Wat zijn performance management systemen?

Performance management systemen helpen bedrijven bij het stroomlijnen van het proces van het verzamelen en beoordelen van de prestaties van werknemers, het vaststellen van doelstellingen en het opstellen van individuele ontwikkelingsplannen. Het helpt managers bij het vaststellen van de jaarlijkse doelen en doelstellingen voor hun teamleden en bij het identificeren van top- en onderpresteerders.

Sommige performance management systemen bevatten 360-graden feedbacktools, waarmee medewerkers zelfevaluaties kunnen uitvoeren en geëvalueerd kunnen worden door hun manager, collega's en directe medewerkers.

Wat zijn de voordelen van performance management systemen?

• Bijhouden van de prestaties verbeteren: in tegenstelling tot een traditioneel prestatiebeoordelingsysteem waarbij managers slechts één of twee keer per jaar feedback vastleggen (waarbij ze misschien alleen maar denken aan recente gebeurtenissen), stellen performance management systemen gebruikers in staat om gedurende het hele jaar feedback van werknemers en managers te verzamelen. Dit geeft een volledig en eerlijk beeld van de prestaties van de medewerker gedurende het hele jaar en helpt managers om hem of haar nauwkeuriger te evalueren.
• De motivatie van de werknemers verhogen: de performance management software verbindt managers en medewerkers op een gemeenschappelijk platform waar ze individuele doelen, doelstellingen en professionele ontwikkelingsplannen kunnen bespreken en vaststellen. Medewerkers kunnen hun prestaties bekijken en hun productiviteit in kaart brengen ten opzichte van de toegewezen doelen.

Welke algemene functies hebben performance management systemen?

• Het leveren van 360-graden feedback: het in staat stellen van managers, collega's en directe ondergeschikten om anonieme feedback over medewerkers te geven, zodat medewerkers kunnen zien hoe anderen hun werk en kwaliteit waarderen.
• Het voortdurend bijhouden van prestaties: het verzamelen en analyseren van de feedback van werknemers en managers in realtime en het in kaart brengen van de productiviteit van werknemers ten opzichte van de gestelde doelen en doelstellingen.
• Het stellen van doelstellingen/doelen: het in staat stellen van managers om doelen en doelstellingen voor elk individu in hun team te configureren en vast te stellen.
• Het bijhouden van de beoordelingsgeschiedenis: het bijhouden van beoordelingen, salarisverhogingen en promotionele voordelen gedurende de gehele duur van het dienstverband.
• Het doen van zelfbeoordelingen: het geven van de instrumenten aan individuen om hun eigen prestaties te evalueren.

Welke overwegingen zijn er bij de aankoop van een performance management systeem?

• Integratie met andere HR-systemen: als je bedrijf geen volwaardig HRM-systeem (human resource management) gebruikt, is het aan te raden om te kiezen voor performance management systemen die integreren met andere HR-toepassingen, zoals vergoedingen en administratie, loonadministratie, presentie- en leermanagementsystemen. Dankzij de integraties kan de HR-afdeling gegevens tussen de systemen uitwisselen.
• Gegevensbeveiliging: de performance management software behandelt zeer vertrouwelijke personeelsgegevens, waaronder persoonlijke gegevens, salarissen en vergoedingen. Als de software wordt gehost in de cloud, moet de leverancier voldoen aan de normen voor gegevensbeveiliging om de gegevens van werknemers die op hun servers zijn opgeslagen, te beschermen. Bedrijven moeten de conformiteitscertificaten en gegevensbeveiligingsstandaarden van leveranciers valideren voordat ze software op de shortlist plaatsen.

Wat zijn belangrijke trends op het gebied van performance management systemen?

• AI zal het prestatiebeoordelingsproces verbeteren: bedrijven verschuiven van traditionele werknemersprestatiebeoordelingen, die één of twee keer per jaar worden uitgevoerd, naar een continu proces. Desondanks kan de integriteit van het feedbackproces van de medewerkers nog steeds in het gedrang komen door menselijke fouten en vooringenomenheid van de leidinggevenden. Performance management tools, ondersteund door AI, kunnen bedrijven helpen om veel vooroordelen te stoppen. Een AI-gestuurd systeem zal het hele jaar door de prestatiegegevens van de werknemers in realtime vastleggen. AI kan ook aanbevelingen doen voor trainings- en ontwikkelingsprogramma's voor medewerkers op basis van hun prestatiehistorie. Softwareleveranciers zoals Butterfly.ai en Know Your Day, hebben al artificiële intelligentie toegevoegd aan hun performance tracking software.
• De adoptie van de cloud blijft stijgen: steeds meer leveranciers van performance management systemen zetten hun producten in de cloud. Volgens Gartner is de cloudadoptie in alle regio's met 26% gestegen, wat in 2017 goed was voor 51% van alle inkomsten uit HCM (human capital management). Deze trend komt vooral ten goede aan het midden- en kleinbedrijf, omdat zij tegen lage abonnementskosten toegang hebben tot HR-toepassingen en geen zware investeringen in infrastructuur voor on-premises tools hoeven te doen.