3 Sprint Planning blunders die de productiviteit de das om doen

Gepubliceerd op 15-8-2019 door Pritam Tamang en Quirine Storm van Leeuwen

Sprint Planning

Kleine bedrijven willen de productiviteit van hun medewerkers verhogen. Dat blijkt uit de door Capterra uitgevoerde enquête over digitalisering van het MKB in Nederland*. Bedrijven gaven daarin aan dat het vergroten van de productiviteit van hun personeel een van hun belangrijkste zakelijke doelstellingen was voor de komende jaren.

Om dit doel te bereiken, zijn er diverse creatieve strategieën beschikbaar. Denk aan innovatieve initiativen zoals gamification van de bedrijfscultuur tot slimme klimaatbeheersing op kantoor. Een andere effectieve manier om meer uit kleine teams te halen, is het gebruik van tools en kaders voor Agile management, zoals Scrum Sprint Planning.

Niet alle Agile projecten zijn echter succesvol. Volgens een rapport van het Engelse digitale adviesbureau 6point6 hebben bedrijven in het Verenigd Koninkrijk in de afgelopen twaalf maanden zo’n €40 miljard verspild aan mislukte Agile IT-projecten. Dit rapport gaat vooral over grote bedrijven, maar ook het mkb kan leren van de fouten die tot mislukking leiden.

Sprints in Scrum mislukken vooral door onrealistische verwachtingen, verkeerd beheer van Backlogs en een te uitgebreide planning. Dit kost bedrijven veel tijd en geld en het gaat ten koste van de productiviteit.

In dit rapport kijken we naar drie blunders op het gebied van Sprint Planning die het mkb moet voorkomen om hun Scrum projecten te laten slagen.

Het resultaat staat of valt met een effectieve Sprint Planning

Kleine bedrijven die Scrum toepassen, voeren projecten uit in de vorm van events die binnen een bepaald tijdskader moeten worden voltooid. Zo’n event heet een “Sprint” en kan een week tot een hele maand duren. Een Sprint wordt gepland door de Product Owner, de Scrum Master en het ontwikkelteam. Zij leggen vast welke specifieke taken moeten worden uitgevoerd (bijvoorbeeld ontwikkeling van nieuwe functies of bugfixes).

De Sprint Planning vormt het fundament van Scrum, omdat deze van invloed is op het uiteindelijke resultaat van het project. Een project kan alleen slagen als de teamleden de taken die ze tijdens de planning van de Sprint op zich hebben genomen, ook daadwerkelijk voltooien.

Door een gebrek aan kennis van Agile management lukt het bedrijven echter vaak niet om effectieve sprintplanningen te maken. Uit onderzoek naar de Agile volwassenheid op initiatief van de Agile Coach Company  blijkt dat  organisaties nog maar weinig ervaring hebben met Agile planning. Teams zijn nog samengesteld op de traditionele wijze. Er is één persoon die kennis heeft van Agile en probeert deze kennis over te dragen aan de organisatie of zijn/haar team. De toepassing van Agile is nog minimaal.

Dit geldt ook voor mkb-bedrijven die pas begonnen zijn met Scrum en daardoor vaak nog geen ervaren Scrum Masters en Product Owners hebben. Deze werken dan niet productief samen met het ontwikkelteam om een effectieve Sprint Planning op te stellen en daardoor loopt het projectmanagement op een mislukking uit.

3 veelvoorkomende blunders bij sprint planning die kleine bedrijven moeten kennen en voorkomen

1. Onrealistische verwachtingen wekken door te veel tegemoet te komen aan veeleisende Product Owners

Sprint Planning meetings zijn productieve sessies, totdat de Product Owner onredelijke eisen begint te stellen aan het team. Product Owners willen meestal graag voldoen aan alles wat de stakeholders van het project willen.

