Ben jij zo iemand die ‘s morgens een lijstje maakt van alles wat je die dag moet doen en dan niet eerder naar huis gaat voordat je alles punt voor punt hebt afgewerkt?
Of ben jij eerder iemand die zich elke dag voorneemt om je to-dolijstje af te werken, maar aan het einde van de dag toch altijd een paar taken niet heeft afgevinkt, soms deadlines mist of nog een hele rits e-mails moet beantwoorden?
Laten we eerlijk zijn: we willen allemaal wel graag die volmaakte persoon zijn, maar in werkelijkheid voeren de meesten van ons een voortdurende strijd met zichzelf to get things done.
Maar er is hoop!
De Getting Things Done-methode (GDT-methode) kan jou een handje helpen. Door de juiste tools te kiezen en die efficiënt te gebruiken komt jouw to-dolijstje voortaan ook helemaal af!
Om dingen efficiënt gedaan te krijgen, op het werk en in je privéleven, heb je een systeem nodig dat werkt. En voor een projectmanager – of dat nu je officiële functie is of iets waar je toevallig in bent gerold – zijn organisatie en tijdmanagement essentiële vaardigheden.
Als je jouw eigen prioriteiten en planning niet eens op orde hebt, hoe kun je dan je team managen op die gebieden?
Er zijn echter veel productiviteits-apps tegenwoordig. Als je die allemaal moet doorpluizen om het kaf van het koren te scheiden, kost dat gewoon te veel tijd. En met een tiental verschillende apps op je telefoon om al je projecten in de lucht te houden, schiet je ook niet echt op. Daarom hebben wij het onderzoek al voor je gedaan en hebben wij vijf apps gevonden waarmee je direct aan de slag kunt voor jouw GTD-methode.
Wat is de GTD-methode?
Voor degenen die nog niet weten wat het “Getting Things Done”-systeem inhoudt, zullen we dat hier even kort uitleggen: “Getting Things Done” is een methode om de productiviteit te verhogen, gebaseerd op de bestseller met dezelfde titel van de Amerikaanse productiviteitsgoeroe David Allen.
Dat boek is sinds de publicatie in 2001 uitgegroeid tot een heuse “Getting Things Done”-beweging, met gecertificeerde franchisetrainers over de hele wereld en een internationale top in 2008.
In plaats van “Getting Things Done” wordt tegenwoordig ook de afkorting GTD veel gebruikt.
Kort samengevat komt de GTD-methode op het volgende neer: Hoe productiever je bent, hoe minder stress je hebt.
Met andere woorden: doe meer in minder tijd zodat je meer tijd overhoudt om te ontspannen.
In het systeem van Allen gaat het erom de inhoud van je inbox in te delen op basis van prioriteiten. Je ruimt eerst de rommel op zodat je kunt focussen op wat belangrijk is. Taken die nog niet af zijn, verplaats je naar een betrouwbare wachtrij totdat ze aan de beurt zijn.
Voor de “Getting Things Done”-methode heb je de volgende tools nodig:
- Inbox
- Prullenbak
- Archiefsysteem voor referentiemateriaal
- Lijsten
- Agenda
In 2001 waren dat nog fysieke zaken: een dossierkast en een papieren agenda. Tegenwoordig zijn al die tools gewoon op je telefoon beschikbaar.
Sommige mensen werken nog steeds liever met een papieren agenda of to-dolijst en dat is ook prima.
De technologie heeft echter grote sprongen gemaakt sinds het begin van deze eeuw en apps zijn niet meer weg te denken uit ons leven en ons werk.
Een GTD-app op je smartphone biedt functionaliteit waar je oude vertrouwde notitieblok of agenda gewoon niet tegenop kan, zeker als het om automatisering en samenwerking gaat. Met deze functies kan jouw bedrijf veel tijd en geld besparen. Bovendien zorgen ze ervoor dat je team met elkaar in contact blijft.
5 GTD-apps om tijd te besparen en stress te verminderen
Op basis van de vijf belangrijkste tools van de GTD-methode – inbox, prullenbak, archiefsysteem, checklist en agenda – hebben we vijf apps geselecteerd waarmee je alle GTD-stappen kunt uitvoeren.
De apps staan in alfabetische volgorde.
1.
De GTD-methode begint bij je inbox. Bij G Suite – het GTD-vriendelijke ecosysteem van Google – is dat Gmail. Dat ken je vast wel, het is wereldwijd de populairste e-mailclient voor alle platforms.
Vanuit Gmail kun je oude e-mails archiveren en mails voor lopende projecten in specifieke mappen opbergen.
G Suite biedt verder ook nog Google Documenten (of Keep) om notities en checklists te maken en Google Agenda om de planning voor je team bij te houden. Een van de sterke punten van G Suite is samenwerking: teamleden kunnen overal opmerkingen en antwoorden toevoegen, van documenten tot spreadsheets tot presentaties. En uiteraard is alles geïntegreerd.
Je zou bijna denken dat Google G Suite heeft gemaakt voor GTD.
MEEST GESCHIKT VOOR: Teams die nauw samenwerken en die kunnen werken in een omgeving op basis van Gmail.
Prijs: €5,20 per gebruiker per maand voor een aangepast e-maildomein, 30 GB opslag en 24/7 ondersteuning, telefonische en videovergaderingen. De verschillende apps kun je gratis afzonderlijk downloaden.
2. Microsoft To-Do
Misschien werk je al met GTD-apps en vraag je je af waarom Wunderlist (de populaire Duitse app voor taakbeheer) niet op de lijst staat. Dat is omdat Microsoft Wunderlist in 2015 heeft overgenomen met de belofte om het te vervangen door Microsoft To-Do.
