5 Professionele tips om de ultieme PowerPoint-presentatie te maken

Gepubliceerd op 23-9-2019 door Andrew Conrad en Quirine Storm van Leeuwen

powerpoint-presentatie maken

Ik kan me de presentatie nog goed voor de geest halen, maar niet omdat die zo fantastisch was.

De keynotespreker op een bekende conferentie over projectmanagement was een oude rot in het vak, had een duidelijke boodschap, een geweldige présence op het podium en een werkelijk tenenkrommende presentatie, die bol stond van de clip art, stockfoto’s en dansende gifjes.

De boodschap weet ik niet meer, maar wat ik me des te beter herinner, is wat je vooral niet moet doen in een PowerPoint-presentatie.

PowerPoint is een must in de softwaretoolbox van elke goede projectmanager.

Heb jij nieuwe ideeën nodig om je presentaties een boost te geven? Dan heb ik hier wat nuttige tips voor je. Deze zijn afkomstig van de website van Microsoft en het YouTube-kanaal van Office 365 en hiermee leer je hoe je boeiende, professionele presentaties maakt met PowerPoint in Office 365.

1. Voeg YouTube-video’s toe die de aandacht trekken

Wist je dat we met elkaar elke dag meer dan een miljard uur video kijken op YouTube? En Cisco voorspelt dat tegen het jaar 2021 meer dan 80% van alle internetverkeer videocontent zal zijn.

Dus, waar je presentatie ook over gaat, er is waarschijnlijk wel een goede video op YouTube te vinden die illustreert wat jij wil zeggen.

Waarom zou je je publiek vervelen met saaie tekst of grafieken als je in plaats daarvan ook een video kunt invoegen? Je publiek is inmiddels al gewend aan videocontent.

Zo doe je dat:

  • Kopieer de URL van je YouTube-video.
  • Klik in je PowerPoint-dia in het menu Invoegen op Video > Onlinevideo.
Hoe voeg je video aan powerpointpresentatie toe
Een YouTube-video invoegen in Microsoft PowerPoint
  • Plak de URL die je eerder hebt gekopieerd en klik op ‘invoegen’. Je kunt ook vanuit PowerPoint zoeken naar een YouTube-video.
  • Zet de video waar je hem hebben wilt binnen de dia, pas het formaat aan en bekijk hem dan om er zeker van te zijn dat het de juiste is.

2. Zoom razendsnel tussen dia’s 

Vroeger navigeerde je door een presentatie door telkens op de volgende dia te klikken, één voor één.

Met Zoom hoeft dat niet meer.

Met Zoom kun je in de gewenste volgorde naar verschillende dia’s in je presentatie gaan zonder dat je eerst door alle dia’s heen hoeft te klikken.

Stel, je wilt nog even snel naar de eerste dia en dan weer terug naar waar je gebleven was. Dan gebruik je Zoom. Of je hebt een grappige geanimeerde GIF (spaarzaam gebruikt uiteraard) in het midden van je presentatie en die wil je nog even opnieuw laten zien. Dan gebruik je Zoom. Of je wilt al je dia’s in één overzicht laten zien, als een soort inhoudsopgave. Dan gebruik je Overzichtzoom.

Zoom voor PowerPoint 

Zo doe je dat:

  • Klik in het menu Invoegen op Zoom.
  • Met Overzichtzoom geef je al je dia’s in een overzicht weer, met Diazoom kun je naar elke andere dia in je presentatie springen en met Sectiezoom kun je een groep geselecteerde dia’s laten zien.
  • Als je dat eenmaal onder de knie hebt, kun je met Zoomhulpmiddelen (in het menu Opmaak) een stapje verder gaan en overgangen en achtergronden aanpassen.

3. Betover je publiek met Morphing

Begin jaren 90 konden toeschouwers hun ogen niet geloven toen ze zagen hoe T-1000 van een plasje kwik geleidelijk in een mens veranderde in “Terminator 2” of toen Michael Jackson in zijn Black Or White-video liet zien hoeveel we eigenlijk allemaal op elkaar lijken. Dit werd mogelijk gemaakt met een nieuwe grafische techniek die ‘morphing’ werd genoemd.

Morphing was toen nog een peperdure techniek die alleen de grote productiestudio’s in Hollywood zich konden veroorloven. Nu beschikt PowerPoint over een Morphing-functie, waarmee je animaties naadloos kunt laten overlopen van de ene dia naar de andere.

