Wat zijn de gevolgen van AI in projectmanagement?

Op dit moment antwoorden zo'n één op de vier werknemers dat hun bedrijf artificiële intelligentie inzet in projectmanagement. Dat blijkt uit onderzoek van Capterra. Wat zijn de belangrijkste uitdagingen in projectmanagement en kan artificiële intelligentie (AI) daarbij helpen?

Vier jaar geleden voorspelde Gartner dat 80% van de projectmanagement-taken in 2030 door AI zal zijn overgenomen. Die toekomst zou nog weleens sneller kunnen realiteit kunnen worden dan verwacht, want het afgelopen jaar is de ontwikkeling van AI in een stroomversnelling gekomen. Naar verwachting zal daarmee de rol van de projectmanager drastisch veranderen: er wordt van hem of haar verwacht dat hij of zij zich meer gaat richten op het motiveren en helpen van medewerkers.

De vraag is of AI gaat helpen om de belangrijkste uitdagingen van projectmanagement aan te pakken en wat de gevolgen in het algemeen zullen zijn van de inzet van artificiële intelligentie bij het managen van projecten.

Om daarachter te komen ondervroeg Capterra 605 werknemers van bedrijven in verschillende sectoren in Nederland. Het bedrijf waarvoor de respondenten werken moest gebruikmaken van project management-software. De geïnterviewden moesten in hun dagelijkse werk gebruik maken van een computer en betrokken zijn bij projectmanagement-processen binnen hun bedrijf. 

De volledige methodologie vind je onderaan dit artikel. 

77% van de ondervraagden denkt dat projectmanagement in hun bedrijf verbeterd kan worden

Over het algemeen zijn de respondenten zeer tevreden over de huidige projectmanagement-processen binnen hun bedrijf als het gaat om het op tijd aanleveren van de projecten en binnen het gestelde budget blijven. Zo zegt bijna de helft van de respondenten (49%) dat tussen de 50 en 80% van de projecten binnen hun bedrijf op tijd wordt afgeleverd. Bijna een kwart (23%) van de respondenten zegt dat zelfs tussen de 80% en 100% van de projecten binnen de geplande tijd worden voltooid.

Daarnaast wordt volgens 42% van de respondenten tussen de 50% en 80% van de projecten binnen budget afgerond en volgens bijna een derde (31%) tussen de 80% en 100% van de projecten.

Toch denkt bijna driekwart van de ondervraagden dat de projectmagament-processen binnen het bedrijf verbeterd kunnen worden. Zoals in de sectie hieronder is te zien, gaat het dan voornamelijk om kwalitatieve verbeteringen.

Het niet goed organiseren van de taken de meest genoemde reden voor het falen van projecten

Om uit te vinden wat er precies verbeterd zou kunnen worden als het gaat om projectmanagement-procedures, hebben we de respondenten gevraagd wat de belangrijkste oorzaken waren van het falen van een project of mogelijke problemen binnen het project. 

Het niet goed organiseren van de verschillende taken wordt als belangrijkste oorzaak genoemd (42%). Andere veel genoemde oorzaken zijn projectteams die niet de juiste vaardigheden hebben (33%), een tekort aan financiële middelen (26%) en zwak risicomanagement (25%) en moeite met reageren op onverwachte interne en externe problemen (25%).

De vraag is in hoeverre het gebruik van door AI aangedreven projectmanagement-software deze problemen zou kunnen ondervangen. Voor een aantal is dat zeker het geval, zoals het organiseren van de verschillende taken, dat met het gebruik van AI een stuk makkelijker wordt. 

Het gebrek aan financiële middelen en aan voldoende vaardigheden in het projectteam kunnen niet worden opgelost door AI, behalve dat het het goedkoper kan maken om projecten te beheren en in sommige gevallen de ontbrekende expertise kan bieden. Verderop in het artikel zullen we in meer detail onderzoeken hoe AI kan helpen bij projectmanagement.

