De 6 beste gratis project management tools met de belangrijkste functies

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op 7-6-2021

Project management tools helpen de productiviteit en efficiëntie te verhogen. Deze programma's kunnen nuttig zijn voor bedrijven van klein tot groot. In dit artikel hebben we de zes projectmanagementprogramma's die op Capterra staan en de beste beoordelingen hebben, op een rijtje gezet. Deze programma's hebben allemaal een gratis versie.

Softwareplatforms voor projectmanagement helpen taken, resources en planningen te organiseren, zodat projecten efficiënter kunnen worden voltooid. Daarnaast helpen deze tools teamactiviteiten te coördineren, de voortgang bij te houden en de tijdlijn en het budget voor projecten te beheren. Ze bieden meestal uiteenlopende functies. Bedrijven kunnen op basis hiervan een programma kiezen dat het beste aansluit bij hun specifieke behoeften op het gebied van projectmanagement. Veel van deze tools bieden de volgende functies:

• Het delegeren en bewaken van taken vereenvoudigen en zorgen voor een duidelijk overzicht van de verantwoordelijkheden
• Realtime updates en dashboards voor een overzicht van de voortgang
• Waarschuwingen die aan planningen en deadlines zijn gekoppeld om het tijdmanagement te verbeteren
• Een centraal platform voor de opslag en het delen van documenten
• Mogelijkheden om de budgetten en het financiële beheer van projecten efficiënt bij te houden
• Rapporten en analyses voor strategische besluitvorming en planning

Projectmanagementsoftware biedt veel voordelen. Deze markt zal tegen 2030 naar verwachting de grens van 15 miljard USD overschrijden. Dit geeft duidelijk aan hoeveel waarde deze softwareplatforms bieden als het gaat om gestroomlijnd projectbeheer. Voor kleine bedrijven kan een PM-tool echter te duur zijn. Daarom hebben we in dit artikel zes gratis project management tools op een rijtje gezet die op Capterra worden vermeld. De tools staan in alfabetische volgorde. 

Elke softwaretool heeft in de gebruikersbeoordelingen op alle onderdelen gemiddeld minimaal 4,6 van de 5 sterren gekregen en is in de afgelopen twee jaar minimaal 20 keer beoordeeld. Onderaan dit artikel vind je meer informatie over de methodologie die we hebben gebruikt om deze tools te selecteren.

1.

Clockify

• Algemene beoordeling: 4,7/5
• Gebruiksgemak: 4,7/5
• Klantenservice: 4,6/5
• Functies: 4,6/5
• Waar voor je geld: 4,7/5 

Clockify is een gratis programma voor projectplanning. Het biedt een uniform platform om uren bij te houden, taken toe te wijzen en uitgebreide rapporten te genereren. Deze functies zijn met name handig voor de facturatie aan klanten en om de productiviteit te beoordelen. Clockify is toegankelijk via internet, mobiele apparaten (iOS en Android) en desktopcomputers (Windows and Mac). Het aantal gebruikers en projecten is onbeperkt. De software biedt ook inzicht in de betrokkenheid van teamleden bij projecten en helpt het werk evenwichtig te verdelen. 

Wat zijn de belangrijkste functies van Clockify? 

• De urenregistraties en declarabele uren van medewerkers goedkeuren, bijhouden en indienen
• De aanwezigheid van personeel monitoren voor salaris- en accountingdoeleinden
• Werk, toewijzingen en diensten plannen
• Verlofaanvragen en vakantieroosters beheren
• Alle projectkosten en -uitgaven vastleggen
• Wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse rapporten genereren
• Projecttijdlijnen visualiseren met Gantt-grafieken 

2.

Harvest

• Algemene beoordeling: 4,6/5
• Gebruiksgemak: 4,6/5
• Klantenservice: 4,4/5
• Functies: 4,3/5
• Waar voor je geld: 4,2/5 

Harvest is een tijdregistratie- en facturatietool voor bedrijven die meerdere projecten en klanten beheren. Dit programma kan worden geïntegreerd met Asana, Trello en andere platforms van derden. Gebruikers kunnen hiermee efficiënt tijden vastleggen. Harvest zet deze tijdgegevens om in visuele rapporten, die inzicht bieden in de voortgang van projecten en kunnen worden gebruikt voor budgetbeheer. Het platform heeft een gratis, ‘Free’ versie voor één gebruiker en maximaal twee projecten, en een betaald, ‘Pro’ abonnement voor een onbeperkt aantal gebruikers en projecten.

