Wat is planning software?

Planning software helpt organisaties bij het boeken van evenementen, het inplannen van medewerkers, het reserveren van ruimtes en andere middelen. Bedrijven gebruiken een planning programma om zowel interne als externe activiteitenplanning te beheren met behulp van tools zoals een gedeelde kalender en prognose-, toewijzings- en resourcebeheerfuncties.

De voordelen van planning software

• Stimuleren van productiviteit. Online planning bespaart tijd en stelt gebruikers in staat zich te concentreren op belangrijke taken doordat er geen telefoongesprekken meer nodig zijn om aandeelhoudersvergaderingen te plannen. Met planning software kunnen eindgebruikers onderweg middelen boeken via mobiele app-functionaliteit en kunnen werknemers op afstand hun agenda's beheren zonder dat ze het kantoor van hun werkgever hoeven te bezoeken.
• Verbeteren van de samenwerking en verminderen van conflicten. Het planning systeem biedt een gecentraliseerd platform dat alle kalenders opslaat en de nodige wijzigingen aanbrengt, zodat de gebruikers op één lijn blijven. Schema's zijn toegankelijk voor alle medewerkers binnen een organisatie, wat de samenwerking verbetert, een efficiënt gebruik van middelen mogelijk maakt en conflicten in de planning vermindert.
• Vermindering van het aantal no-shows. Planning software kan automatische e-mail- en sms-herinneringen naar deelnemers sturen, en de integratie van agendaprogramma's waarschuwt gebruikers voor eventuele planningsconflicten. Deze herinneringen voorkomen te late annuleringen en no-shows door gebruikers hun afspraak/bijeenkomst binnen het systeem opnieuw te laten plannen of te annuleren.

Algemene functies van planning software

• Agendabeheer: het beheren en creëren van schema's met behulp van meerdere kalenders.
• Online boeken: het in staat stellen van gebruikers om online afspraken te maken via een mobiel apparaat, reserveringsportalen en/of kiosken.
• Groepsplanning: het in staat stellen van gebruikers om automatisch beschikbare vergaderingstijden te vinden over meerdere kalenders.
• Geautomatiseerde roosters: het beoordelen van de beschikbaarheid van middelen om automatisch schema's te genereren op basis van de bedrijfsbehoeften, beschikbaarheid van werknemers en kwalificaties.
• Realtime planning: het in staat stellen van gebruikers om een afspraak te plannen en boekingen te maken op basis van realtime beschikbaarheid.

Overwegingen bij de aankoop van planning software

• Bedrijfsinformatie en -rapportage. Aangezien managers voor een effectieve planning de prestaties van het team en het gebruik van middelen nauwlettend in de gaten moeten houden, moeten ze een shortlist maken van planning programma's die het gebruik van middelen bijhouden en inzicht in de prestaties en het gebruik van middelen/metriek bieden. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om operationele problemen, zoals overwerk, no-shows en onderbenutting van middelen, te verminderen. Kleine bedrijven met grotere behoeften kunnen op zoek gaan naar oplossingen die dashboards en rapportage mogelijkheden bieden.
• Mobiele toegang. Kleine bedrijven kunnen groei versnellen door gebruik te maken van digitale initiatieven, zoals het meenemen van een eigen apparaat (Bring Your Own Device, BYOD). Om ten volle te kunnen profiteren van dergelijke initiatieven moeten bedrijven echter toewerken naar een cultuur waarin werknemers vanaf overal kunnen werken. Bedrijven die dergelijke veranderingen aan het verkennen zijn, moeten een shortlist maken van planning programma's die mobiele toegang bieden, alsook de mogelijkheden van alle aangeboden mobiele applicaties evalueren voordat ze een aankoopbeslissing nemen.

Belangrijke trends op het gebied van planning software

• Adoptie van planning systeembots. Kleine bedrijven zullen het wellicht moeilijk vinden om te concurreren als ze geen gebruik maken van kunstmatige intelligentietools (AI). Volgens onderzoek zijn zeven van de tien kleine bedrijven van plan om in de komende één tot twee jaar gespreksinterfacetechnologie te gaan gebruiken. AI-aangedreven chatbots zullen binnenkort in staat zijn om met klanten te communiceren en ze te helpen bij het plannen van afspraken.
• Snelle vooruitgang op het gebied van machine learning technologieën. Machine learning tools bewegen zich van het afhandelen van kleine taken naar het beheren van hele processen. Technologiegiganten als Apple, Amazon, Facebook, Google en Microsoft investeren volop in het onderzoek en de ontwikkeling van dergelijke tools. In combinatie met out-of-the-box innovaties van startups, breidt het aanbod aan machine learning technieken zich uit met ontwrichtende oplossingen.

Volgens onderzoek zal de helft van kleine bedrijven in de komende één tot twee jaar use-cases voor machine learning in de IT-infrastructuur hebben. Slimmere planning tools, ondersteund door voorspellende machine learning technologieën, zullen vraag en aanbod nauwkeurig voorspellen, zodat het management tijdig beslissingen kan nemen en de bedrijfsprestaties kan optimaliseren.