Het kan complex zijn om de gegevens van werknemers te beheren. In dit artikel vind je een beschrijving van de vier beste gratis HR-tools die je kunt gebruiken om je dagelijkse HR-activiteiten gemakkelijker te maken.

De beste gratis HR-software met de belangrijkste functies)

Personeelsbeheer is vaak lastig voor mkb-bedrijven, zeker in de beginfase. Veel bedrijven beschikken niet over de HR-medewerkers die nodig zijn voor complexe taken zoals upskilling, het vasthouden van personeel en het zoeken en in dienst nemen van het juiste talent.   

Hiervoor wordt dan ook steeds vaker software gebruikt. Maar HR-software is duur en misschien is je budget ontoereikend voor een premium-oplossing. Dan zou je eens naar gratis HR-softwaresystemen kunnen kijken. 

De juiste HR-software kan mkb-bedrijven en start-ups helpen bij het automatiseren van diverse HR-gerelateerde taken, zoals het bijwerken van de personeelsdatabase of het beheren van het payroll-systeem.

In dit artikel hebben we de vier beste gratis HR-softwareoplossingen op een rijtje gezet. De producten staan in alfabetische volgorde en ze zijn gekozen op basis van gebruikersreviews en -beoordelingen, en de beschikbaarheid van een gratis versie. De volledige methodologie vind je onderaan dit artikel.

1. Connecteam

In- en uitklokgegevens van medewerkers in de Connecteam HR-software
Tijdklok voor medewerkers waarmee HR de in- en uitkloktijden van het personeel kan bijhouden [bron: Capterra]
  • Algemene beoordeling: 4,8
  • Gebruiksgemak: 4,7
  • Klantenservice: 4,9
  • Functies: 4,6
  • Waar voor je geld: 4,8

Connecteam is een HR-software-programma waarmee HR de gegevens van personeel kan beheren, de gewerkte uren kan bijhouden en activiteiten kan opzetten om werknemers betrokken te houden. Werkgevers kunnen met deze oplossing een aangepast onboarding-plan voor nieuwe medewerkers opstellen en de voortgang van hun personeel in onboarding-trainingen bijhouden.

De software beschikt over een personeelsdatabase waarmee HR de profielen van medewerkers efficiënt digitaal kan bijwerken. De directory kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van de organisatie. De personeelsdatabase in de software voldoet aan de privacywetgeving en kan verborgen worden voor bepaalde gebruikers. 

Met de functie voor aanwezigheidsregistratie kunnen werkgevers geautomatiseerde liverapporten over de inklokstatus van werknemers bekijken en aangepaste rapporten maken om negatieve werkpatronen op te sporen voordat die problematisch worden. De tool heeft een gratis versie voor bedrijven met maximaal 10 gebruikers/medewerkers. Als het bedrijf groeit, kun je upgraden naar een betaald abonnement. 

Meer informatie over de prijzen vind je op de officiële website. 

Lees meer

2. Homebase

In- en uitklokgegevens van medewerkers bijhouden in een geconsolideerd Homebase-dashboard
Een geconsolideerde weergave van de roosters van medewerkers in de Homebase HR-software [bron]
  • Algemene beoordeling: 4,6
  • Gebruiksgemak: 4,6
  • Klantenservice: 4,5
  • Functies: 4,4
  • Waar voor je geld: 4,5

Homebase biedt rooster-, HR- en compliancetools voor bedrijven. De software helpt bij het beheren van roosters, de urenregistratie, onboarding, payroll enzovoort. Met de onboardingfunctie voor nieuwe medewerkers kunnen werkgevers de onboarding zonder papier afhandelen door nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag een digitaal onboardingpakket te sturen met juridische en bedrijfsdocumenten. De medewerkers kunnen die documenten vervolgens digitaal ondertekenen via de Homebase-software.  

HR kan met deze software de profielen van medewerkers beheren door belangrijke personeelsgegevens, zoals naam, contactnummer, e-mailadres en functieprofiel, toe te voegen aan een centraal platform. Dit maakt het voor werkgevers eenvoudiger om een personeelsdatabase up-to-date te houden. Met de functie voor aanwezigheidsregistratie kunnen organisaties gewerkte uren, pauzes en overwerk bijhouden met een oplossing die GPS ondersteunt. 

De Homebase HR-tool kan ook door HR worden gebruikt voor het beheer van zaken zoals secundaire arbeidsvoorwaarden, financiële ondersteuning en pensioenen. Met de gratis versie kun je de functies van de tool gebruiken voor maximaal 1 locatie en 20 medewerkers. Afhankelijk van je zakelijke behoeften kun je altijd upgraden naar een betaalde versie. Ga naar de officiële website voor meer informatie over de betaalde abonnementen. 