Wunderlist werkt nog wel, maar zonder de virtuele assistent en Microsoft To-Do is nu ook al beschikbaar voor Mac. Wunderlist zal hoogstwaarschijnlijk verdwijnen zodra Microsoft het beste van Wunderlist in Microsoft To-Do heeft geïntegreerd. Dan hebben we het over een gratis versie, samenwerking, cross-platform functionaliteit, meldingen en subtaken.
To-Do biedt ook de functie My Day, waarmee gebruikers een paar taken uit hun lijst kunnen halen om die dag aan te werken. Dat is een functie waar je heel blij mee zult zijn als je Agile project management hebt omarmd.
MEEST GESCHIKT VOOR: Agile projectmanagers die vertrouwd zijn met de Office 365-omgeving die een supereenvoudige GTD-tool zoeken en daar niks voor willen betalen.
Prijs: Gratis
3.
OmniFocus is alleen beschikbaar voor iOS, dus als je geen Apple-gebruiker bent, kun je meteen door naar nummer vijf. Als je echter als Apple-gebruiker op zoek bent naar een GTD-app, is het zeker de moeite waard om eens goed naar OmniFocus te kijken.
Bij OmniFocus draait het niet om eenvoud maar om vermogen. Gebruikers die een wat drukkere interface op de koop toe willen nemen, krijgen daar extra functionaliteit voor terug.
De OmniFocus 3 versie biedt functies zoals automatisering, tags en batch editing. Echte GTD-adepten zullen enthousiast zijn over hoe OmniFocus specifiek op een GTD-fundament is gebouwd. De workflow loopt van inbox naar verwerking en delegeren, naar organisatie en actie naar review.
Houd er wel rekening mee dat samenwerking niet een van de sterke punten is van OmniFocus, dat voor één gebruiker is bedoeld. (Er is een ander product, OmniPlan, voor teamprojecten.) Als samenwerking belangrijk is voor jouw projecten, heb je een extra tool nodig.
MEEST GESCHIKT VOOR: GTD-powerusers die vooral alleen werken, fervente Apple-gebruikers zijn en bereid zijn om een klein bedrag te betalen voor hun GTD-tool.
Prijs: 14 dagen proefperiode en rond de €54
4.
“Things” is de ietwat vreemde naam van een app die in 2007 als een Mac-programma werd uitgebracht door de Duitse start-up Cultured Code. Het was zelfs een van de eerste apps voor iPhone toen de App Store in 2008 werd geïntroduceerd.
Things is al die tijd trouw gebleven aan Apple en bracht speciaal voor de lancering van de iPad en de Apple Watch een bijgewerkte versie uit van de populaire productiviteits-app. De app won in 2009 en 2017 de prestigieuze Apple Design Award en heeft inmiddels de derde generatie bereikt: Things 3 werd in mei 2017 uitgebracht.
Hoe kan het dat Things al meer dan tien jaar zo populair is gebleven en er zelfs elk jaar weer nieuwe fans bij krijgt? Reviewers vinden dat het minimalistische design goed past binnen het ecosysteem van Apple. Bovendien heeft de app precies genoeg functionaliteit – inbox, archiefsysteem, to-do list, agenda – voor een volledig GTD-systeem, zonder dat je wordt afgeleid door allerlei extra functies.
Waar OmniFocus uitblinkt in aanpassingsmogelijkheden en uitgebreide functionaliteit, onderscheidt Things zich door zijn eenvoud en minimalistische ontwerp. Net zoals OmniFocus is ook Things niet voor samenwerking bedoeld. Je gebruikt het dus alleen voor je eigen taken. Als je je team erbij wilt betrekken, heb je een extra tool nodig.
MEEST GESCHIKT VOOR: Sologebruikers die een eenvoudige en elegante GTD-tool willen die past bij het strakke en minimalistische Apple-uiterlijk.
Prijs: €10,99
5.
Misschien klinken de laatste twee apps je als muziek in de oren maar heb je geen Apple device. Geen nood! Todoist heeft het beste van OmniFocus en Things bijeengebracht in een cross-platform pakket. En er is zelfs een browserversie.
De app werd in 2007 gemaakt door de Bosnische vluchteling Amir Salihefendic, die deze in eerste instantie voor zijn eigen projecten gebruikte. Inmiddels heeft Todoist zo’n vijf miljoen gebruikers.
Waarmee onderscheidt Todoist zich? Er is een gratis versie, de app beschikt over tools voor samenwerking (in tegenstelling tot OmniFocus en Things, die voor één gebruiker zijn ontworpen) en deze heeft een unieke gamification functie, die gebruikers met “karma” beloont als ze taken hebben voltooid.
Bovendien beschikt de app over alle functies die je nodig hebt voor een gestroomlijnd GTD-proces. Het beste aan Todoist is echter dat je het op elk apparaat met een browser kunt gebruiken.
MEEST GESCHIKT VOOR: Merkneutrale en prijsbewuste projectleiders die gewoon dingen gedaan willen krijgen.
Prijs: Gratis
Wat zijn jouw favoriete GTD-apps?
Ik hoop dat je met deze apps snel aan de slag kunt om orde op zaken te stellen met jouw “Getting Things Done”-proces. Vergeet niet dat iedereen vorm moet geven aan zijn/haar eigen systeem. Probeer gewoon een paar van deze apps uit en kijk wat er het beste bij jou past.
Wat zijn jouw favoriete GTD-apps? Deel ze met ons in de opmerkingen!
