Boekhoudprogramma’s onder de loep – mobiele boekhoudingapps in de lift

Gebruikers van boekhoudprogramma’s aan het woord

Boekhoudprogramma’s worden ontzettend veel gebruikt in Nederland. Dat bleek uit een onderzoek dat Capterra in juli uitvoerde. Je zou bijna denken dat we de administratie nog leuk vinden ook. Een enkele geek misschien, maar de gewone ondernemer kan de boekhouding missen als kiespijn!

Omdat we er niet onderuit kunnen, is het in ieder geval zaak om het onszelf zo makkelijk mogelijk te maken. Boekhoudsoftware kan daarbij enorm helpen, vooral nu er ook online boekhoudprogramma’s en mobiele boekhoudingapps bestaan. Veel handelingen in een boekhoudpakket zijn namelijk geautomatiseerd. Zo worden afschrijvingen automatisch bijgehouden zodat je balans altijd bijgewerkt is. Facturen worden makkelijk opgesteld, verstuurd en meteen bij je debiteuren gezet. Gebruiksvriendelijke interfaces wijzen de weg. “Snelstart maakt boekhouden makkelijk” is niet voor niets de slogan van de boekhoudsoftware-aanbieder

Maar bieden deze boekhoudprogramma’s ook echt de steun die ze beloven? Welke functies van onze boekhoudprogramma’s gebruiken we wel of juist niet (genoeg)? Welke problemen ervaren ondernemers met hun boekhoudprogramma? En hoeveel is men bereid om aan een boekhoudpakket uit te geven?

Laten we meteen in de resultaten van ons onderzoek duiken. Voor dit onderzoek ondervroegen we zzp’ers en mkb’ers uit allerlei branches. Alle geselecteerde deelnemers doen de boekhouding voor hun werk geheel zelf (50%) of gedeeltelijk zelf, d.w.z. in combinatie met een externe boekhouder of accountant (50%). Bovendien gebruiken ze allemaal een online boekhoudprogramma of een on-premise boekhoudpakket en geen Excel of Sheets. Onze volledige methodologie staat onderaan het artikel.

Dit zijn de hoogtepunten van ons boekhoudonderzoek:

• Excel blijft populair bij zzp’ers
• Grote groei verwacht in gebruik mobiele boekhoudingapps
• Nog maar weinig gebruikers betalen direct vanuit hun boekhoudprogramma
• Gebruikers vragen om meer automatisering van hun boekhoudsysteem
• 37% van de gebruikers wil overstappen op een ander boekhoudpakket

 Excel blijft populair

Het zal je misschien verbazen dat er anno 2019 toch nog heel veel ondernemers zijn die hun boekhouding met spreadsheets doen. Wij vroegen aan 179 respondenten (die voltijd of deeltijd werken en die zelf of gedeeltelijk zelf de boekhouding voor hun werk doen) of ze een boekhoudprogramma gebruiken. 66 deelnemers antwoordden nog geen boekhoudprogramma te gebruiken, dat is 36%. Op papier doet bijna niemand het meer, maar spreadsheets zoals Google Sheets, Mac’s Numbers en vooral Excel, blijven populaire tools.

Voor een startende zzp’er of freelancer zonder personeel, auto van de zaak of andere bijkomende zaken is de administratie ook wel in Excel te doen, al is het niet heel handig. Het merendeel van de bovengenoemde 66 respondenten is dan ook werkzaam in kleine bedrijven met 1 tot 5 medewerkers.

Maar zodra de structuur van je onderneming iets complexer wordt, komen de tekortkomingen van Excel al gauw aan het licht. Er komt namelijk veel handmatig werk bij kijken. Uploaden, downloaden, knippen, plakken en controleren van gegevens, allemaal handmatig werk dat bovendien foutgevoelig is. De data-integriteit is zo moeilijk te garanderen. Bovendien heb je geen duidelijk overzicht doordat je er meerdere op zichzelf staande spreadsheets op nahoudt.