Zij moeten echter leren om nee te zeggen tegen die stakeholders als dat nodig is, legt Gartner-analist Tina Nunno uit:

Assertief “nee” leren zeggen (Bron)

Hoe software hierbij kan helpen:

Een Product Owner die assertief nee kan zeggen, kan effectief met de stakeholders van een project communiceren over de capaciteit van het team. Gebruik de voorzieningen in Agile projectmanagementtools, zoals status tracking, om datagestuurde redenen te geven waarom teams wel of niet aan een verzoek kunnen voldoen in een bepaalde Sprint.

  • Centraliseer de projectcommunicatie: Geef stakeholders realtime toegang tot de status van het project, met centrale dashboards waarin ze kunnen zien welke taken zijn voltooid en wat er nog moet gebeuren. Houd ze op de hoogte van de voortgang en veranderingen van een project met in-app meldingen, e-mail en ingebouwde chatfunctionaliteit.
  • Deel belangrijke project- en performance-metrics: Maak een schatting van wat een team tijdens een Sprint kan voltooien door de historische performance van het team bij te houden in burndown en velocity charts. Deel deze inzichten met de stakeholders van het project om duidelijk te maken wat de capaciteit (de scope) van het team is voor een bepaalde Sprint.
Sprint Planning graphs
Velocity chart in SpiraPlan (Bron)

Capterra-tips:

Gebruik de functies voor meldingen van je Agile PM-software om effectief met stakeholders te communiceren over de voortgang van een project.
Maak gebruik van functionaliteit zoals burndown en velocity charts om goed in te schatten wat een team aankan.

2. Sprint Planning meetings houden zonder prioritering van de Product Backlog

De Product Owner heeft veel verantwoordelijkheden. Een van de belangrijkste hiervan is het stellen van prioriteiten binnen de Product Backlog, ofwel de User Stories. Zonder een goede prioritering, kiezen ontwikkelteams vaak naar eigen inzicht User Stories die aan een Sprint zijn toegevoegd zonder volledig te begrijpen hoe deze van invloed zijn op de scope van het project.

Prioritering is het vastleggen van welke productfuncties eerst moeten worden gebouwd. Bedrijven in het mkb moeten hiervoor bepalen wat de eenvoudig te bouwen functies zijn die voor gebruikers de hoogste waarde hebben. Devin Deen (Agile Scrum Master en projectmanagement-expert) legt uit hoe dat werkt:

De Product Backlog opstellen (Bron)

Hoe software hierbij kan helpen:

Volgens Deen moeten bedrijven bij het prioriteren van de Product Backlog het Pareto-principe in gedachten houden: Gebruikers halen 80% van de waarde van jouw product uit 20% van de functionaliteit ervan. Gebruik Agile tools voor projectmanagement om te bepalen welke functionaliteit in die belangrijke 20% valt.

  • Prioriteer functies met Story punten: In Scrum tools zoals VivifyScrum kan elk teamlid met Planning Poker punten toewijzen aan een User Story. Zo kan er een schatting worden gemaakt van de complexiteit en de hoeveelheid werk die nodig is om die functie te maken. Meer punten betekent meer complexiteit. Op basis hiervan kunnen de teams bekijken welke functies de laagste kosten of het minste werk met zich meebrengen en dat bepaalt dan weer welke User Stories worden geprioriteerd en opgenomen in een bepaalde Sprint.
  • Zorg dat teams meer inzicht krijgen in de productvereisten: Schattingen voor User Stories geven teams een indicatie van de complexiteit van een functie. Daarnaast geeft een Product Requirements Document (PRD) ontwikkelteams inzicht in de waarde van een functie voor gebruikers. Product Owners kunnen in dit document met productvereisten bijvoorbeeld informatie over gesprekken met klanten en persona’s opnemen. Ontwikkelaars en ontwerpers kunnen die informatie dan weer gebruiken bij het bouwen van productfuncties.
Agile Management
Document met productvereisten in Confluence (Bron)

Capterra-tips:

Stel een Product Requirement Document (PRD) op om teams meer inzicht te geven in wat klanten en stakeholders willen.
Maak een nauwkeurige schatting van de hoeveelheid werk die nodig is om een functie te maken door punten toe te wijzen aan User Stories.

