Digital asset management software automatiseert het beheer van mediabestanden, zoals advertenties, productafbeeldingen, visuals en merkcontent voor sales, audiobestanden en videobestanden. Met digital asset management tools kunnen gebruikers toegangsrechten voor digitale bestanden ontwikkelen, organiseren, distribueren en beheren op verschillende locaties en in verschillende bedrijfstakken.

De voordelen van digital asset management software

• Sneller zoeken naar afbeeldingen en documenten: aangezien de meeste bedrijven een verscheidenheid aan tools gebruiken om met hun mediabestanden te werken - zoals grafische editors, tools voor cloud-opslag, marketingoplossingen en desktop-bestanden - kan het moeilijk zijn om individuele middelen te organiseren en te vinden. Het digital asset management systeem biedt een opslagplaats voor mediabestanden en een portaal voor gecombineerd zoeken. Met digital asset management oplossingen kunnen gebruikers aanpasbare tags toevoegen aan elk onderdeel, waardoor het zoeken op trefwoorden nog sneller kan worden uitgevoerd.
• Eenvoudiger beheer van licenties en gebruikersovereenkomsten: voor mediabestanden gelden verschillende licentieovereenkomsten, auteursrechtbeperkingen en gebruikersovereenkomsten. Het beheren van compliance voor elk mediabestand kan overweldigend zijn. Het digital asset management systeem stelt gebruikers in staat om vervaldata voor mediabestanden in te stellen, wat bedrijven helpt om het aantal gevallen van schending van gebruikersovereenkomsten te verminderen.
• Efficiënte strategieën voor hergebruik van content: het hergebruik van content - wat gebruikers helpt om de kwaliteit van de content en de ROI te verbeteren - is tijdrovend. Contentmarketeers moeten zoeken naar middelen uit verschillende bronnen, de best presterende content vinden om te hergebruiken en ervoor zorgen dat de meest recente versie van elk middel beschikbaar is voor content-schrijvers. Het digital asset management systeem biedt meerdere mogelijkheden om deze uitdagingen aan te gaan, waaronder versiebeheer, dat marketeers voorziet van de meest recente versie van een middel. De content analytics functionaliteit helpt gebruikers om de prestaties van verschillende middelen te vergelijken en te beslissen welke het beste is om te gebruiken.

Algemene functies van digital asset management software

• Categorisering van de middelen: het taggen en delen van middelen in mappen en submappen. Met deze functie kunnen gebruikers ook hun bestandshiërarchie definiëren.
• Middelenbeheer: het uploaden, downloaden of verwijderen van bestanden. Gebruikers kunnen ook vervaldata instellen voor assets op basis van licentie- en gebruikersovereenkomsten.
• ​Bestandsbibliotheek: het opslaan en indelen van alle middelen, inclusief afbeeldingen, video's en andere mutlimediabestanden.
• Middelen delen: het toegang bieden van personen of groepen tot bestanden binnen het systeem.
• Toegangsbeheer/machtigingen: het definiëren van autorisatieniveaus voor toegang tot specifieke bestanden en mappen. Toegangsrechten omvatten lezen, bewerken/schrijven of beide.
• Metadatabeheer: het beheren en volgen van referentiegegevens van het bestand, inclusief tags, titel, commentaar, aanmaakdatum en grootte.
• Zoek/filter: het zoeken en filteren van items met behulp van namen, trefwoorden, beschrijvingen en tags.

Overwegingen bij de aankoop van digital asset management software

• Integratie met bestaande marketingplatforms: om optimaal gebruik te maken van een digital asset management systeem, dient ervoor worden gezorgd dat het integreert met de andere marketingtools van het bedrijf (bijvoorbeeld campagne management software, e-mail marketing software en marketing automation software). Met geïntegreerde oplossingen kunnen gebruikers rechtstreeks bestanden uit de bestandsbibliotheek van een digital asset management tool importeren in en exporteren naar hun marketing software, waardoor ze de tijd en moeite besparen die nodig zijn voor het handmatig zoeken, downloaden en uploaden.
• Gegevensanalyse: in het tijdperk van gegevensgestuurde beslissingen is de breedte van de analytische functionaliteit een van de belangrijkste overwegingen geworden bij de aanschaf van een softwareoplossing. Deze trend is ook van toepassing op digital asset management software. Er zijn een aantal voordelen op het gebied van gegevensanalyse met betrekking tot digital asset management software, waaronder rapporten over het aantal content-downloads en zoekopdrachten op trefwoorden. Deze rapporten helpen marketeers de trends in de vraag naar middelen te begrijpen en weloverwogen beslissingen te nemen over de aankoop en creatie van nieuwe digitale middelen.

Belangrijke trends op het gebied van digital asset management software

• Machine learning zal de automatisering in het digitale asset management systeem stimuleren: de invoering van machine learning door het MKB groeit sneller dan ooit tevoren. Deze technologie transformeert alle softwaremarkten, en digital asset management software is daar geen uitzondering op. Machine learning algoritmen helpen bedrijven bij het automatiseren van processen voor metagegevensbeheer door tags te identificeren op basis van beeldattributen, zoals kleur en objecten. Dit verhoogt het aantal relevante zoekresultaten en vermindert de noodzaak om te zoeken met behulp van meerdere trefwoordvarianten.
• De behoeften op het gebied van gegevensbeveiliging en contenteigendom zullen de toepassing van blockchain in digital asset management software bevorderen: het toenemende aantal cyberaanvallen stimuleert de vraag naar strengere protocollen voor gegevensbeveiliging. Dit zet ook MKB-softwareleveranciers ertoe aan om de nieuwste IT-beveiligingstechnologieën, die voorheen alleen op bedrijfsniveau beschikbaar waren, over te nemen. Blockchain is zo'n voorbeeld; het beveiligt niet alleen het digital asset management systeem, maar levert ook het bewijs van documenteigendom. Slimme contracten aangedreven door blockchain kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat de eigendomsrechten/gebruiksrechten van de foto's van fotografen of mediabedrijven worden overgedragen aan de koper.