Wat zijn DMS-systemen?

DMS-systemen helpen gebruikers bij het maken, opslaan en delen van documenten, van standaardformulieren en contracten tot persoonlijke correspondentie. Deze toepassingen bevatten functionaliteiten zoals het vastleggen van afbeeldingen, doorzoeken van documenten en toegangsbeheer waarmee gebruikers eenvoudig door zakelijke documenten kunnen navigeren.

De voordelen van DMS-systemen

DMS-systemen kunnen de digitale transformatie van je bedrijf ondersteunen door de noodzaak van handmatig papierwerk te elimineren.

Hieronder staan enkele voordelen van het gebruik van een DMS-systeem:

• Overal en altijd toegang tot documenten.
• Samenwerken door middel van het delen van bestanden.
• Het beschermen van bedrijfskritieke documenten tegen ongeoorloofde toegang, cybercriminaliteit, ransomware en natuurrampen.
• Verlaging van de kosten voor het opslaan van fysieke documenten.

Algemene functies van DMS-systemen

• Documenten vastleggen: het gebruikmaken van beeldregistratietechnologie om gedrukte documenten te digitaliseren. Geavanceerde platforms bieden functionaliteit voor OCR (optical character reader, optische lezer) en zoeken.
• Het opslaan van documenten: het opslaan, openen, delen en bewerken van documenten via een gemeenschappelijk platform.
• Zoeken in volledige tekst: het zoeken naar relevante bestanden en documenten door trefwoorden in een zoekvak te typen.
• Toegang/toestemming beheren: het beheren van de toegangsrechten tot documenten voor bepaalde personen of een groep, en bepalen wie er documenten kan bekijken en/of bewerken.
• Tools voor samenwerking: het delen van documenten met personen of een groep mensen, en hen in staat stellen om documenten te bewerken en opmerkingen toe te voegen.
• Documentarchief: het creëren van een gecentraliseerde opslagplaats voor het opslaan van vertrouwelijke en gearchiveerde gegevens voor toekomstig gebruik.

Overwegingen bij de aankoop van DMS-systemen

• Integratiecapaciteiten: om optimaal gebruik te maken van een DMS-systeem, moeten gebruikers deze integreren met andere belangrijke bedrijfssystemen zoals oplossingen voor boekhouding, customer relationship management (CRM), en HR. Deze integraties helpen je niet alleen om gebruik te maken van de capaciteiten voor het opslaan en delen van documenten binnen het DMS-systeem, maar stellen je ook in staat om een tekstzoekopdracht voor documenten binnen het hele bedrijf uit te voeren. Zo helpt een integratie van een DMS-systeem met een boekhoudoplossing gebruikers bij het indexeren en opslaan van boekhoudkundige en financiële documenten, wat nuttig is voor de toegang tot documenten tijdens interne of externe audits.
• Gegevensbeveiliging: kleine bedrijven worden geconfronteerd met zowel externe bedreigingen voor de gegevensbeveiliging (zoals hacking en inbreuken op de gegevensbeveiliging) als interne bedreigingen voor de gegevensbeveiliging (zoals diefstal door werknemers). Omdat het DMS-systeem de opslagplaats is van belangrijke zakelijke documenten, is dit systeem veel gevoeliger voor een inbreuk op de gegevensbeveiliging. Om elk gegevensverlies te vermijden moet je ervoor zorgen dat het DMS-systeem dat je selecteert is uitgerust met de nieuwste beveiligingsprotocollen en -methoden. Deze omvatten beveiliging via 256-bit Advanced Encryption Standard (AES) en versleuteling door middel van SSL/TLS (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
• Behoeften voor het scannen en de beeldverwerking van documenten: het scannen en de beeldverwerking van documenten helpt gebruikers doordat ze papieren documenten kunnen scannen en deze vervolgens indexeren met behulp van een reeks trefwoorden. Digitale opslag in combinatie met nauwkeurige indexering helpt gebruikers bij het zoeken naar deze documenten. Sommige producten bieden ook OCR (optical character recognition, optische tekenherkenning), waarmee gebruikers handgeschreven documenten kunnen omzetten naar een digitaal formaat. Voor kopers die veel met fysieke documentatie werken, moet de shortlist producten met deze functionaliteit bevatten.

Belangrijke trends op het gebied van DMS-systemen

• Bedrijven willen een nauwere integratie tussen project management tools en DMS-systemen: binnen een bedrijf strekt de samenwerking zich uit over verschillende teams. Om de operationele efficiëntie te verbeteren, stappen bedrijven over op geïntegreerde tools die tijd en moeite besparen bij het schakelen tussen verschillende programma's. Daarom willen bedrijven hun project management tools integreren met het DMS-systeem, zodat gebruikers tijdens het werken aan een project hun documenten kunnen delen.
• De toekomst van documentbeheer is mobiel: met een toename in het gebruik van mobiele apparaten zijn mobiele capaciteiten een prioriteit voor kleine bedrijven De verwachting is dat leveranciers steeds meer mobiele diensten zullen aanbieden, zoals mobiele responsieve interfaces, mobiele apps en klantportals.