een locatie van de klant doorbrengen. Bedrijven die op dit moment een beleid voor werken op afstand voor hun werknemers hebben of van plan zijn dit in de komende twee tot drie jaar in te voeren, moeten de producten op basis van deze functionaliteit evalueren.
• Nalevingsvereisten: de bedrijven van vandaag zijn onderworpen aan een aantal loonadministratie- en loongerelateerde bepalingen volgens de plaatselijke en nationale wetgeving. De Fair Labor Standards Act (FLSA) schrijft bijvoorbeeld strenge normen voor met betrekking tot minimumlonen en vergoedingen voor overwerk en legt zware sancties op aan bedrijven die zich niet aan de regels houden. Een urenregistratie tool die deze naleving bijhoudt waarschuwt managers wanneer de uren van de werknemers de aanbevolen niveaus overschrijden en zorgt ervoor dat overuren worden opgenomen in het loon van de werknemers. Urenregistratie tools bieden ook standaardrapporten met betrekking tot deze naleving. Bedrijven moeten een lijst opstellen van naleving en regelgeving in hun branche, en een shortlist maken van urenregistratie systemen die deze ondersteunen.

Belangrijke trends op het gebied van urenregistratie software

• AI (Artificial Intelligence) is de volgende grote ontwikkeling in urenregistratie: de behoefte aan efficiënte methoden voor het vastleggen van werktijd stimuleert de vraag naar kunstmatige intelligentie in urenregistratie software. AI-technologieën, zoals gezichtsherkenning, bieden leveranciers van urenregistratie software een onfeilbare manier om de tijd van werknemers vast te leggen. Deze methoden automatiseren niet alleen de urenregistratie van medewerkers, ze elimineren ook gevallen van frauduleus inchecken voor anderen. In de komende vijf jaar zijn er steeds meer gevallen van gebruik van kunstmatige intelligentie in urenregistratie te verwachten.
• Chatbots worden steeds vaker gebruikt: de invoering van chatbots neemt sneller dan ooit toe. In navolging van deze trend zijn leveranciers van urenregistratie software ook begonnen met het verkennen van een aantal use cases voor chatbots in hun software-oplossingen. Chatbots kunnen bijvoorbeeld met medewerkers communiceren om de status van hun huidige taken vast te leggen. De informatie wordt automatisch ingevuld op urenstaten, waardoor het niet nodig is om de activiteiten van de werknemers handmatig bij te houden.