Lees meer

3. Sling

De gewerkte uren van medewerkers bijhouden met Sling HR-software)
Werkroosters voor medewerkers bekijken, bijhouden en maken in Sling HR-software [bron]
  • Algemene beoordeling: 4,6
  • Gebruiksgemak: 4,6
  • Klantenservice: 4,5
  • Functies: 4,4
  • Waar voor je geld: 4,7

Sling is een HR-tool waarmee werkgevers gewerkte uren kunnen beheren, belangrijke werkgerelateerde documenten kunnen bijhouden en bepaalde taken kunnen toewijzen aan medewerkers. Met deze software kunnen organisaties ook de in- en uitkloktijden van hun medewerkers bijhouden met behulp van GPS- en IP-herkenningstechnologie. Medewerkers kunnen een automatische herinnering krijgen als ze te laat zijn voor hun dienst. HR kan de tool gebruiken om patronen te ontdekken in de aanwezigheid en om bij te houden of mensen structureel te vroeg of te laat zijn, of regelmatig overwerken. 

Verder kan HR de basisgegevens van medewerkers bekijken en bijhouden, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, contactpersoon voor noodgevallen, begindatum van dienstverband, voorkeursdienst of toegewezen manager. Werkgevers kunnen de gegevens van medewerkers direct bijwerken in de Sling-app en de personeelsdatabase zo altijd up-to-date houden. 

In de gratis versie van Sling is niet de volledige functionaliteit beschikbaar, maar als je de geavanceerde mogelijkheden van de tool wilt gebruiken, kun je een betaald abonnement nemen dat bij jouw bedrijf past. Meer informatie over de prijzen vind je op de officiële website. 

Lees meer

4. Zoho People

Een dashboard om de werkuren van een bepaalde medewerker bij te houden met Zoho People-software
De in- en uitkloktijden van medewerkers bekijken in het dashboard van de Zoho People HR-software [bron]
  • Algemene beoordeling: 4,3
  • Gebruiksgemak: 4,1
  • Klantenservice: 4
  • Functies: 4,3
  • Waar voor je geld: 4,3

Zoho People is een cloudgebaseerd HR-softwareprogramma voor het automatiseren en vereenvoudigen van dagelijkse HR-activiteiten, zoals werving, onboarding, payroll en onkosten. De module voor aanwezigheidsregistratie geeft een overzicht van trends in de aan- en afwezigheid van personeel. Medewerkers kunnen hierin ook een verzoek om regularisatie indienen. 

Werkgevers kunnen Zoho People gebruiken om medewerkers toe te voegen aan hun organisatieaccount, samen met alle vereiste gegevens, zoals contactgegevens, werkervaring, toegewezen manager, afdeling en andere essentiële informatie. De profielen van medewerkers kunnen rechtstreeks worden ingevoerd of vanuit Zoho Mail, GApps of Office365 worden geïmporteerd. 

HR-medewerkers hebben ook via hun mobiele apparaten toegang tot de personeelsdatabases en kunnen gegevens die in een centrale database zijn opgeslagen, classificeren op basis van filters zoals afdeling of functie. Verder kunnen ze aangepaste onboardingworkflows maken voor nieuwe werknemers, waarin ze zaken kunnen delen zoals belangrijke beleidsdocumenten, trainingsvideo's, formulieren of checklists, desgewenst met een specifieke deadline voor elke taak die aan de medewerker is toegewezen. 

Met de gratis versie van Zoho People kunnen bedrijven basis-HR-functies uitvoeren voor maximaal 5 gebruikers. Om gebruik te maken van de geavanceerde functionaliteit van de software kun je een betaald abonnement nemen. Bezoek de officiële website voor meer informatie over de betaalde abonnementen. 

Lees meer

Op zoek naar HR-software (Human Resources Management)? Bekijk onze catalogus!


Methodologie:

Om in deze lijst te worden opgenomen moesten de softwaretools hierboven allemaal voldoen aan de volgende criteria

  • Een gratis versie hebben;
  • Voldoen aan de definitie van HR-software: Met human resources software, ook bekend als HR-software of Human Resources Management Systemen (HR MS), kunnen organisaties hun werknemersdossiers en -gegevens beheren. HR-software biedt functionaliteit voor het beheren en organiseren van contactgegevens, de afdeling, aanwezigheid, salaris, training, secundaire;
  • Minstens 4. van de van 5 scoren op basis van minimaal 40 gebruikersbeoordelingen in de afgelopen twee jaar (10 mei 2021 -10 mei 2023);
  • Uit de overgebleven lijst selecteerden hebben we de vier beste tools met de hoogste scores in de afgelopen twee jaar.