Knowledge management tools

Wat is kennismanagement software?

Kennismanagement software is een gecentraliseerde, doorzoekbare opslagplaats voor digitale documenten, zoals PDF, docs, spreadsheets, presentaties, audio en video. Het stelt gebruikers in staat om zakelijke informatie, strategieën en ideeën vast te leggen, te bewaren, te organiseren en te delen. Het biedt een self-serviceportal voor het intern en extern delen van informatie met klanten of opdrachtgevers.

Organisaties kunnen de software gebruiken voor verschillende activiteiten, zoals training, het aanleren van best practices voor processen en projecten en het opstellen van FAQ's.

Wat zijn de voordelen van kennismanagement software?

Kennismanagement software stelt organisaties in staat om de kennis die medewerkers met tijd en ervaring hebben opgedaan te behouden en te delen met anderen. Hieronder volgt een lijst van de voordelen van het gebruik van deze software:

• Verbeteren van training van werknemers: de oplossing helpt bedrijven bij het documenteren van informatie, zoals sectorkennis, vaardigheden van werknemers en best practices. Het opslaan van deze gegevens op een self-serviceportal maakt het gemakkelijk voor werknemers om te leren van collega's en sectorleiders. De tool kan ook snel nieuwe medewerkers onboarden, omdat zij dan over alle trainingsmiddelen beschikken.
• Versnellen van de toegang tot informatie: de uitgebreide kennisbank maakt het medewerkers gemakkelijk om snel een antwoord te vinden op hun vragen. De database kan ook gedeeld worden met klanten en opdrachtgevers in de vorm van een FAQ-portaal. De software zorgt ervoor dat de antwoorden consistent en accuraat zijn en dat de reactietijd kort is.
• Efficiëntere probleemoplossing: de software maakt het mogelijk om trends in de problemen/vragen van klanten en medewerkers te volgen en te monitoren. Deze trends kunnen helpen problemen te elimineren, waardoor er uiteindelijk op de lange termijn tijd en geld wordt bespaard.

Welke algemene functies heeft kennismanagement software?

• Kennisbasisbeheer: het aanmaken en opslaan van documenten in een gecentraliseerde database die werkt als een georganiseerde opslagplaats voor het ophalen van kennis.
• Zoeken in volledige tekst: het zoeken naar specifieke trefwoorden in hele documenten, niet alleen in beperkte delen.
• Toegangscontroles: het definiëren van toegangsniveaus voor verschillende bestanden en mappen. Wijs verschillende machtigingen toe aan gebruikers binnen de organisatie.
• Catalogiseren: het indelen van documenten op basis van vergelijkbare tags en trefwoorden.
• Samenwerking: het samenwerken aan projecten door realtime informatie te delen met collega's.
• Contentbeheer: het creëren, leveren en beheren van informatie in meerdere formaten, binnen een collaboratieve omgeving.
• Discussieborden: het stellen van vragen en delen van ideeën via online forums of groepen.
• Self-serviceportal: het verkrijgen van toegang tot de kennisbank, discussieborden en ondersteunende tools, zoals een berichtendienst en een tickettracker, op één enkel platform.
• Tekstbewerking: het in staat stellen van gebruikers om teksten te bewerken vanuit de toepassing via een ingebouwde editor.

Welke overwegingen zijn er bij de aankoop van kennismanagement software?

• Bedrijfsdoelstellingen op elkaar afstemmen: elke leverancier biedt verschillende functies voor verschillende zakelijke behoeften. Sommige oplossingen zijn ontworpen als helpdesk voor de klant, terwijl andere zijn ontworpen als hulpmiddel voor samenwerking bij het beheren van ideeën en projecten. Maak alvorens een oplossing aan te schaffen een lijst van de zakelijke behoeften en stem deze af op de functies van de software. Maak ook een roadmap om de software te integreren in de processen en informatiesystemen.
• Het waarborgen van gegevensbeveiliging en privacy: dit is van vitaal belang, dus controleer waar de gegevens worden gehost en welke veiligheidsmaatregelen nodig zijn om ze te beschermen. Er kan ook voor gekozen worden om in de cloud te implementeren (waar de gegevens worden gehost op servers van derden/leveranciers) of on-premises (gehost op eigen servers). Bekijk de maatregelen voor beide opties en beoordeel welke optie bij het bedrijf past. Controleer ook of de beveiligingsleverancier voldoet aan de eisen van de certificering.
• Beoordelen van de totale softwarekosten: de prijs van de software varieert van gratis tot een paar honderd dollar. Om te voorkomen dat er te veel wordt betaald voor of te weinig gebruik wordt gemaakt van de software, moet ervoor gezorgd worden dat het gekozen tariefplan alle functies bevat om aan de basisbehoeften te voldoen. Het is mogelijk dat sommige van de geavanceerde functies of de volledige suite niet nodig zijn, waardoor de softwarekosten lager uitvallen. Maak ook gebruik van de gratis proefversies en demo's om de oplossingen die op de shortlist staan beter te kunnen beoordelen.

Wat zijn belangrijke trends op het gebied van kennismanagement software?

• Gebruik van AI (Artificial Intelligence, kunstmatige intelligentie) vergroten om informatie te filteren: aanbieders van kennismanagement software maken gebruik van AI om content per categorie te autotaggen, waardoor het indexeren van de zoekresultaten efficiënter wordt. Ze gebruiken ook AI om automatisch content aan te bevelen wanneer gebruikers vragen in de ingebouwde zoekbalk, live chat of e-mail typen. Dit helpt ze om op het juiste moment relevante informatie te ontdekken.
• Compatibiliteit met mobiele apparaten: zestig procent van de werknemers gebruikt mobiele apps voor werkgerelateerde taken en 71 procent besteedt meer dan twee uur per week aan het raadplegen van bedrijfsinformatie op mobiele telefoons. Op basis van deze trend bieden leveranciers van knowledge management software mobiele apps voor Android- en iOS-apparaten aan, om ervoor te zorgen dat gebruikers toegang hebben tot informatie op smartphones zonder daarbij compromissen te hoeven sluiten.