3. Te veel tijd besteden aan Sprint Planning meetings

Hoe je het ook wendt of keert, Scrum teams vergaderen veel: dagelijkse Scrums, Sprint reviews, Sprint retrospectives en zo kunnen we nog wel even doorgaan. En dan hebben we ook nog de doorlopende training, workshops en een-op-eensessies. Het meest tijdrovende van allemaal is echter de Sprint Planning meeting. Dit is vragen om overwerkte teams die onder de maat presteren.

Kleine bedrijven die Scrum gebruiken, moeten ervoor zorgen dat hun teams voorbereid zijn op Sprint Planning meetings, anders verspillen ze kostbare uren aan vruchteloze vergaderingen, zoals Mike Cohn uitlegt:

Tijd besparen in Sprint Planning meetings (Bron)

Hoe software hierbij kan helpen:

De Sprint Planning meeting is cruciaal voor het succes van Scrum. Kleine bedrijven moeten er echter wel voor zorgen dat hun teams de tijd productief gebruiken. Agile projectbeheertools komen daarbij goed van pas. Deze tools bieden teams een centraal platform om meetings te plannen, te communiceren en bestanden te delen.

  • Bereid het team voor op Sprint Planning meetings: Een van de grote fouten die teams maken is volgens Cohn dat ze onvoorbereid aan Sprint Planning meetings beginnen. Om dit te voorkomen, moeten Product Owners belangrijke documentatie over het project, zoals de Product Backlog, vooraf met de teams delen, zodat mensen weten wat ze in de meetings moeten bespreken. Tools voor het delen van bestanden zijn hiervoor heel nuttig, omdat Product Owners hiermee projectgerelateerde documenten op een veilige en centrale locatie kunnen delen.
  • Houd de planning van je team bij en schrap onnodige meetings: Sprint Planning meetings kunnen lang duren omdat teams niet genoeg tijd hebben om zich goed voor te bereiden. Dit komt vaak doordat ze buitensporig veel tijd kwijt zijn aan andere vergaderingen die eigenlijk niet nodig zijn. Scrum Masters kunnen planningstools met ingebouwde kalenders en rapportagedashboards gebruiken om de beschikbaarheid van teamleden bij te houden en aan te geven wat de belangrijkste meetings zijn die mensen moeten bijwonen.
Sprintplanning
Teamkalendar in Wrike (Bron)

Capterra-tips:

Bereid het team voor op de meeting door vooraf de Product Backlog en andere belangrijke projectdocumentatie te delen.
Houd de beschikbaarheid van je teamleden bij en schrap onnodige meetings.

Conclusies en volgende stappen

Dit rapport is niet bedoeld om met een beschuldigende vinger naar Product Owners te wijzen of om één pasklare oplossing te bieden voor de verschillende problemen waarmee kleine bedrijven te maken kunnen krijgen als ze met Scrum werken.

We willen kleine bedrijven die Agile projectmanagement gebruiken of die hierop willen overstappen een paar goede richtlijnen geven voor wat ze vooral niet moeten doen. Frameworks voor Agile projectbeheer passen zich gemakkelijk aan de flexibele organisatiestructuur van het midden- en kleinbedrijf aan. Het is echter belangrijk dat deze bedrijven hun processen voortdurend heroverwegen om van Agile een succes te maken.

Hier zijn de hoofdpunten die je moet onthouden:

Sprint Blunders Blunders


*Onderzoek over digitaliseringstrends: Capterra voerde een online enquête uit in juli 2019. De antwoorden komen uit een steekproef van de doelmarkt Nederland. De enquête werd verzonden naar 615 mensen waaruit, na screeningvragen, uiteindelijk 158 deelnemers kwalificeerde om de enquête in te vullen. Gekwalificeerde deelnemers zijn in dienst (voltijd, deeltijd of zelfstandig), werken in een kleine tot middelgrote onderneming (1-250 werknemers) en gebruiken software voor hun werk.