Het gebruik van een boekhoudprogramma dat al die taken grotendeels automatiseert is daarom dé oplossing. Uit ons onderzoek blijkt dan ook dat bijna 60% van de 179 respondenten die de boekhouding doen voor hun werk wél gebruik maakt van een speciale tool in de vorm van een online boekhoudprogramma of een on-premise boekhoudpakket.

Alleen met de respondenten die wél een (online) boekhoudprogramma gebruiken ging het onderzoek verder.

Online boekhouden niet meer weg te denken

Uit bovenstaande grafiek blijkt dat steeds meer ondernemers kiezen voor een online boekhoudpakket: Exact Online,

Online boekhouden maakt het bijhouden van de administratie een stuk eenvoudiger. Waar je ook bent, je kan overal inloggen op de website van je boekhoudprogramma om een factuurtje in te boeken of je verdiensten te checken. Meerdere personen op verschillende locaties kunnen samenwerken aan de administratie. Je kan je accountant realtime inzicht geven in de boeken zodat deze je tijdig van advies kan voorzien. Bovendien kan een online boekhoudprogramma gekoppeld worden aan internetbankieren zodat je betaalopdrachten, incasso-opdrachten, informatie over saldo en transacties over en weer kunt uitwisselen. Zonder online boekhouden moet je je bestanden handmatig down- en uploaden.

Belasting meest uitbesteed ondanks gebruik boekhoudprogramma

Wij vroegen onze deelnemers wat ze niet zelf doen. 53% antwoordde dat ze echt alles zelf doen. Aan degene die niet alles zelf doen vroegen we wát ze dan uitbesteden. Het antwoord was duidelijk; de belasting, zoals aftrekposten, btw en MKB-winstvrijstelling, dat zijn de dingen die vaak worden overgelaten aan een externe boekhouder.

Het is veel mensen bijvoorbeeld niet duidelijk welke aftrekposten er allemaal zijn en welke in hun situatie gebruikt kunnen worden. In 2019 bedraagt de mkb-winstvrijstelling 14% van de winst. Maar daar moet de  ondernemersaftrek nog van afgetrokken worden. De ondernemersaftrek is weer opgedeeld in verschillende aftrekposten waaronder de zelfstandigenaftrek, een winstaftrek waar recht op is als je ondernemer bent en voldoet aan het urencriterium bijvoorbeeld.

Al met al is het veel werk om dat allemaal uit te zoeken. We vroegen ons daarom ook af welke bronnen er worden gebruikt om te leren boekhouden. Waar halen onze respondenten de kennis vandaan om het meeste zelf te doen? 20% van de respondenten doet hun kennis op via de website van de leverancier van hun boekhoudprogramma, uitgezonderd degenen met een speciale opleiding.

Alles zelf uitzoeken en ook nog zelf doen kost veel tijd, kostbare tijd, die ondernemers vaak niet hebben. Toen we onze respondenten vroegen wat hun grootste uitdagingen zijn met de boekhouding, zette de overgrote meerderheid de hoeveelheid tijd die in de boekhouding gaat zitten bovenaan hun lijstje. Maar als je er geen tijd insteekt loopt de administratie al snel achter.

Toename vraag naar mobiele boekhoudingapps 

Het wordt ons echter wel steeds makkelijker gemaakt om een achterstand in de administratie te voorkomen. Steeds meer softwareleveranciers, zoals

Top 5 gebruikte boekhoudsoftware

We vroegen onze deelnemers met welke boekhoudsoftware zij werken. Een aantal respondenten werkt met een programma dat speciaal voor hun bedrijf of voor het bedrijf van de boekhouder is ontwikkeld, maar er zijn twee softwareprogramma’s die er duidelijk uitspringen en dat zijn Exact en e-Boekhouden. De top 5 ziet er zo uit:

1. Exact
2. e-Boekhouden.nl
3. Snelstart
4. Moneybird
5. Afas
   ,
   Accountview
   ,
   Jortt

Naast bovengenoemden werden ook nog vele andere programma’s genoemd zoals Bizzy,

Meest gebruikte functionaliteiten boekhoudprogramma’s

Welke functies van het boekhoudprogramma gebruiken onze respondenten het meest? Uit onderstaand overzicht blijkt dat de basisfunctionaliteiten zoals het aanmaken van facturen, online factureren, debiteurenbeheer en elektronische factureren volop gebruikt worden. 6% van de respondenten gaf aan al te betalen vanuit hun boekhoudprogramma, wat sinds kort kan door je boekhoudprogramma te koppelen aan speciale software van bijvoorbeeld

Veelvoorkomende problemen boekhouding

Maar bieden deze boekhoudprogramma’s ons de steun die ze beloven? Welke problemen ervaren ondernemers met hun boekhoudprogramma’s?

20% vindt dat ondanks het gebruik van een boekhoudpakket er toch nog te veel handmatig werk mee gemoeid is. Verder worden er problemen ervaren met de integratie van de boekhoudpakketten met andere gebruikte zakelijke software. Respondenten missen koppelingen met andere software zoals die van de bank, het ordersysteem, de Google Agenda of met webshopsoftware zoals

Het bijhouden van nieuwe wet- en regelgeving baart ook veel respondenten zorgen. Hoe kan je er zeker van zijn dat het boekhoudprogramma dat je gebruikt up-to-date is? En hoe controleer je of het boekhoudprogramma voldoet aan wet- en regelgeving? De Belastingdienst kan je hierbij helpen. Zij hebben een kwaliteitskeurmerk ontwikkeld voor online boekhoudsoftware: het keurmerk Zeker-OnLine. Alle boekhoudprogramma’s die dit keurmerk hebben waarborgen de veiligheid en privacy van jouw data en zijn geschikt is om gegevens mee te bewaren.

Een makkelijke manier om zelf op de hoogte te blijven van veranderingen in wet- en regelgeving is via het ondernemersplein van de Kamer van Koophandel. Op de website van het ondernemersplein staan alle wetswijzigingen en nieuwe regels voor ondernemers aangekondigd en uitgelegd. Bovendien kan je er een gratis NieuweWetten-app op je smartphone of tablet downloaden. Met deze app ontvang je meldingen op maat over de onderwerpen die relevant zijn voor jouw situatie.

Wist je bijvoorbeeld al dat de kleineondernemersregeling gemoderniseerd wordt vanaf januari 2020 en dat ondernemers met maximaal €20.000 omzet een vrijstelling kunnen krijgen voor de omzetbelasting? Ze hoeven dan geen btw meer in rekening te brengen aan hun afnemers of te vermelden op hun rekeningen en dus geen btw-aangifte meer te doen.

Investeren in nieuw boekhoudpakket? Ja of nee?

Uit de vorige vraag blijkt dat de respondenten ondanks het gebruik van hun boekhoudpakket toch nog problemen ervaren met de administratie. Daarom vroegen wij ons af of ze overwegen om in een ander boekhoudpakket te investeren. 37% zei ja en gaf aan dat ze op een ander systeem willen overstappen. 54% antwoordde dat ze al een goed boekhoudpakket hebben en niet bereid zijn om in een nieuw pakket te investeren.

Hoeveel mag een boekhoudprogramma kosten?

We vroegen hoeveel de respondenten bereid zijn om uit te geven aan boekhoudsoftware? Dit waren de antwoorden:

Een gemiddeld boekhoudpakket kost ongeveer tussen de €11 en €25 per maand. Zo kost het online boekhoudprogramma van

Sommige leveranciers bieden een proefversie aan, dus als je niet zeker weet welke software geschikt is voor jouw bedrijf, kan je het eerst proberen.