Wat zijn de belangrijkste functies van Harvest? 

• Declarabele en niet-declarabele werkuren bijhouden voor verschillende projecten en klanten
• De wekelijkse teamcapaciteit en individuele workloads monitoren
• Gebruikers kunnen met één klik urenregistraties indienen
• Gewerkte uren per dag registreren met start- en stoptimers
• Facturen maken op basis van bijgehouden tijden en projectkosten
• Prestaties analyseren met gedetailleerde rapporten en dashboardvariabelen
• Projecttijdlijnen en teamroosters synchroniseren om resources beter te kunnen toewijzen

3.

Miro

• Algemene beoordeling: 4,6/5
• Gebruiksgemak: 4,6/5
• Klantenservice: 4,4/5
• Functies: 4,3/5
• Waar voor je geld: 4,2/5 

Miro is een whiteboardplatform dat is gericht op samenwerking. Het helpt teams complexe projecten en stakeholders te beheren, processen op elkaar af te stemmen en diverse multifunctionele teams op één lijn te brengen. Door de integratie van Miro met Microsoft- en Atlassian-systemen, Slack, Box en andere platforms, kunnen bedrijven de teamsamenwerking, de tijdregistratie en de productiviteit verbeteren. Aan het gebruik van het gratis abonnement van Miro is geen tijdslimiet verbonden. Het kan door een onbeperkt aantal teamleden worden gebruikt in één werkruimte met maximaal drie aanpasbare borden. Dit abonnement biedt bovendien toegang tot meer dan 2500 sjablonen. Daarnaast zijn er drie betaalde abonnementen met aanvullende functies, zoals een onbeperkt aantal projectborden, bedrijfsbrede controles voor het delen van openbare links en meer.

Wat zijn de belangrijkste functies van Miro? 

• Ideeën als georganiseerde taken weergeven met Miro-kaarten, kanbanborden en stroomdiagrammen
• Tijd en kosten bijhouden voor gedetailleerd projectbeheer
• Vergaderingen faciliteren met ingebouwde timers en agendatools, en bestanden delen voor doelgerichte samenwerking
• Kan samen met meer dan 130 apps en integraties worden gebruikt
• Gantt-weergaven voor duidelijke visualisaties van projectroutekaarten en -tijdlijnen

4.

Notion

• Algemene beoordeling: 4,7/5
• Gebruiksgemak: 4,4/5
• Klantenservice: 4,4/5
• Functies: 4,6/5
• Waar voor je geld: 4,6/5 

Notion is een projectmanagement- en organisatietool die als cloudplatform en als on-premise platform beschikbaar is. Dit programma helpt gebruikers bij het stroomlijnen van taakbeheer, het maken van aantekeningen en het bijhouden van hun gegevens en databases. Ook biedt het een complete werkruimte waarin gebruikers hun projecten kunnen plannen, met anderen kunnen samenwerken en terloops ideeën kunnen vastleggen. Het gratis abonnement van Notion biedt een onbeperkt aantal blokken voor individuen, maar een beperkt aantal voor teams. Het programma kan bovendien worden geïntegreerd met Slack en GitHub. Het biedt elementaire pagina-analytics en gebruikers kunnen maximaal 10 gasten uitnodigen. Met de betaalde abonnementen van Notion heb je meer functies en minder beperkingen, zoals een onbeperkt aantal blokken voor teams, een onbeperkt aantal bestandsuploads en je kunt maximaal 250 gasten uitnodigen.

Wat zijn de belangrijkste functies van Notion? 

• Notities en documenten maken en organiseren
• Tijdlijnen en kosten voor projecten bijhouden
• Taakbeheer met deadlines en herinneringen
• Hulpmiddel bij het bouwen van databases en spreadsheets
• Het proces voor de projectplanning stroomlijnen
• Eenvoudiger bestanden delen binnen teams
• Toegang tot het platform via internet en mobiele apparaten
• Gantt-grafieken en tijdlijnweergaven voor projecten

5.

