Wat is ERP en wat zijn de voordelen van ERP-implementatie voor het MKB

Gepubliceerd op 7-8-2019 door Quirine Storm van Leeuwen

Wist je dat het vuurtje van jouw barbecue brandt op ERP? Wist je dat hele bouwwerken staan of vallen bij ERP? 

Als je het woord ERP-systeem hoort denk je misschien aan een ingewikkeld computerprogramma met hoge aanschafkosten dat alleen voor enorme reuzen is weggelegd, maar dat is niet waar. Ook kleinere en middelgrote bedrijven kunnen profiteren van een ERP-systeem. Zo ondersteunt enterprise resource planning (ERP) van Odoo het Nederlandse bedrijf Fire-Up met de duurzamere productie van milieuvriendelijke aanmaakblokjes. En zo gebruikt het bouwbedrijf Knol Bouw de ERP-software van Exact Globe om hun bouwprojecten te ontwikkelen. 

wat is ERP

Wat is ERP?

Maar wat is ERP precies? Laten we daar eerst een antwoord op geven. De betekenis van ERP volgens Garner is een softwarepakket dat geïntegreerde applicaties biedt om een ​​reeks administratieve en operationele bedrijfsprocessen in meerdere bedrijfstakken te automatiseren en ondersteunen”. In andere woorden, de spin in het web die alle draadjes tussen de verschillende afdelingen met elkaar verbindt. 

Verschillende afdelingen binnen eenzelfde bedrijf werken nog vaak als eilandjes. ERP kan alle bedrijfsonderdelen met elkaar koppelen en afstemmen op een geautomatiseerde manier. 

In de praktijk betekent dit voor een bedrijf als Fire-Up bijvoorbeeld dat het ERP-systeem automatisch aangeeft wanneer de voorraad houtvezels en biologische olie die nodig is voor de productie van aanmaakblokjes aangevuld moet worden dankzij een voorraadsbeheermodule. De inkoopbeheermodule geeft automatische inkoopadviezen op basis van bestaande orders en doet slimme voorspellingen op basis van de bedrijfsgegevens. Het fabricageproces van de blokjes wordt efficiënter omdat het systeem de productieplanning kent en zo de capaciteit van het workcenter optimaliseert. 

Zo loopt alles als een goed geoliede machine! 

Voordelen van ERP voor MKB

Hoe kunnen MKB-bedrijven de voordelen van ERP-software benutten? We zetten er hier 7 op een rijtje. 

Schaalbaar

ERP is bovenal een schaalbaar systeem, gebaseerd op een basispakket waaraan softwaremodules of verschillende bedrijfsapplicaties toegevoegd kunnen worden. Je hebt de mogelijkheid om alleen de modules te gebruiken die voor jouw organisatie nuttig zijn en die uit te breiden wanneer nodig. Zo zijn er modules voor productie, verkoopbeheer, email marketing, voorraadbeheer, facturatie, crm, websitebuilder, etc. Als je aparte software gebruikt voor al deze bedrijfsonderdelen is latere koppeling een tijdrovend proces als het überhaupt al mogelijk is. Bovendien gaat zo’n integratieproces soms gepaard met gegevensverlies omdat het uploaden van historische of niet digitale data een heel karwei is. Een ERP-pakket verschaft uniformiteit vanaf het begin en biedt schaalbare oplossingen voor groei. Je betaalt overigens vaak per gebruiker, wat voordelig is voor kleine bedrijven. 

Stroomlijnen van bedrijfsprocessen 

Alle gegevens uit verschillende afdelingen worden nu digitaal geregistreerd in één systeem en met elkaar gekoppeld. Hierdoor hebben medewerkers rechtstreeks inzicht in de bedrijfsprocessen op andere afdelingen en kunnen efficiënter werken. De kans op menselijke fouten neemt af en de communicatie tussen afdelingen verbetert. Voor het management betekent dit bovendien een beter overzicht van alle bedrijfsprocessen. 

