Er zijn meer richtlijnen en training nodig bij het gebruik van AI in projectmanagement

De meerderheid van de werknemers bij bedrijven die AI gebruiken in projectmanagement vindt dat ze meer training nodig hebben. Tegelijkertijd beweren veel respondenten dat hun werkgevers nog steeds geen richtlijnen hebben geïmplementeerd voor het gebruik van AI. 

Er zitten veel voordelen aan het gebruik van AI in project management. In een recent artikel in de Harvard Bussiness Review schetsen onderzoekers een toekomstige beeld van een CEO die via zijn of haar smartphone in een paar klikken de status van alle projecten kan zien en welke voordelen ieder project heeft opgeleverd. Dankzij AI kunnen praktisch alle projecttaken worden geautomatiseerd, zodat projectmanagers zich meer op de strategie en het managen van het team kunnen richten.

Tegelijkertijd is er veel onzekerheid over de inzet van AI, bijvoorbeeld over de betrouwbaarheid van de technologie en de veiligheid van de persoonlijke data van gebruikers. Om erachter te komen wat de belangrijkste zorgen zijn bij de inzet van AI in project management en hoe AI wordt gebruikt, ondervroeg Capterra 605 medewerkers bij bedrijven in verschillende sectoren in Nederland ondervraagd. Het bedrijf waarvoor de geïnterviewden werkten, moest projectmanagementsoftware gebruiken. De geïnterviewden moesten bij hun dagelijkse werk een computer gebruiken en betrokken zijn bij projectmanagementprocessen binnen hun bedrijf.

De volledige methodologie vind je onderaan dit artikel.

Budget- en risicomanagement populairste toepassing van AI in projectmanagement

Een kwart van de respondenten (25%) in het onderzoek zegt dat hun bedrijf al door AI aangedreven software heeft geïmplementeerd in projectmanagement-processen. Daarnaast is er een grote groep die zegt dat hun bedrijf bezig is met de implementatie (19%) of interesse te hebben (23%).

Aan de groep die al van AI gebruikmaakt, is gevraagd voor welke onderdelen ze de AI-technologie inzetten. Daarop werd budgetmanagement het vaakst genoemd. Bij door AI-aangedreven budgetmanagement kun je bijvoorbeeld denken aan het automatisch categoriseren van uitgaven. Zo kan een AI-tool een uitgave herkennen als een hotelrekening en deze toewijzen aan de reisbudget-categorie. Andere toepassingen zijn het voorspellen en herkennen van toekomstige trends.

Het automatiseren van dergelijke taken heeft inderdaad grote voordelen. Uit het onderzoek blijkt dan ook dat de overgrote meerderheid van de respondenten die AI gebruiken in hun projectmanagement-processen daar dan ook zeer (24%) tot redelijke tevreden over is (57%).

Er kleven echter ook een aantal mogelijke uitdagingen aan de inzet van AI in projectmanagement, die we in de secties hieronder zullen bespreken.

Ethiek, privacy en veiligheid: de meest genoemde reden voor het niet gebruiken van AI in projectmanagement

Ongeveer een op de zeven van alle respondenten (15%) antwoordde dat hun bedrijf geen plannen heeft om software met AI te integreren in projectmanagement. Aan deze groep is gevraagd naar de belangrijkste redenen om dit niet te doen. De meest genoemde reden is bezorgdheid over ethische kwesties, privacy van de gebruikers en veiligheid. 

Overigens wordt deze zorg ook gedeeld door de groep (24)% respondenten die nog geen AI in projectmanagement hebben geïmplementeerd maar daar wel interesse in hebben. Bij deze groep is het echter niet de meest genoemde zorg. Hun grootste zorgen zijn het ontbreken van een duidelijke strategie voor AI in het bedrijf (26%) en de ontoereikende vaardigheden binnen het projectmanagementteam om AI te implementeren (26%).

De zorgen over de veiligheid van persoonlijke data en privacybescherming worden in het algemeen breed gedeeld. Zo is het Europees Parlement is op dit moment bezig om wetgeving te ontwerpen om AI-technologie aan regels te binden. Het voorstel is om de verschillende AI-toepassingen te analyseren en in te delen op basis van het risico dat ze opleveren voor gebruikers. Afhankelijk van het risiconiveau zouden meer of minder regels van toepassing zijn.

