Wat is een CMS-systeem?

Met een CMS-systeem (content management system, CMS) kunnen bedrijven digitale content op websites beheren zonder dat er uitgebreide HTML-ervaring is vereist. De software helpt bij het opzetten van een gecategoriseerde opslagplaats voor content en maakt het mogelijk om allerlei soorten digitale middelen zoals documenten, afbeeldingen en video's te creëren, te wijzigen, op te slaan en te verwijderen.

Wat zijn de voordelen van CMS-systemen?

• Gestroomlijnde processen door middel van workflowbeheer: contentbeheerders moeten toezicht houden op een aantal verschillende processen zoals ideevorming, het creëren van content, goedkeuring, bewerking, publicatie en promotie, waarbij steeds een andere groep mensen is betrokken. Een CMS-systeem biedt een collaboratief platform waar managers contentprocessen kunnen implementeren en de status van alle content in een dashboard kunnen bijhouden. Het platform stimuleert ook samenwerking door gebruikers de mogelijkheid te bieden om opmerkingen toe te voegen aan documenten en documenten moeiteloos door te sturen.
• Website CMS-systeem: traditioneel gezien vereist het wijzigen van content op een webpagina verstand van HTML-codering en web-design. Met een modern CMS-systeem, dat meestal een grafische interface heeft, kunnen gebruikers de content op hun website vanaf één enkel dashboard beheren zonder dat ze enige codering hoeven te gebruiken. Gebruikers kunnen de content op webpagina's moeiteloos wijzigen, wijzigingen naar alle pagina's kopiëren, nieuwe content publiceren of oude content verwijderen.

Welke algemene functies hebben CMS-systemen?

• Tools voor samenwerking: het delen van bestanden, communiceren en samenwerken met teamleden aan content.
• Documentbeheer: het creëren, uploaden, opslaan en delen van documenten in een doorzoekbare, centrale locatie.
• Publiceren van web content: het publiceren van content voor openbare distributie via meerdere kanalen, zoals websites en sociale mediasites.
• Zoeken in volledige tekst: het zoeken naar documenten en mediabestanden in een online archief.
• Tekstbewerking: het creëren en bewerken van content in een online tekstverwerker.
• Toegangsbeheer en machtigingen: het definiëren van machtigingsniveaus voor gebruikers om toegang te krijgen tot specifieke bestanden of mappen met de bevoegdheid om te lezen, te schrijven of te bewerken.

Welke overwegingen zijn er bij de aankoop van CMS-systemen?

• Integraties en plug-ins van derden: integraties en plug-ins van derden breiden de functionaliteit van een CMS-systeem verder uit dan het systeemeigen aanbod in de software. Gebruikers kunnen hun CMS-systeem integreren met andere bedrijfsoplossingen om de invoer/uitvoer van gegevens tot een minimum te beperken en de productiviteit te verbeteren. Zo biedt de integratie van Google Analytics met een CMS-systeem gebruikers bijvoorbeeld de mogelijkheid om de belangrijkste prestatiecijfers bij te houden binnen het dashboard van CMS-tools. Hierdoor kunnen contentmarketeers beter reageren op veranderingen in het webverkeer en de strategieën voor zoekmachineoptimalisatie dienovereenkomstig aanpassen. Kopers moeten hun behoeften op het gebied van samenwerking tussen toepassingen evalueren en vervolgens producten op de shortlist plaatsen die de integratie met hun bedrijfstoepassingen ondersteunen.
• Opties voor implementatie: er zijn verschillende manieren om een CMS-systeem te implementeren: cloudgebaseerd, op de pc geïnstalleerd of een hybride implementatie. Een cloudgebaseerd content management system is gemakkelijk online toegankelijk en heeft meestal een lage herhalende abonnementsprijs. Een op de pc geïnstalleerde versie heeft hogere aanschafkosten en vereist een grote IT-investering voor de gebruiker, maar biedt een betere controle over de software door de gebruiker. Gebruikers moeten hun mogelijkheden voor IT-middelen en -investering analyseren voordat ze een CMS-systeem voor hun bedrijf kiezen.

Wat zijn belangrijke trends op het gebied van CMS-systemen?

• AI zal de automatisering van CMS-systemen bevorderen: omdat AI (artificial intelligence, kunstmatige intelligentie) door steeds meer bedrijven wordt ingezet, is het niet verwonderlijk dat leveranciers van CMS-tools zijn begonnen met het verkennen van gebruiksscenario's van AI-technologie. AI helpt bedrijven momenteel om content te personaliseren en de betrokkenheid van bezoekers te optimaliseren door het uitvoeren van analyse van het bezoekersgedrag. Ook helpt AI gebruikers met het organiseren van content door betere content tags aan te bieden met behulp van algoritmes voor "tekstclustering". In de komende drie tot vijf jaar zullen er naar verwachting meer van dit soort gebruiksscenario's voor AI verschijnen.
• Beeldherkenning zal de zoekfunctionaliteit in CMS-systemen aandrijven: de vraag naar visuele content en beelden groeit sneller dan ooit. Content met afbeeldingen levert zelfs een 650% hogere betrokkenheid op, vergeleken met content zonder afbeeldingen. Beeldherkenning en meta-tagging, aangedreven door machine learning en deep learning, maken een vollediger zoeken naar beelden mogelijk. Met behulp van deze technologie kunnen bedrijven hun archief doorzoeken naar afbeeldingen zonder het exacte trefwoord in te hoeven voeren. Omdat de vraag naar visuele content blijft toenemen, wordt de komende drie tot vijf jaar een toename van de toepassing van deze technologie verwacht.