Intelligente automatisering

Het ERP-programma kan handelingen die handmatig uitgevoerd worden automatiseren. Dit kan bijvoorbeeld inhouden dat een bestelling automatisch wordt verwerkt tot inkoopbon. Of dat je voorraad gereduceerd kan worden om risico’s te vermijden. Dit laatste is een voorbeeld van intelligente automatisering, waarbij het systeem de gegevens waarover het bezit gebruikt om voorspellingen te kunnen doen op basis van AI

Bedrijfsvoering gebaseerd op data 

Dankzij de digitalisering van alle gegevens in één systeem komt er een zee aan betrouwbare bedrijfsinformatie beschikbaar. In plaats van een bedrijfsvoering op basis van stukjes data kunnen er nu volledig op data gedreven beslissingen worden genomen. Het biedt de kans om bestaande processen te optimaliseren, opnieuw vorm te geven en tot nieuwe betere of goedkopere servicemodellen of producten te komen. Bovendien heb je de zekerheid dat de data die je uit je systeem ophaalt accuraat is. 

Reporting 

Een ERP-programma biedt goede reporting functionaliteiten. Dat wil zeggen dat het systeem de gegevens niet alleen voor je ophaalt, maar ook omzet naar begrijpelijke informatie. Ben je zelf geen grote fan van data-analyse, dan hoef je nu je hoofd niet meer te breken over het structureren van informatie. De ERP-software presenteert de data op zo’n manier dat jij het kan gebruiken voor het meten en monitoren van je bedrijfsprestaties. Zo wordt het een stuk makkelijker om de juiste beslissingen te nemen en op tijd te anticiperen.

Informatiebeveiliging

Als gegevens in verschillende systemen en spreadsheets ondergebracht zijn is je bedrijf een makkelijker doelwit voor hackers. Elke bron moet apart beveiligd zijn om te voorkomen dat cybercriminelen gevoelige gegevens te pakken krijgen. ERP-software biedt één veilige locatie voor alle gegevens. 

ERP-software aanbieders helpen bedrijven hun gegevens veilig te stellen via de laatste automatische veiligheidsupdates, instellingen voor gebruikerstoestemmingen, het aanbieden van trainingen, het extern monitoren door deskundigen, source code scanning, etc. Voldoen aan de privacywetgeving (AVG) en de bescherming van klantgegevens wordt nu ook een stuk eenvoudiger.  

Kostenbesparing

De implementatie van een ERP-systeem betekent volledige digitalisering van je bedrijf. Handmatige processen verdwijnen en worden geautomatiseerd. Het zorgt voor meer effectiviteit en efficiënter werken. Je krijgt beter inzicht in je eigen bedrijf zodat het duidelijk wordt waar je kosten kan besparen. Denk bijvoorbeeld aan het fabricageproces van de aanmaakblokjes voor de barbecue van Fire-Up. Het bedrijf wil inzetten op duurzaamheid, en dat geldt niet alleen voor de ingrediënten van de aanmaakblokjes die milieuvriendelijk moeten zijn, maar betekent ook de optimalisering van het productieproces en de verpakkingsmethodes. Zonder een systeem dat het productieproces en de voorraad optimaliseert is dat niet mogelijk. 

Kort gezegd, een complete oplossing als ERP brengt je bedrijfsvoering op een hoger niveau. Nu is het alleen nog zaak om de juiste oplossing voor jouw bedrijf te vinden. Er zijn namelijk wel honderden ERP-software aanbieders! Hoe kan je dat het beste aanpakken?

Je kan beginnen met de lijst ERP-systemen op Capterra en deze filteren op functionaliteiten die voor jou van belang zijn. Vervolgens kan je de geschikte programma’s naast elkaar zetten en vergelijken en de reviews lezen van geverifieerde gebruikers. Dat maakt je keuze wellicht een stuk makkelijker!