Wat is bouwsoftware?

Bouwsoftware (ook wel bekend als project management software voor de bouw) helpt vastgoedbouwers, aannemers en onderaannemers bij het beheren van de bouwwerkzaamheden. Bouwsystemen functioneren in wezen als projectmanagementoplossingen met aanvullende functies zoals documentbeheer, budget- en offertebeheer, boekhouding, workflowautomatisering en resource management. 

Deze oplossingen helpen bouwers, ingenieurs en architecten om de voortgang van de werkzaamheden op de bouwplaats te communiceren, de kosten en uitgaven te bewaken, middelen te plannen en projectdeadlines bij te houden. Bouwsoftware wordt ook wel aannemerssoftware genoemd.

De voordelen van bouwsoftware

• Realtime zichtbaarheid van de levenscyclus van een project: bouwsystemen creëren één enkel venster van zichtbaarheid voor alle belanghebbenden, van buitendienstmedewerkers tot CEO's. Vergeleken met handmatige methoden maken deze systemen het eenvoudiger om de projectuitgaven te volgen, kritieke problemen aan te pakken wanneer deze zich voordoen en werkvertragingen als gevolg van onvoorziene fouten te beperken. 
• Verbeterde werkverdeling: met behulp van bouwsystemen kunnen managers via slechts een paar klikken projecten en taken toewijzen aan werknemers. Hierdoor weet iedereen van tevoren wat hun dagelijkse taken zijn en wordt de kans op verwarring geëlimineerd. Managers worden ook op de hoogte gesteld wanneer een plan fout loopt of een taak niet binnen de gestelde termijn is voltooid. 

Algemene functies van bouwsoftware

• Offertebeheer: het uitnodigen en accepteren van offertes van onderaannemers en externe belanghebbenden, het analyseren en vergelijken van offertes om de beste optie te selecteren, het verzenden van RFI's (request for information, informatieverzoek) en het beheren van een gecentraliseerde opslagplaats van alle biedingsgegevens. 
• Documentbeheer: het creëren, bijhouden, opslaan en beheren van alle project- en personeelsgerelateerde documenten, zodat alle belanghebbenden documentatie naar wens moeiteloos kunnen doorzoeken.
• Project management: het creëren van een stapsgewijze workflow voor elk project.
• Bijhouden van budget/kostprijsberekening: het toewijzen en registreren van de kosten voor het voltooien van elk(e) project, taak en subtaak, en het vergelijken ervan met de begrotingsramingen. 
• Contractbeheer: het onderhouden van een gecentraliseerde opslagplaats van alle contracten en overeenkomsten tussen bedrijf en klanten, verkopers, leveranciers en externe belanghebbenden. Dit is ook nuttig voor het bijhouden van contractgerelateerde mijlpalen. 
• Beheer van urenstaten: het bijhouden van de daadwerkelijke arbeidsuren van werknemers. 

Overwegingen bij de aankoop van bouwsoftware

Bouwsoftware is cruciaal voor een efficiënte en kosteneffectieve projectuitvoering, omdat deze het algemene beheer van het bouwbedrijf en de gelijktijdige uitvoering van meerdere projecten ondersteunt zonder overlappingen of onnodige vertragingen in de werkzaamheden. Het is echter wel belangrijk om de juiste software te kiezen voor de unieke behoeften van het bedrijf, en er zijn een aantal factoren om rekening mee te houden bij het opstellen van een shortlist voor bouwsoftware.

• Totale eigendomskosten: de kosten van bouwsystemen zijn afhankelijk van meerdere factoren. Hoewel sommige traditionele leveranciers nog steeds een op de pc geïnstalleerde implementatie bieden voor een vast eenmalig bedrag, bieden de meeste leveranciers nu cloudgebaseerde oplossingen in verschillende tariefmodellen. Weinig cloudgebaseerde bouwbeheertools bieden robuuste functiesets voor een onbeperkt aantal gebruikers, in plaats van voor elk beheerd project een vaste periodieke vergoeding in rekening te brengen. Andere tools rekenen op basis van gebruikersaantallen, maar staan een onbeperkt aantal projecten toe. Bedrijven moeten op basis van de totale gebruikersaantallen en de projectfrequentie/-kosten bepalen welk tariefmodel het beste aan hun behoeften voldoet. 
• Training en ondersteuning bij de oplossing: omdat bouwsystemen door iedereen binnen een bouwbedrijf worden gebruikt, van de directie tot en met de supervisors in de buitendienst, is het essentieel dat elke werknemer leert hoe hij/zij het systeem moet gebruiken. Alvorens een aankoop te doen dient de koper de trainingsmodules van verschillende leveranciers te evalueren en te vragen naar hun aanbod en voorwaarden voor ondersteuning. 

Belangrijke trends op het gebied van bouwsoftware

• Op AI gebaseerde software is een aanvulling op bouwbeheertools: moderne bouwsystemen zitten vol met capaciteiten voor geavanceerde gegevensanalyse en kunstmatige intelligentie. Bouwbedrijven maken intensief gebruik van deze systemen, die niet alleen in realtime gegevens uit meerdere bronnen verzamelen, maar ook waardevolle zakelijke inzichten bieden. De ingebouwde capaciteiten voor machine learning en kunstmatige intelligentie helpen topmanagers om problemen in hun proces te begrijpen, te zoeken naar een betere aanpak en taken zoals personeelsregistratie, projectfacturering en projectraming te verbeteren. 
• Gadgets met wearables zijn de volgende grote ontwikkeling in het bouwbeheer: bouwbedrijven voeren in hoog tempo het gebruik van slimme wearables in hun dagelijkse bedrijfsactiviteiten in. Deze wearables (bijv. een slimme bril, jassen en sensoren bevestigd aan werkpakken) helpen gebruikers om gegevens te verzamelen over de productiviteit, efficiëntie en veiligheid van de werknemer. Deze gegevens worden in realtime gedeeld met bouwsoftware om de werkomstandigheden te analyseren en de prestaties van het personeel te meten ten opzichte van verschillende normen. Dit helpt om de uitvaltijd te minimaliseren, de beschikbaarheid van apparatuur te controleren, risicovolle werkzaamheden te vermijden, de veiligheid van de werknemers te verzekeren, en meer.