Wat zijn kassasystemen?

Kassasystemen of POS-systemen (Point of Sale, verkooppunt) zijn een belangrijke vereiste voor allerlei soorten fysieke winkels, of het nu gaat om een ​​algemene winkel, restaurant of supermarkt. Hiermee kunnen detailhandelaars betalingen accepteren en verwerken en ook andere aspecten van het bedrijf synchroniseren, bijhouden en beheren, zoals de personeelsbezetting, verkoop, en het voorraad- en inkoopbeheer.

Een POS-systeem wordt meestal gekocht in combinatie met compatibele hardware en accessoires zoals een beeldscherm, kassa, streepjescodescanner, kassabonprinter en kaartlezers. Dit hele ecosysteem wordt meestal in de buurt van de in- of uitgang van een winkel geïnstalleerd.

De voordelen van kassasystemen

De toenemende complexiteit van het runnen van een bedrijf betekent dat de traditionele operationele en uitvoeringspraktijken tegenwoordig niet meer volstaan. Er zijn geavanceerde tools nodig om concurrerend te blijven met nieuwere en grotere bedrijven. Dit is mogelijk met behulp van een goed geïmplementeerd kassasysteem. Hieronder staan enkele voordelen van het installeren van een kassasysteem in een winkel:

• Snellere afhandeling van de bedrijfsactiviteiten: een detailhandelaar moet meerdere bedrijfsactiviteiten beheren, zoals de aankoop van materialen, de verzending van goederen, de dagelijkse personeelsbezetting, het beheer van afspraken en de verwerking van betalingen. Vroeger waren er meerdere kassa's en talrijke medewerkers nodig om al deze gegevens in de respectievelijke bestanden in te voeren. Maar nu kunnen detailhandelaars alle informatie in één kassasysteem vastleggen en daarmee tijd besparen. Ze zijn ook in staat om hun medewerkers beter in te plannen, klanten nauwkeurig te factureren voor hun aankopen en het afrekenen sneller uit te voeren.
• Efficiënt voorraadbeheer: moderne kassasystemen kunnen gemakkelijk overweg met meerdere inventarissen voor meerdere winkels. Hierdoor kunnen bedrijven steeds op de hoogte blijven van hun beschikbare voorraad, en ze kunnen triggers voor het opnieuw bestellen invoeren zodat ze nooit uitverkocht raken. Moderne kassasystemen zijn zelfs in staat om de aankoopgeschiedenis te analyseren en aanbevelingen voor de volgende aankoop te leveren.
• Uitgebreide bedrijfsrapportage: het bijhouden van de verkoop, omzet en winst is een behoorlijk tijdrovende taak, vooral wanneer de transacties op papier of spreadsheets worden vastgelegd. Een kassasysteem registreert alle transacties in een vooraf ontworpen of aangepast sjabloon. Dit helpt detailhandelaars bij het identificeren van welke producten uitstekend of juist minder verkopen. Met behulp van deze informatie kunnen ze vervolgens hun marketinginspanningen richten op het stimuleren van de verkoop.

Algemene functies van kassasystemen

• Voorraadbeheer: het toezicht houden op het proces van bestellen, opslaan en bijhouden van voorraden om een soepele en ononderbroken levering te garanderen.
• Verwerking van betalingen: het accepteren, verifiëren en verwerken van betalingen van klanten via verschillende kanalen, waaronder contant geld, cheques, digitale portemonnees en betaalpassen.
• Verkoop bijhouden: het bijhouden en controleren van de hoeveelheid verkochte voorraden over een bepaalde periode en het vastleggen van de prestaties van het verkoopteam.
• Kortingsbeheer: het werken met verschillende soorten promotiecodes en loyaliteitsprogramma's om klanten bepaalde kortingen te bieden en de verkoop te stimuleren.
• Scannen van streepjescodes: het scannen van producten met behulp van hun streepjescodes en/of soortgelijke tags en het bijhouden van de verplaatsing van artikelen in/uit de winkel.
• Elektronische handtekening (ook bekend als e-handtekening): het digitaal ondertekenen van documenten binnen het systeem om tijd en papier te besparen.

Overwegingen bij de aankoop van kassasystemen

• Verwachtingen van het kassasysteem: deze oplossingen worden aangeboden in verschillende prijsklassen. Het is gemakkelijker om een oplossing te kiezen als de vereisten op het gebied van functionaliteiten, budget en diensten duidelijk zijn. Kopers moeten rekening houden met de behoeften van hun medewerkers en klanten. Het is ook raadzaam om te anticiperen op de toekomstige behoeften van de koper, zodat het bedrijf kan controleren of de geselecteerde leverancier deze functionaliteiten al dan niet aanbiedt.
• Gebruiksgemak van de software: het hoge personeelsverloop in de detailhandel is een van de redenen waarom een bedrijf ervoor moet zorgen dat het kassasysteem voor alle medewerkers gemakkelijk aan te leren en te gebruiken is. Een hoge gebruiksvriendelijkheid betekent dat nieuwe en bestaande medewerkers het kassasysteem al snel na de training kunnen gebruiken. Daarom is het cruciaal om de bruikbaarheid en de leercurve van een oplossing te testen, wat kan worden gedaan door middel van gratis proefversies en demo's.
• Totale eigendomskosten: de kosten van het installeren van een kassasysteem kunnen zeer uiteenlopen, van een paar honderd tot duizenden euro's. Dit is afhankelijk van de implementatie-optie, het aantal accessoires en het betalingsplan dat een bedrijf kiest. Sommige leveranciers brengen hoge aanvangskosten in rekening voor compatibele accessoires, terwijl anderen een periodieke vergoeding vragen. De meeste POS-systemen zijn alleen compatibel met hun eigen hardware. Dit betekent dat een bedrijf vóór de aankoop rekening moet houden met de totale kosten, zowel de vaste als de verborgen.

Belangrijke trends op het gebied van kassasystemen

• Mobiele betalingen en tabletkassasystemen in opkomst: klanten betalen steeds vaker via mobiele portemonnees in plaats van met contant geld of een betaalpas. De transactiewaarde van de markt voor innovatieve betaaltechnologie zal naar verwachting groeien van 4,2 miljard dollar in 2018 tot 14 miljard dollar in 2022. Dit dwingt leveranciers om transactiecapaciteiten voor digitale portemonnees toe te voegen aan hun systemen. Leveranciers draaien nu POS-systemen op tablets en iPads in plaats van op omvangrijke kassa's. In plaats van klanten die naar het kassasysteem komen, komt het kassasysteem nu naar de klanten.
• Kassasystemen krijgen een AI-upgrade: het is bekend dat betere gegevens en analyse leiden tot betere zakelijke beslissingen. Kassasystemen worden tegenwoordig steeds intelligenter, omdat software die wordt aangedreven door AI (Artificial Intelligence, kunstmatige intelligentie) gegevenspunten over klanten, verkoop, betalingswijzen, snelheid van voorraadherstel en dergelijke kan vastleggen. Dit levert essentiële inzichten in wat klanten kopen en de aankoopfrequentie. Dit ondersteunt detailhandelaars bij het plannen van hun aankopen, het segmenteren van klanten en het nemen van slimmere marketingbeslissingen. Met AI kunnen kassasystemen bovendien ook frauduleuze transacties signaleren.