Wat is taakbeheer software?

Taakbeheer is een essentieel onderdeel van projectbeheer dat bedrijven helpt een project te segmenteren in geassocieerde en opeenvolgende taken. Elke taak wordt individueel gepland, gedistribueerd, gepland en gecontroleerd. Taakbeheer software helpt teams samen te werken met behulp van functies zoals taakplanning, voortgangsrapportage en urenregistratie. Het helpt gebruikers bij het bijhouden van de tijd die ze aan elke taak besteden en helpt de belanghebbenden om hun projectdeadlines te halen. Extra functies van het taakbeheer systeem zijn onder meer budgetplanning, e-mailsynchronisatie, to-do-lijsten en taakherinneringen.

De voordelen van taakbeheer software

Taakbeheer software helpt bedrijven hun projectlevenscyclus te stroomlijnen, de mogelijkheden van plotselinge obstakels te minimaliseren en teamoverschrijdende communicatie en samenwerking te vereenvoudigen; dit alles bespaart bedrijven tijd en geld.

Specifieke voordelen omvatten:

• Verbeterde productiviteit: een taakbeheer tool stelt projectmanagers in staat projecten op te delen in taken en subtaken. Elke taak kan worden toegewezen aan een specifiek individu of team en heeft een unieke set van doelen, KPI's en mijlpalen. Elk teamlid krijgt specifieke taken en verantwoordelijkheden toegewezen.
• Geoptimaliseerd werkstroombeheer: een taakbeheer tool stelt bedrijven in staat de hele levensduur van een project te analyseren om knelpunten en tijdrovende activiteiten te identificeren die speciale aandacht nodig hebben. Dit helpt managers bij het stellen van prioriteiten en het plannen van taken, maar ook bij het efficiënt ontwerpen van de algemene projectstrategie voor een soepele uitvoering.

Algemene functies van taakbeheer software

• Waarschuwingen/mededelingen: het volgen van de belangrijkste mijlpalen en informeren van belanghebbenden over nieuwe opdrachten, updates, fouten en prestaties.
• Bewerken/bijwerken van taken: het bewerken en bijwerken van een taak op basis van de behoefte van het project of de beschikbaarheid van middelen.
• Volgen van de voortgang van taken: het bijhouden van de voortgang van de taken gedurende de gehele levenscyclus en het in de gaten houden van de belangrijkste prestatie-indicatoren.
• Plannen van taken: het plannen en toewijzen van taken aan individuen of teams. Dit omvat het instellen van een startdatum en een deadline bij het aanmaken van een taak.
• Task tagging: het aanmaken van tags en labels voor taken en subtaken om ze te organiseren en te categoriseren, context toe te voegen en taakgerelateerde informatie te verzamelen.
• Subtaken aanmaken: het opsplitsen van taken in kleinere, werkbare subtaken om taken op microniveau uit te voeren en te beheren.
• Terugkerend taakbeheer: het creëren van taken en gebeurtenissen die worden herhaald op een specifieke tijd en dag gedurende een week, maand of jaar. Zo wordt voorkomen dat bedrijven overtollig werk opnieuw inplannen.
• Tijdregistratie: het bijhouden van de collectieve tijd die alle belanghebbenden besteden aan de aan hen toegewezen taken.

Overwegingen bij de aankoop van taakbeheer software

• Zakelijke behoeften: taakbeheer software biedt over het algemeen een verscheidenheid aan abonnementsmogelijkheden, van basis tot geavanceerd. De abonnementskosten nemen toe naarmate er meer functies worden toegevoegd. Bedrijven dienen hun belangrijkste functie-eisen te evalueren, prijsplannen voor meerdere producten te vergelijken en een product te kiezen dat zowel aan hun eisen als aan hun budget voldoet.
• Marktspecifieke software: als het bedrijf handelt in een nichemarkt zoals de gezondheidszorg, marketing, logistiek of de bouw, kan er een taakbeheer systeem overwogen worden dat specifiek voor de specifieke markt(en) is ontworpen. Deze oplossingen helpen om taken te beheren en te rapporteren volgens de specifieke wettelijke vereisten en de naleving ervan, zonder extra kosten. (Raadpleeg dit Capterra-artikel over HIPAA-conforme projectmanagementoplossingen als voorbeeld).

Belangrijke trends op het gebied van taakbeheer software

• AI en chatbots zijn de volgende grote ontwikkeling: met kunstmatige intelligentie (AI) geïntegreerd in de kernoplossing, kunnen kleine bedrijven nu de meeste van hun redundante workflows automatiseren. Chatbots kunnen cruciale workflows van het taakbeheer systeem automatiseren, waaronder automatische taaktoewijzingen, contentpromotie, het opbouwen van statusrapporten en nog veel meer.
• Mobiliteit: hoewel mobiliteit al geruime tijd in het taakbeheer systeem bestaat, blijft het een belangrijke trend. Met de toenemende globalisering en mobilisatie van middelen zijn gebruikers op zoek naar mobiel-klare taakbeheer software waarmee ze de aan hen toegewezen taken kunnen bijhouden, schema's kunnen controleren, de voortgang kunnen volgen en de communicatie vanaf elke plek kunnen opvolgen.