Wat zijn reserveringssystemen?

Reserveringssystemen bieden tools en functies die horecabedrijven helpen hun boekingsprocessen te stroomlijnen en reserveringsaanvragen te beheren. Het biedt functies zoals boeken (kamers, tafels, voertuigen enz.), verwerken van betalingen, controleren van de beschikbaarheid en beheer van de agenda. De software is breed inzetbaar in de horeca, onroerend goed en de verhuursector.

Reserveringssystemen zijn gerelateerd aan afspraken software, hotel software en registratie software.

De voordelen van reserveringssystemen

Als eigenaar/beheerder van een op reserveringen gebaseerd bedrijf kan er met reserveringssystemen een feilloos en gebruiksvriendelijk reserveringssysteem worden opgezet. Enkele van de belangrijkste voordelen van de implementatie van reserveringssystemen zijn:

• 24/7 beschikbaarheid voor boekingen/reserveringen: met een goed geïmplementeerd reserveringssysteem kan het bedrijf 24 uur per dag, zeven dagen per week boekingen accepteren. Klanten hebben toegang tot het online portaal of kunnen via de partnerplatforms overal en op elk moment reserveren.
• Vermijding van fouten bij het boeken: een van de belangrijkste voordelen van reserveringssystemen is het voorkomen van onjuiste reserveringen of dubbele boekingen. Met een gecentraliseerd reserveringssysteem beschikt iedereen over de meest recente informatie over de beschikbaarheid van een kamer.
• Automatisering van boekingsprocessen: reserveringssystemen automatiseren de hele boekingscyclus, van boekingsaanvragen tot betalingen. Eigenaren/beheerders kunnen verschillende handelingen in het reserveringsproces stroomlijnen, zoals het afhandelen van klantvragen, het accepteren van betalingen en het beheren van agenda's. Met een regelgebaseerd systeem kunnen gebruikers geautomatiseerde workflows opzetten, waarmee gasten bijvoorbeeld automatisch een boekingsbevestiging via sms of e-mail ontvangen zodra de betaling is ontvangen.

Algemene functies van reserveringssystemen

• Online boekingen: het accepteren van online boekingsaanvragen en het verwerken daarvan op basis van beschikbaarheid.
• Verwerking van betalingen: het accepteren en verwerken van betalingen en het delen van ontvangstbewijzen met klanten.
• Groepsreserveringen: het maken van afspraken voor groepen die op hetzelfde moment een reservering aanvragen.
• Boekingsnotities: het vastleggen van de verzoeken van klanten tijdens het reserveringsproces en het delen van deze notities met medewerkers.
• Klantenondersteuning: het bieden van ondersteuning aan klanten via telefoon, live chat of e-mail.

Overwegingen bij de aankoop van reserveringssystemen

• Overweging van wat er nodig is: leveranciers van reserveringssystemen bieden een breed scala aan basis- en premiumfuncties. Functie-eisen zullen uniek zijn op basis van de omvang en het type van het bedrijf. Basisfuncties, zoals realtime boeken met betalingsondersteuning, zijn vrij standaard, terwijl premiumfuncties, zoals ingebouwde marketingautomatisering, betalingsgateways voor meerdere valuta en integratie met bestaande toepassingen, mogelijk niet nodig zijn. Maak een lijst van de "moet-hebben" en "goed-om-te-hebben" functies alvorens een shortlist voor de leverancier op te stellen.
• Integratie met bestaande systemen: reserveringssystemen zijn misschien niet de eerste of enige tool die wordt gebruikt, dus het is belangrijk dat deze kunnen worden geïntegreerd met de bestaande technologietools. Controleer alvorens tot aankoop over te gaan of het gekozen reserveringssysteem volledig geïntegreerd kan worden met de POS, database management software en compliance management systemen, om er een paar te noemen.
• Aankoop van reserveringssystemen of bouw van eigen systemen: de beslissing om te kiezen voor systemen van derden of om intern een systeem te ontwikkelen is afhankelijk van de complexiteit van het reserverings-/boekingsproces en het gewenste niveau van maatwerk. Intern ontwikkelde software kan worden afgestemd op de bestaande interface en functievereisten, maar het vergt veel tijd en geld. Aan de andere kant kunnen reserveringssystemen van derden (met name systemen in de cloud) binnen enkele uren tegen een redelijke prijs worden geïmplementeerd, maar kunnen deze minder goed aanpasbaar zijn.

Belangrijke trends op het gebied van reserveringssystemen

• Chatbots veranderen het boekingsproces: chatbots (AI-backed gespreksinterfaces) transformeren de manier waarop boekingsvragen worden ontvangen en beantwoord. Chatbots kunnen de behoefte aan personeel om vragen van klanten te behandelen vervangen of aanzienlijk verminderen, en kunnen vragen afhandelen zonder menselijke tussenkomst. Volgens Humley wil meer dan twee derde van de Amerikanen gebruik maken van chatbots om hun online reiservaring te verbeteren.
• Voorspellende intelligentie zal helpen om de gastervaring te verbeteren: reserveringssystemen bevatten tools die een verscheidenheid aan klantgegevens vastleggen. Volgens Zebra Technologies zoekt 49% van de hotel- en resorteigenaren naar manieren om gastgegevens om te zetten in bedrijfsrelevante inzichten die de verblijfservaring van de gasten en de klantloyaliteit kunnen verbeteren. De meeste leveranciers van reserveringssystemen zijn begonnen (of zullen beginnen) met het aanbieden van voorspellende analysemogelijkheden, gebundeld met hun oplossingen.