Wat is samenwerkingssoftware?

Samenwerkingssoftware is een tool voor agile teams die zich in verschillende regio's bevinden of op afstand werken. Het wordt gebruikt in de reclame, het bankwezen, de overheid, de gezondheidszorg, de marketing en de IT. De primaire functies omvatten het delen van documenten, versiebeheer, rolgebaseerde toegangs- en toestemmingscontrole, voortgangsbewaking, multi-channel communicatietools en een documentenopslagplaats.

De software helpt medewerkers om gemakkelijk samen te werken, snel te communiceren en middelen te delen. Door te werken in een collaboratieve omgeving kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd taken, projecten en updates in real time beheren en delen.

De voordelen van samenwerkingssoftware

Samenwerkingssoftware biedt veel voordelen voor een organisatie die resulteert in een gestroomlijnde workflow en effectieve voltooiing van taken en doelen. Het helpt bedrijven het volgende te doen:

• Verbeteren van productiviteit: het op tijd uitvoeren van projecten vereist live communicatie en samenwerking. De software stelt medewerkers in staat om ideeën, middelen en taakupdates te delen met iedereen, waar dan ook in realtime. In tegenstelling tot e-mails, begraaft deze software de kritische informatie niet in een warboel van ongerelateerde berichten. Gebruikers kunnen voor elke workflow kanalen aanmaken, evenals waarschuwingen om hun opdrachten en projectvoortgang bij te houden.
• Efficiënt beheren van projecten: met het enkele, gecombineerde dashboard kunnen meerdere gebruikers projecten en taken organiseren, deze toewijzen aan verschillende medewerkers, workflows bijhouden en op de hoogte worden gehouden van de voortgang. Gebruikers kunnen hun collega's informeren over de toegewezen taken, hun workflows bijhouden en in realtime communiceren met collega's.
• Efficiënt samenwerken met medewerkers op afstand: de software stelt bedrijven in staat om hun workflows uit te breiden en om werknemers op afstand of collega's uit verschillende regio's te betrekken. Op deze manier kunnen bedrijven lokaal talent in dienst nemen in plaats van te betalen voor het overplaatsen van medewerkers. De medewerkers op afstand hebben toegang tot de nodige projectdossiers, wat zorgt voor een blijvende productiviteit tegen lage kosten.

Algemene functies van samenwerkingssoftware

• Communicatietools: het gebruiken van de instrumenten en middelen om de communicatie met de belanghebbenden over verschillende taken en projecten te vereenvoudigen.
• Bestanden delen: het delen van bestanden met andere gebruikers en het verlenen van het recht om de bestanden te openen, bewerken of wijzigen.
• Documentbeheer: het op een georganiseerde manier aanmaken, opslaan, volgen en beheren van alle documenten.
• Taakbeheer: het aanmaken en toewijzen van taken aan individuen. Het bijhouden van de workflow en het bewaken van de algehele voortgang totdat de taak is voltooid.
• Contentbeheer: het vereenvoudigen van realtime samenwerking tussen meerdere belanghebbenden om documenten in realtime aan te maken en te bewerken. Het verzamelen, delen, opvragen en beheren van content in verschillende formaten die zijn opgeslagen in meerdere databases.
• Brainstormen: het faciliteren van digitale groepsdiscussies om nieuwe ideeën te produceren en op te slaan.

Overwegingen bij de aankoop van samenwerkingssoftware

Met honderden samenwerkingstools op de markt kan het moeilijk zijn om er één te kiezen. In het kader van de beraadslaging adviseren wij de volgende overwegingen in acht te nemen:

• Begrijp de werkstijl: verkrijg voorafgaand aan het stellen van de verwachtingen van de software eerst inzicht in de workflows en hoe de teams aan projecten werken. Bekijk vervolgens de functies en functionaliteiten grondig en stem deze af op de verwachtingen. Startups geven bijvoorbeeld de voorkeur aan het delen van documenten en gelijktijdige toegang voor meerdere gebruikers, terwijl middelgrote bedrijven een op de boodschap gerichte samenwerkingsoplossing willen.
• Opties voor implementatie: de keuze tussen cloud of on-premise implementatie hangt af van vele factoren, zoals het initiële investeringsbudget, de implementatie- en onboardingtijd, de controle en beveiliging van de gegevens en de interne IT-capaciteiten. Over het algemeen hebben cloudgebaseerde oplossingen lage initiële kosten en kunnen ze in een paar dagen worden geïmplementeerd. Kies voor on-premise oplossingen om de toegang tot gegevens te beperken en deze op eigen servers op te slaan.
• Gratis proefversies voor een betere evaluatie: de meeste leveranciers bieden gratis proefversies aan voor een beperkte periode, wat een beeld geeft van de software, de interface en de functies. Als er eenmaal een paar producten op de shortlist staan die passen binnen prijsklasse, kies dan een paar medewerkers om deze oplossingen te evalueren. Verzamel de feedback van iedereen, en ga dan over tot de uiteindelijke aankoop.

Belangrijke trends op het gebied van samenwerkingssoftware

• UCC-oplossingen om in de mainstream te zijn: aangezien samenwerkingssoftware een aantal functies van communicatietools biedt, zijn de diensten geïntegreerd in een nieuw aanbod, de oplossing voor Unified Communication and Collaboration (Geïntegreerde communicatie en samenwerking). Leveranciers die stand-alone samenwerkingssoftware aanbieden, zullen API's (Application Programming Interface, interface voor toepassingsprogrammering) aanbieden, of bieden deze nu al aan, om hun software te integreren met bedrijfstoepassingen zoals klantenservice, communicatie en projectmanagement.
• Samenwerking met AI-bots: chatbots en AI (Artificial Intelligence, kunstmatige intelligentie) maken snellere interne communicatie en betere klantinteracties mogelijk. Gartner heeft voorspeld dat in 2020 de gemiddelde persoon meer gesprekken met bots zal voeren dan zijn eigen echtgenoten. AI-geschikte chatbots verwerken front-end activiteiten, zoals het beantwoorden van vragen van klanten. De bots kunnen gegevens efficiënter beheren, alledaagse taken stroomlijnen en de teamcommunicatie verbeteren. De volgende keer dat er een PTO (Paid Time Off, betaald verlof) wordt gepland, kan het simpelweg aan de bot worden gezegd, zodat deze automatisch de manager en het team op de hoogte brengt.