AI-systemen vereisen namelijk enorme hoeveelheden (persoonlijke) gegevens, en als deze gegevens in verkeerde handen vallen, kunnen ze worden gebruikt voor doeleinden, zoals identiteitsdiefstal of cyberpesten.

Om persoonlijke gegevens te beschermen is het raadzaam om encryptie- en authenticatiemethoden te gebruiken, evenals het maken van een back-up- en herstelplan om de beschikbaarheid en integriteit van de gegevens te garanderen in geval van een cyberaanval

Eén op de drie bedrijven heeft geen richtlijnen voor het gebruik van AI in projectmanagement

Om de privacy en de dataveiligheid van de gebruikers te garanderen is het van belang dat bedrijven duidelijke richtlijnen opstellen voor het gebruik van AI in projectmanagement-processen. 

Denk daarbij aan een document of een andere informatiebron waarin duidelijk wordt uitgelegd wat wel en wat niet is toegestaan bij de inzet van AI, hoe het bedrijf omgaat met de data van medewerkers, hoe intellectueel eigendom wordt beschermd en welke acties worden ondernomen als iemand zich niet aan de richtlijnen houdt. Er is een breed scala aan software op de markt om dergelijke richtlijnen gemakkelijk toegankelijk te maken voor medewerkers en om dit soort informatie bij te houden.

Aan de respondenten die antwoordden dat hun bedrijf al AI heeft geïmplementeerd in projectmanagement is gevraagd of hun werkgever ook dergelijke richtlijnen en beleid heeft. De meerderheid van de respondenten (68%) antwoordde die vraag bevestigend. Daarnaast antwoordde een kwart (25%) dat dergelijk beleid en richtlijnen nog niet zijn ingevoerd maar wel in de planning staan. Een heel kleine minderheid (4%) denkt dat het niet nodig is.

Meerderheid medewerkers van bedrijven die AI in projectmanagement gebruiken vindt dat ze meer training nodig hebben

Het goed gebruiken van AI-technologie gaat niet vanzelf. Er is vaak een bepaalde mate van expertise vereist om het meeste uit de technologie te kunnen halen. Denk daarbij aan algemene vaardigheden als creatief oplossingsvermogen, maar ook aan de juiste technische vaardigheden om de AI-tools in te zetten voor je dagelijkse werk.

We hebben medewerkers die in projectmanagement al met AI-technologie werken, gevraagd of ze vinden dat ze voldoende training hebben gehad. Volgens 37% van de ondervraagde medewerkers hebben ze voldoende training gekregen om te werken met een AI-gestuurde tool voor projectmanagement. Bijna de helft (46%) antwoordde dat ze meer training nodig hebben, en 14% dat ze helemaal geen training hebben gehad, maar deze wel nodig hebben. Slechts een kleine minderheid van 3% denkt dat ze geen training nodig hebben.

Doen bedrijven genoeg om de uitdagingen van het gebruik van AI in projectmanagement-processen aan te pakken?

Zoals uit de resultaten van het Capterra-onderzoek blijkt, zitten er twee kanten aan het gebruik van AI in projectmanagement-processen. Aan de ene kant zijn respondenten die al met AI werken erg positief over de resultaten. Zoals in het vorige artikel vermeld is de overgrote meerderheid redelijk tot zeer tevreden over de technologie. Het wordt op een groot aantal gebieden gebruikt, zoals budgettering en risicobeheer, en kan veel taken automatiseren die anders op het bord van de projectmanager zouden hebben gelegen.

De andere kant van de medaille is dat er zorgen zijn over de privacy van de persoonlijke gegevens die AI-tools verzamelen en hoe veilig de gegevens zijn. Minstens één op de vier respondenten van wie het bedrijf AI niet heeft geïmplementeerd in hun projectmanagement-processen, geeft aan dat dit de belangrijkste reden heeft.

Om ervoor te zorgen dat AI op een verantwoorde manier wordt gebruikt en dat werknemers weten hoe ze AI moeten gebruiken, is het van cruciaal belang dat bedrijven investeren in training en richtlijnen, beleid en best practices opstellen. Op dat gebied moeten nog enkele stappen worden gezet.