Wat is projectmatig werken?

Steeds meer organisaties ontdekken de voordelen van projectmatig werken. Multidisciplinair, flexibiliteit en duidelijke doelen zijn enkele typische kenmerken. Maar wat houdt projectmatig werken nu precies in en heeft het enkel voordelen, of zijn er ook nadelen?

Projectmatig werken wordt vaak verward met werken op projectbasis. Maar er is een verschil tussen de twee. Werken op projectbasis is gekoppeld aan één, vaak extern, project. Projectmatig werken is echter een managementmethodiek voor het uitvoeren van werkzaamheden of processen binnen de onderneming. 

Hierbij gebruikt het de aanpak van het werken op projectbasis. Taken worden zo efficiënt mogelijk uitgevoerd om zo een doel of resultaat te bereiken. Ook bij projectmatig werken worden doelen, resultaten, deadlines en budget vooraf vastgelegd. Hieronder wordt meer in detail uitgelegd wat projectmatig werken precies inhoudt.

Wat is projectmatig werken?

Projectmatig werken is gericht op efficiency. Het is een andere wijze om de werkzaamheden binnen de organisatie te bekijken. Er wordt bij projectmatig werken gebruikgemaakt van multidisciplinaire teams. De teamleden krijgen niet alleen verantwoordelijkheden, maar ook beslissingsbevoegdheden worden aan hen gedelegeerd. Hierdoor kan er snel “geschakeld” worden. Binnen het team krijgt iedereen een rol, zodat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.

De multidisciplinaire teams moeten kunnen beschikken over goede tools voor communicatie en samenwerking, zodat alle teamleden over dezelfde informatie beschikken en de voortgang kunnen volgen. 

Het aanstellen van een projectleider is aan te raden, hoewel zelfsturende teams niet moeten worden uitgesloten. Een projectleider zorgt onder andere voor het overzicht, bewaakt deadlines en budgetten en stuurt bij indien nodig.

Wat zijn de voordelen van projectmatig werken?

Een van de meest in het oog springende voordelen van projectmatig werken is dat het vaak leidt tot betere en snellere eindresultaten. Er zijn nog meer voordelen, waaronder:

Het delegeren van verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden

Daardoor zijn de teams flexibeler, zodat de organisatie zich sneller kan aanpassen aan veranderingen.

Multidisciplinair werken 

Dit bevordert teamwork binnen de organisatie, waardoor de eilandjescultuur verdwijnt. Het projectdoel en het verwachte resultaat zijn duidelijk omschreven, waardoor de multidisciplinaire neuzen dezelfde kant opstaan.

Korte lijnen

Daardoor kan er zeer snel op veranderende omstandigheden worden ingespeeld. Ook worden problemen sneller herkend en opgelost, dankzij de nauwe samenwerking van de verschillende disciplines. Het resultaat is een beter eindproduct.

Bevorderen creativiteit

Projectmatig werken stimuleert het ontstaan van creatieve ideeën, waardoor het vernieuwing en verandering bevordert.

Wat zijn de nadelen van projectmatig werken?

Waar voordelen zijn, zijn natuurlijk ook valkuilen te vinden. Zo is een slordige planning een van de valkuilen. Ook het verliezen van het overzicht, vooral als het project al een tijdje “onderweg” is, leidt tot problemen. Er zijn nog meer aandachtspunten op te noemen:

Onduidelijk gedefinieerde doelstellingen. 

De doelstellingen moeten geen ruimte voor interpretatie of discussie laten. Alle neuzen moeten dezelfde kant op staan.

Geen duidelijke taakverdeling binnen de teams. 

Hierdoor is niet duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en zal de betrokkenheid en motivatie van de teamleden afnemen.

Niet alle werkzaamheden zijn geschikt om met projectmatig werken aan te pakken. Bekijk of er meerdere disciplines zijn betrokken en of er doelen, resultaten en deadlines gedefinieerd kunnen worden.

Het niet aanstellen van een projectleider. 

Bij het ontbreken van leiding zal vaak niemand zich verantwoordelijk voelen voor het totale project. De projectleider zal de samenhang en samenwerking tussen de teamleden moeten creëren.

Communicatie en samenwerking op verschillende platforms. 

Hierdoor raakt zowel de communicatie als informatie versnipperd. Alle teamleden moeten de beschikking hebben over dezelfde informatie (single source of truth).

Verschillende soorten software die helpen bij projectmatig werken

Er zijn een aantal software-programma´s die kunnen helpen bij projectmatig werken. We hebben de belangrijkste op een rijtje gezet:

Communicatiesoftware

Projectmatig werken staat of valt met de communicatie tussen de teamleden, zodat ze regelmatig met elkaar kunnen overleggen en bijsturen als er iets in het project verandert.

Project-trackingsoftware

Ook is het belangrijk dat de teamleden de voortgang van het project kunnen volgen. Daarvoor zijn verschillende soorten software op de markt, waarmee  taken, budget, tijd en kosten en toewijzing van middelen kunnen worden bijgehouden. Overigens biedt ook veel samenwerkingssoftware, die we hieronder bespreken, deze mogelijkheden. 

Samenwerkingsoftware

Basis kenmerken van (online) samenwerkingssoftware zijn dat gewerkt wordt met teams, teamleden en taken. Aan het team en/of de teamleden worden taken toegewezen. Autorisaties regelen welke informatie teamleden mogen bewerken en inzien. 

Op dashbords kan de status en voortgang van taken en het project bekeken worden. Soms is er ook een mobiele versie beschikbaar. Vaak is er een gratis versie beschikbaar voor kleine teams, of een proefversie, zodat je zonder hoge kosten te maken klein kunt beginnen.

Er zijn natuurlijk ook uitgebreide softwarepakketten in de markt, waarbij behalve het samenwerken ook zaken, zoals bijvoorbeeld de financiële verantwoording, contractadministratie, documenten- en versiebeheer, urenregistratie en workflows mogelijk zijn. 

Is projectmatig werken iets voor jouw bedrijf?

Projectmatig werken is gericht op een betere efficiëntie en dat komt met de huidige krapte op de arbeidsmarkt goed van pas. Bedrijfsprocessen kunnen met projectmatig werken geoptimaliseerd worden, doordat met het werken in teams het leervermogen binnen de organisatie wordt aangeboord en creativiteit wordt gestimuleerd.

Projectmatig werken is uitstekend toepasbaar bij het realiseren van veranderingsprocessen in de organisatie. Multidisciplinaire teams verbreden het draagvlak van de te realiseren veranderingen en bieden tevens de mogelijkheid snel bij te sturen.

Behoud van overzicht en uitstekende communicatie zijn een must voor deze wijze van werken. Hiervoor dient iedereen met dezelfde (software) tools te werken. Gebruik de mogelijkheden van de cloud en kies de voor jouw geschikte software.