Uren bijhouden als zzp’er – wat zijn de voordelen en hoe pak je het aan?

Gepubliceerd op 21-8-2019 door Quirine Storm van Leeuwen

Waarom uren bijhouden

Ja, het is extra werk. En het is ook niet zo makkelijk als je zou denken maar je uren bijhouden levert je wel enorm veel op. Niet alleen omdat je als startende ondernemer voor de startersaftrek in aanmerking komt als je 1255 uur werkt in je onderneming. Maar ook omdat je op die manier meer inzicht krijgt in je tijdsbesteding en daar kan je je voordeel uithalen. Hoe? Dat lees je hier. Benut jij alle voordelen van urenregistratie al?

uren bijhouden

Uurtarief bepalen

Een van de grootste uitdagingen voor een zzp’er is het bepalen van je tarieven. Je wilt natuurlijk niet te weinig vragen voor je diensten want je moet wel van je zaak kunnen leven. Tegelijkertijd wil je ook weer niet te veel vragen en zo potentiële klanten afschrikken. Je tarieven bepalen is vooral wanneer je net begint als zzp’er moeilijk. Dan kan het bijhouden van je uren je echt helpen. Stel je wilt 2500 euro bruto per maand verdienen met een werkweek van 40 uur, dan zou je dus een uurtarief moeten instellen van €62,50 (exclusief BTW). Op het moment dat je er door je uren bij te houden achter komt dat je 30 uur per week werkt in plaats van 40 uur kan je twee dingen doen:

  1. Nog 10 uur aan werk erbij zoeken;
  2. Je uurtarief verhogen naar €83,33

Maar uren bijhouden is niet alleen handig bij het bepalen van je tarief, het helpt je ook om meer klanten te werven en meer tijd te hebben om de opdrachten van die klanten aan te nemen.

Vermijd stress en verbeter je reputatie

Hoe vaak ben jij aan het stressen omdat je je deadline niet gaat halen? Hoe los je dit op? Vraag je je klant om uitstel of haal je regelmatig een nachtje door? De eerste oplossing is niet goed voor je reputatie. De tweede oplossing is niet goed voor je gezondheid.

De meeste mensen schatten de tijd die ze nodig hebben om een project af te maken te optimistisch in. Wanneer je je uren een tijdje registreert, zal je een veel beter beeld krijgen van hoeveel tijd je nodig hebt om een bepaald project af te krijgen. Dat zal je helpen om een realistische tijdsplanning te maken waardoor je minder stress zult ervaren en je werk op tijd aan je klanten zult leveren. En hoe meer tevreden klanten je hebt, hoe meer kans om doorverwezen te worden naar nieuwe klanten. Als klanten door mond-op-mond reclame bij jou terecht komen, hoef je én minder tijd te besteden aan marketing (waardoor je dus meer betaalde projecten kan aannemen) én kan je je tarieven verhogen. Klanten betalen namelijk graag voor goede service.

Besteed minder tijd aan randzaken

Elke ondernemer wil natuurlijk het liefste bezig zijn met zijn of haar vak. Maar wanneer je op zzp basis gaat werken zal je toch ook tijd moeten besteden aan andere zaken. Zoals bijvoorbeeld je administratie en je marketing. Hoe meer tijd je aan die activiteiten besteedt waar je in feite niet voor wordt betaald, hoe minder tijd je over hebt om je vak uit te oefenen en betaald te krijgen.

Veel zzp’ers baseren hun tarieven op de tijd die ze besteden aan een bepaald project. Ze vergeten de tijd die ze besteden aan andere taken ook mee te rekenen waardoor hun uurloon omlaag gaat. Die uren zou je eigenlijk ook moeten doorberekenen. Maar dat kan natuurlijk alleen maar wanneer je weet hoeveel van die onbetaalde uren je werkt.

Je zou die taken ook kunnen uitbesteden waardoor je weer meer tijd hebt om nieuwe opdrachten aan te nemen. Werk uitbesteden kost misschien wel wat maar een professional is vast en zeker veel sneller klaar met je administratie waardoor het dus eigenlijk minder kost dan wanneer je het zelf zou doen.

Verhoog je inkomen door middel van tijdregistratie

In de voorgaande alinea’s heb je al een paar tips kunnen vinden om meer te verdienen. Maar dan nu de allerbelangrijkste tip: hou je uren bij om niet meer uurtje-factuurtje te werken. Klinkt dat tegenstrijdig? Het risico van meer werken is dat je jezelf overwerkt en op een gegeven moment aan het maximale uren zit dat je überhaupt kan werken. En als je je uurloon verhoogt is er een kans dat je jezelf de markt uit prijst.

Juist door je uren te gaan bijhouden kan je veel beter een projectprijs afspreken met klanten. Doordat je weet hoeveel uur je normaal gesproken aan een bepaald project kwijt bent, kan je een vast tarief per project instellen. Dit schept voor klanten ook veel duidelijkheid en geeft ze met name zekerheid. Als je het aantal uren dat je kwijt bent aan een project goed kan inschatten en je een marge aanhoudt voor onvoorziene tegenslagen dan zal je vrijwel nooit te weinig rekenen. Maar als je door onvoorziene meevallers eerder klaar bent, dan verdien je juist iets extra’s. De klant rekende immers toch al op de prijs die je had opgegeven.

Uren bijhouden in een urenregistratie app

Je uren bijhouden kan je heel simpel doen door op je klok te kijken wanneer je aan een project begint en wanneer je het project beëindigd. Je kan het aantal uur dat je gewerkt hebt opschrijven of in Excel bijhouden. Maar in het jaar 2019 zijn er natuurlijk ook speciale urenregistratie tools die je het leven makkelijker kunnen maken. Met sommige apps kan je alleen je uren bijhouden en met andere apps kan je je uren bijhouden en ook meteen declareren. Er bestaan gratis urenregistratie apps die prima kunnen voldoen en die zelfs ook functionaliteiten voor projectmanagement bieden. De tools zijn eenvoudig te gebruiken en hebben een aantal hele handige functies. Zo sturen ze je bijvoorbeeld geregeld een bericht om je eraan te herinneren je klok aan te zetten en zo kan je labels creëren om verschillende taken afzonderlijk te timen. Had je dat nou maar bij je eerste project gehad!

Tips voor tijdregistratie met een urenregistratie tool

Om optimaal inzicht te krijgen in je tijdsbesteding is het handig om je projecten in hele kleine stukjes op te delen. Voor elke werkzaamheid die je doet hou je dan de tijd bij. Als je bijvoorbeeld aannemer bent en je moet een hek plaatsen voor een klant dan kan je je project als volgt indelen:

tijdregistratie project labelen

Doordat je inzicht hebt in alle afzonderlijke delen van je proces, kan je ook het aantal uur dat je nodig hebt voor een ander soort project beter inschatten wanneer dezelfde werkzaamheden weer terugkomen. Om je uren op deze manier bij te houden heb je een urenregistratie tool nodig, zoals bijvoorbeeld Toggle, Rodeo, Keeping of TimeCamp, waarmee je verschillende taken binnen een project kan labelen. Ook is het handig om een pauzeknop te hebben voor als je tussendoor even weg moet. Uiteraard moet de app ook zelf de uren van al je labels binnen een project kunnen optellen.

Wil jij ook je uren efficiënter bijhouden? Bekijk en vergelijk dan verschillende urenregistratietools op Capterra.