Besteksoftware helpt organisaties bij het nauwkeurig en efficiënt voorspellen van kosten en het maken van schattingen. Offertebeheertoepassingen kunnen offertes over een bedrijf verdelen, automatische prijsstelling op basis van historische gegevens mogelijk maken en gegevens, zoals klantprofielen, case-specifieke terminologie en tarieven voor de omzetbelasting, gemakkelijk integreren. Veel tools van het besteksysteem zijn direct geïntegreerd met de boekhoudtools, waardoor prijsnoteringen automatisch kunnen worden omgezet in facturen.

De voordelen van besteksoftware

• Verbeteren van efficiëntie: besteksoftware verzamelt en analyseert gegevens uit meerdere bronnen, waaronder kostendatabases, e-mails, CRM-systemen en eerdere projecten om offertes te genereren en voorstellen te doen. Deze systemen gaan contante transacties uit de weg door managers in staat te stellen online geld over te maken en te ontvangen, terwijl dashboard- en rapportagemodules managers in staat stellen de bedrijfsprestaties te volgen en corrigerende maatregelen te nemen. Al deze functionaliteiten zorgen samen voor meer efficiëntie binnen organisaties.
• Verhogen van nauwkeurigheid: bestektool helpt organisaties bij het maken van geautomatiseerde voorstellen, waardoor de kans op en het voorkomen van menselijke fouten wordt verkleind. Deze systemen bevatten vaak meerdere hulpmiddelen om een dergelijke automatisering te vergemakkelijken, waaronder het volgen van e-mails, het genereren van voorstellen en het monitoren van de kosten, waardoor bedrijven snel offertes kunnen maken en snel kunnen reageren op verzoeken om voorstellen.
• Opbouwen van merk: bestektool stelt organisaties in staat voorstellen te sturen met aangepaste logo's, pictogrammen en specifieke kleuren in overeenstemming met hun merkrichtlijnen om ervoor te zorgen dat klanten hun bedrijf herkennen. Consistente merkcommunicatie helpt organisaties bij het opbouwen en onderhouden van een merk recall.

Algemene functies van bestektool

• Contactbeheer: het aanmaken en bijhouden van contactgegevens.
• Aanmaak van offertes/voorstellen: het maken van professioneel ogende, merkgebonden voorstellen en het onderhouden van een centrale bewaarplaats voor eerdere voorstellen.
• Integratie van toepassingen van derden: het integreren met verwante toepassingen van derden (bijv. CRM-software, software voor verkoopautomatisering, boekhoudprogramma's) om het opnieuw invoeren van gegevens te verminderen en de efficiëntie van de workflow te verbeteren.
• Automatisch bestek: het automatisch genereren van regelgebaseerde offertes voor klanten op basis van hun behoeften, de beschikbaarheid van voorraden en vraag- en aanbodprijzen.
• Kortingsbeheer: het configureren van regels voor kortingen op basis van het bestelde bedrag/hoeveelheid.
• Prijs beheer: het creëren van een op regels gebaseerde prijsstelling voor de voorraden en het beheren van de prijzen in overeenstemming met de veranderende vraag.

Overwegingen bij de aankoop van bestektools

• Integratie met andere oplossingen: professionals op het gebied van aanbestedingen hebben behoefte aan een bestektool die naadloos kan integreren met hun bestaande software en technische hulpmiddelen om de kosten nauwkeurig te voorspellen en dienovereenkomstig offertes te genereren. Het besteksysteem moet in staat zijn om gegevens over te dragen aan en te ontvangen van oplossingen van derden, zoals kostencalculators, biedingsramers, voorspellende analyses en dashboardoplossingen. Softwarekopers moeten alleen een shortlist opstellen met bestekoplossingen die integreren met hun bestaande systemen.
• Betaalbaar gebruik van de cloud: cloud computing heeft het technologielandschap getransformeerd en steeds meer leveranciers verplaatsen hun software-infrastructuur naar de cloud. Door gebruik te maken van cloudgebaseerde deployment kunnen gebruikers met een beperkt budget hun investeringen verminderen en een betere beveiliging van hun activa verkrijgen. Kleine bedrijven zonder grote softwarebudgetten zouden een shortlist moeten opstellen met besteksoftware-opties die de budgettaire beperkingen niet overschrijden.

Belangrijke trends op het gebied van besteksoftware

• Gespreksbots zullen de klantenservice veranderen: met de mainstream adoptie van chatbots en conversatietechnologie zullen de regels van klantbetrokkenheid blijven veranderen. Volgens een Capterra-onderzoek gebruiken bijna zeven op de tien kleine bedrijven momenteel gesprekstechnologie of zijn ze van plan om die in de komende jaren te gaan gebruiken. Naarmate de gespreksbots voor klantenondersteuning steeds populairder worden, is te verwachten dat de verkopers van de bestektool deze functies opmerken en beginnen aan te bieden.
• Voorspellende analyse en kunstmatige intelligentie (AI): verbeteringen in het databeheer en de gegevensverwerkingstechnologie hebben organisaties in staat gesteld om algoritmen voor machinaal leren te creëren die de kosten van verkochte goederen nauwkeurig voorspellen en de verkoop voorspellen. Verwacht dat deze adoptie zich zal uitbreiden, want volgens een Capterra-onderzoek is 50% van de bedrijven geïnteresseerd in de implementatie van AI-technologie in de komende jaren.