Bijna driekwart van de ondervraagden ziet AI als een goede hulp in projectmanagement 

Er is veel onzekerheid over de gevolgen van AI voor de arbeidsmarkt in het algemeen. Zeker sinds alle berichtgeving rondom generatieve AI, zoals ChatGPT, Bing en Google Bard, waarmee je bij wijze van spreken met een druk op de knop een tekst over iedere willekeurig onderwerp kunt genereren. De teneur van de berichtgeving is vaak dat daarmee veel banen overbodig zullen worden. Een andere zorg is dat met de nieuwe technologie de bescherming van persoonlijke gegevens van de gebruiker niet kan worden gegarandeerd.

Opgemerkt moet worden dat generatieve AI slechts één van de vele manieren is waarop kunstmatige intelligentie kan worden gebruikt. De technologie wordt bijvoorbeeld ook ingezet voor cybersecurity, om voorspellende analyses uit te voeren voor risico- en kostenbeheer of als een virtuele assistent die simpele maar arbeidsintensieve taken kan overnemen die projectmanagers anders zelf zouden moeten uitvoeren.

De respondenten van dit onderzoek verwachten dat AI vooral een positieve rol zal gaan spelen als het gaat om de rol in projectmanagement. Bijna driekwart (73%) van de respondenten denkt bijvoorbeeld dat AI kan helpen de belangrijkste uitdagingen in projectmanagement-processen het hoofd te bieden. Bovendien denkt 72% dat technologie zoals AI in  projectmanagement-processen in de nabije toekomst de belangrijkste drijfveer zijn bij het nemen van kritische zakelijke beslissingen.

Bedrijven die AI inmiddels al hebben geïmplementeerd in hun projectmanagement-processen bevestigen die gedachte, zoals blijkt uit de secties hieronder.

Eén op de vier ondervraagden gebruikt AI in projectmanagement

Gezien de voorspelling van Gartner is het gebruik van AI voor projectmanagement in Nederland op dit moment nog relatief laag: 25% van de ondervraagden zegt dat hun bedrijf inmiddels door AI aangedreven software heeft geïmplementeerd in projectmanagement-processen. Daarnaast zegt 19% dat hun bedrijf bezig is om AI-software in deze processen te implementeren en 23% dat ze het nog niet hebben geïmplementeerd maar er wel interesse in hebben.

De respondenten die al gebruikmaken van AI voor projectmanagement zijn daar in overgrote meerderheid zeer tevreden over. Zo zegt bijna een kwart (24%) dat ze zeer tevreden zijn en 57% dat ze redelijk tevreden zijn. De voornaamste reden is dat projectmanagers door het gebruik van AI verlost worden van een aantal repetitieve taken, zoals blijkt uit de secties hieronder.

Betere en snellere interpretatie van data meest genoemde voordeel van AI in projectmanagement

Hoe meer AI de dagelijkse taken kan overnemen, hoe meer projectmanagers tijd kunnen vrijmaken voor andere taken. Dat blijkt ook uit de antwoorden van de respondenten wiens bedrijf door AI aangedreven software voor projectmanagement al heeft geïmplementeerd. Zo zegt 40% van de ondervraagden dat ze door het gebruik van AI zich meer kunnen focussen op belangrijkere taken en 36% dat ze een groter aantal taken kunnen uitvoeren. Het meest genoemde voordeel (55%) is dat je met behulp van AI data sneller en efficiënter kan interpreteren.

Wat is de volgende stap?

Veel van de projectmanagement-taken zoals ze door de meeste bedrijven op dit moment met behulp van software worden uitgevoerd, worden in de toekomst mogelijk volledig door artificiële intelligentie overgenomen. Daarmee krijgt AI, daar zijn de meeste respondenten het wel over eens, in de nabije toekomst een belangrijke rol in het nemen van belangrijke bedrijfsbesluiten.

Maar wat misschien nog belangrijker is, en ook daar zijn de meeste respondenten het over eens, is dat AI kan helpen om de belangrijkste uitdagingen bij projectmanagement te helpen oplossen. Daarmee wordt het een stuk makkelijker om projecten op tijd af te leveren en daarmee tijd en geld te besparen voor je bedrijf.