Morphing is in feite een eenvoudigere en snellere manier om enkele van de dingen te doen die je ook op het tabblad Animaties kunt doen, maar die daar wat omslachtiger zijn.

Zo doe je dat:

  • Klik op het tabblad Overgangen op Morphing.
  • De twee dia’s die je met elkaar wilt verbinden, moeten ten minste één gemeenschappelijk object hebben, zoals tekst, een vorm, een afbeelding of een grafiek.
  • De eenvoudigste manier om dit aan te pakken is als volgt: je kopieert de eerste dia en past vervolgens die kopie aan door objecten te verplaatsen, tekst toe te voegen of te verwijderen enzovoort.
  • De veranderingen worden automatisch geanimeerd door PowerPoint.

4. Gebruik Designer om strakke dia’s te maken

Was jij zo’n kind dat op school altijd buiten de lijntjes kleurde en eigenwijs je eigen creaties maakte? Of ben je iemand die tijdens de schildercursus nooit luistert naar de docent en je eigen meesterwerk maakt? Dan is Designer misschien niet geschikt voor jou.

Als je echter precies weet welke tekst en afbeeldingen je wilt gebruiken, maar niet de tijd of het talent hebt om de perfecte lay-out te maken, biedt Designer uitkomst. Zie het als een AI-interieurontwerper voor je dia’s. Jij voegt de tekst en de afbeeldingen toe en Designer maakt er een goede lay-out van. Zoals Heather Ackmann, PowerPoint MVP, zegt: “Het geeft je dia’s direct een make-over.”

Maar maak je geen zorgen: jij blijft de baas. Als het resultaat je niet bevalt, laat je het Designer gewoon nog een keer proberen, tot jij tevreden bent over het resultaat.

Een inleiding tot PowerPoint Designer en Morphing in PowerPoint 2016 (in het Engels)

Zo doe je dat:

  • Het mooie aan Designer is dat het automatisch op de achtergrond werkt terwijl jij je presentatie maakt.
  • Je begint gewoon afbeeldingen en illustraties toe te voegen vanuit het menu Invoegen en Designer doet suggesties. De functie maakt zelfs fraaie sequentiële afbeeldingen van je afgezaagde bullet lists.
  • Designer werkt alleen als je verbonden bent met internet en een van de ingebouwde thema’s van PowerPoint gebruikt.
  • Je moet ervoor kiezen om Designer te gebruiken als je PowerPoint de eerste keer gebruikt, maar je kunt het ook altijd inschakelen via het tabblad Ontwerpen of uitschakelen via Bestand > Opties > Algemeen.

5. Gebruik je smartphone als afstandsbediening en laseraanwijzer

Je kent dat beeld vast wel: de presentator is de draad van zijn verhaal kwijtgeraakt en zit zenuwachtig op zijn laptop te rommelen om te proberen een andere dia weer te geven.

Stel nu dat die presentator gewoon zijn smartphone pakt en rustig op het scherm tikt om de volgende dia te laten zien of nonchalant met diezelfde telefoon naar het scherm wijst om belangrijke cijfers in een grafiek te markeren, als een soort van James Bond. Dan zou je pas onder de indruk zijn.

Of nog beter: jij kunt zelf je publiek imponeren door je telefoon als afstandsbediening en laser pointer te gebruiken.

Zo doe je dat:

  • Vervolgens sluit je de telefoon op de projector aan met een HDMI-kabel of via wifi (bijvoorbeeld met AirPlay of ChromeCast).
  • En dan kun je toveren met PowerPoint.
  • Je kunt zelfs in een handomdraai presentaties maken en delen met de PowerPoint-app en er dan verder aan werken als je weer achter je computer zit.

Heb jij nog meer PowerPoint-tips?

Slechte PowerPoint-presentaties zijn wel leuk om ons aan te ergeren, maar uiteindelijk zien we toch allemaal liever een schitterende diavoorstelling. Gebruik deze tips om jouw steentje bij te dragen.

Ben jij een PowerPoint pro? Ik zie graag jouw tips in de opmerkingen of deel ze met me op Twitter @capterra_NL.

Op zoek naar project management software? Bekijk de project management softwarelijst van Capterra.