Paymo

• Algemene beoordeling: 4,7/5
• Gebruiksgemak: 4,6/5
• Klantenservice: 4,7/5
• Functies: 4,5/5
• Waar voor je geld: 4,6/5 

Paymo combineert functionaliteit voor geavanceerd taakbeheer, planning, tijdregistratie, samenwerking en facturatie in één platform. Bovendien kun je met deze tool de volledige levenscyclus van een project beheren, van het begin tot de laatste betaling. Je hebt dan geen verschillende apps meer nodig. Met Paymo kunnen gebruikers ook grote, complexe taken in kleine subtaken onderverdelen om te zorgen dat alles op tijd af is. De tool biedt aanpasbare workflows om verschillende processen te beheren. Gebruikers kunnen mijlpalen en deadlines instellen voor belangrijke gebeurtenissen in een project.

Het gratis abonnement van Paymo biedt onder andere toegang voor een onbeperkt aantal gebruikers, onbeperkte tijdregistratie, maximaal vijf klanten en 1 GB opslagruimte. Bij de betaalde Paymo-abonnementen krijg je prioriteit als je support nodig hebt, 500 GB opslagruimte, terugkerende facturen en meer.

Wat zijn de belangrijkste functies van Paymo? 

• Tijd en kosten bijhouden met urenregistraties en automatische logboekregistratie
• De beschikbaarheid van resources en de planning beheren, inclusief vakanties en vrije dagen
• Bestanden organiseren met eenvoudige functies voor delen, bijlagen en versiebeheer
• Eenvoudig budgetten en kosten bijhouden voor het financiële overzicht
• Het platform aanpassen aan specifieke workflow- en integratiebehoeften

6.

Teambook

• Algemene beoordeling: 4,7/5
• Gebruiksgemak: 4,8/5
• Klantenservice: 4,9/5
• Functies: 4,4/5
• Waar voor je geld: 4,8/5 

Teambook is een tool voor projectplanning die de planning vereenvoudigt en realtime inzicht geeft in wie er aan welke projecten of taken werkt. Verder helpt de tool bij het toewijzen van teamvaardigheden en het vinden van de juiste resources voor elk project, zodat teams optimaal kunnen worden ingezet. Het gratis abonnement van Teambook ondersteunt maximaal 10 actieve projecten, het delen van bestanden, een onbeperkt aantal gebruikers en klanten, onbeperkte klantenondersteuning en meer. Bij alle betaalde abonnementen krijg je een gratis proefversie van 14 dagen en toegang voor maximaal 120 actieve projecten.

Wat zijn de belangrijkste functies van Teambook? 

• Realtime werktoewijzing en teambeschikbaarheid monitoren
• Teamvaardigheden toewijzen en resources aan projecten koppelen met tags
• Tijd en kosten bijhouden voor nauwkeurig projectbeheer
• Gantt- en tijdlijnweergaven voor duidelijke projectplanning en inzichten 
• Automatisch agenda's van consultants synchroniseren
• Urenregistraties en goedkeuringen stroomlijnen en de gegevens aan facturatiesystemen koppelen
• De capaciteit van de organisatie voorspellen voor de planning op de middellange termijn
• Integratie met andere tools om de functionaliteit uit te breiden

Hoe kies je de juiste project management software voor jouw bedrijf? 

Volg als mkb-bedrijf deze stappen om gratis project management software te vinden voor jouw bedrijf:

• Bepaal de specifieke functies die jij nodig hebt, zoals taaktoewijzing en voortgangsregistratie.
• Onderzoek de verschillende gratis of betaalde project management tools die deze essentiële functies bieden.
• Controleer of de tools kunnen worden geïntegreerd met je bestaande applicaties. 
• Kijk of de software met je bedrijf kan meegroeien, hoe het met de beveiliging zit en of de algemene betrouwbaarheid goed is.
• Lees beoordelingen van gebruikers om te zien wat de gebruikerservaringen zijn.
• Probeer de software uit met een klein proefproject.
• Controleer of er klantenondersteuning wordt geboden en of er trainingsmateriaal beschikbaar is.

Het gaat erom de juiste functies te vinden die aansluiten bij jouw behoeften. Gebruik onderzoek en proefprojecten om een tool te vinden die niet alleen aan je huidige eisen voldoet, maar die ook met je bedrijf meegroeit.