Wat zijn boekhoudprogramma's?

Boekhoudprogramma's (ook wel accounting software genoemd) helpen gebruikers de financiële functies en transacties van een organisatie te beheren en te automatiseren, met modules zoals crediteuren, debiteuren, salarisadministratie, facturering en grootboek. Geïntegreerde toepassingen voor accounting software maken een uitgebreide, realtime analyse van de financiële status van een organisatie mogelijk, met inbegrip van het beheer van de cashflow en de uitgaven. Boekhoudprogramma's worden ook wel boekhoudsoftware genoemd.

Wat zijn de voordelen van boekhoudprogramma's?

• Kostenbesparingen: uitbesteding is de traditionele aanpak voor het beheer van de boekhouding van kleine bedrijven, wat bijdraagt aan de operationele kosten van het bedrijf. Boekhoudprogramma's helpen kleine bedrijven om de boekhoudkundige functies in huis te halen en zo het totale prijskaartje te verlagen.
• Verbeterde procesefficiëntie: boekhouding brengt veel papierwerk en handmatige gegevensinvoer met zich mee, wat tijdrovend is en vatbaar voor menselijke fouten. Door het digitaliseren van financieel papierwerk helpt accounting software kleine bedrijven om de tijd die nodig is om financiële transacties te verwerken, zoals uitgavenbeheer, crediteurenadministratie en debiteurenadministratie, te verminderen. Bovendien zorgen de boekhoudprogramma's ervoor dat er geen fouten in de berekeningen of discrepanties in de administratie voorkomen.
• Eenvoudiger naleving van de belastingwetgeving: bij de administratie van belastingen van kleine bedrijven komt ook veel documentatie en papierwerk kijken. Kleine bedrijven moeten ervoor zorgen dat al hun belastingformulieren op tijd worden ingediend om boetes als gevolg van te late aangifte te voorkomen. Boekhoudprogramma's maken gebruik van de financiële en boekhoudkundige informatie die in het systeem is opgeslagen, waardoor dit proces gemakkelijker en zonder menselijke fouten verloopt.

Welke algemene functies hebben boekhoudprogramma's?

• Crediteuren (CR): het automatiseren van de factuurvastlegging, beheer van goedkeuringen en autorisatieprocessen. De transactie-informatie wordt weergegeven in de crediteuren- en grootboektabellen.
• Debiteuren (DE): het bijhouden van klantkredieten met betrekking tot betalingen en aankopen. Deze informatie wordt automatisch weergegeven in het grootboek.
• Bankafstemmingsoverzicht: het koppelen van "crediteringen" en "debiteringen" in een rekening om bedrijven te helpen discrepanties en ontbrekende boekingen in een register op te sporen en te corrigeren.
• Financiële rapportage: het bieden van een grafische weergave van de gegevens in de boekhoudsystemen. Deze rapporten omvatten verkooprapporten, CR/DE en kasstroomanalyse.
• Grootboek: het geven van een overzicht van de crediteuren- en debiteurengegevens in een tabel. Het geeft ook een overzicht van de activa, het eigen vermogen, de kosten en de inkomsten voor elk account.
• Facturering: het opstellen van facturen op basis van klantenadministratie die daarna worden afgedrukt en gestuurd naar de klanten, en waarvan de gegevens worden geregistreerd in de accounting software.
• Uitgaven bijhouden: het registreren van de totale kosten die in een bedrijf worden gemaakt. De meeste producten stellen gebruikers in staat om uitgaven in te dienen door facturen te uploaden vanaf een mobiele app.
• Projectboekhouding: het bijhouden van verschillende boekhoudkundige attributen voor een klantgericht project, zoals gemaakte kosten, uitgaven, factureerbare uren en klantbetalingen.

Welke overwegingen zijn er bij de aankoop van boekhoudprogramma's?

• Gegevensbeveiliging: een boekhoudsysteem behandelt gevoelige klant- en financiële informatie, waardoor ze een doelwit zijn voor hackers. Daarom moet de beveiliging een belangrijk aandachtspunt zijn bij de keuze van de boekhoudprogramma's. Kleine bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun oplossing voldoet aan de noodzakelijke beveiligingsnormen, zoals Extended Validation (EV) SSL en 256-bits encryptie.
• Externe integraties: boekhoudprogramma's kunnen niet op zichzelf werken: ze hebben een ecosysteem van andere bedrijfstoepassingen nodig. Bijvoorbeeld, de integratie met CRM-software haalt automatisch de transactieregisters op nadat een betaling van de klant is ontvangen. Integratie met een HR- en loonadministratie-oplossing stelt gebruikers in staat om de informatie met betrekking tot de loonadministratie-gerelateerde kosten op te vragen. Kopers dienen de integratiemogelijkheden te evalueren alvorens een aankoopbeslissing te nemen.

Wat zijn belangrijke trends op het gebied van boekhoudprogramma's?

• Kleine bedrijven doen steeds meer aan automatisering: in een poging om het papierwerk te verminderen en menselijke fouten tot een minimum te beperken, zijn kleine bedrijven op zoek naar nieuwe manieren om hun boekhoudfuncties te automatiseren. De meest recente ontwikkeling op dit gebied is de OCR-technologie (optical character recognition, optische tekenherkenning), waarmee gebruikers fysieke documenten kunnen scannen en hun inhoud in een digitaal formaat kunnen opslaan. Naarmate de vooruitgang op het gebied van kunstmatige intelligentie en machinaal leren de nauwkeurigheid van OCR verbetert, kan worden verwacht dat de toepassing van deze technologie verder zal toenemen.
• Kleine bedrijven willen een visuele weergave van de financiële rapportages: aangezien ongeveer 65% van het leren via visuele inhoud gebeurt, vinden inkopers de visuele weergave van financiële rapportages een belangrijke overweging bij het maken van een shortlist van hun accounting software. Dit stimuleert leveranciers van boekhoudingen voor kleine bedrijven ook om betere visualisatiemogelijkheden in hun rapporteringsmodules in te voegen.