De functie van de HR-manager is sterk veranderd in de afgelopen jaren. Zo speelt het gebruik van technologie een steeds belangrijkere rol. Wat behoort allemaal tot het takenpakket van de HR-manager?
In dit artikel
HR-management heeft de laatste jaren een steeds belangrijker plaats binnen de bedrijfsprocessen ingenomen en omvat nu een groot aantal taken. Ook voor kleinere ondernemingen is human resource management een steeds belangrijker onderdeel van de bedrijfsvoering.
Het takenpakket van een HR-manager is uitgebreid. Gelukkig kan de HR-manager tegenwoordig gebruikmaken van nieuwe technologieën, zoals diverse HR-software-programma’s. Dankzij de beschikbare HR-technologie kan het aantal HR-professionals in een kleine onderneming vaak beperkt blijven tot één persoon.
Wat is een HR-manager? Betekenis en uitleg
Het human resource management kreeg in de jaren ‘80 vaste grond onder de voeten. Het ziet de medewerkers niet meer als kostenpost, zoals voorheen, maar als activa; een kostbaar bezit van de onderneming. De personeelschef van vroeger wordt tegenwoordig human resource manager (HR-manager) genoemd en met deze titel is tegelijkertijd zijn of haar takenpakket aanzienlijk gewijzigd en uitgebreid.
De HR-manager is een lid van het managementteam en is verantwoordelijk voor het strategisch HR-plan, waarin de medewerkers en arbeidsverhoudingen centraal staan. De strategische HR-doelen ondersteunen de onderneming om haar doelstellingen te bereiken. De HR-manager is verantwoordelijk voor de uitvoering van de HR-strategie en is hiermee de schakel tussen medewerkers en bedrijfsleiding van de onderneming.
Wat doet een HR-manager?
De dag op de HR-afdeling begint vaak met administratieve taken, waaronder het verwerken ziekmeldingen en verlofaanvragen. Ook het werven van tijdelijk of vast personeel valt onder de verantwoordelijkheid van de HR-manager. Advertenties plaatsen, contacten onderhouden met detacherings- en uitzendbureaus en cv’s moeten worden gescreend. Voor veel administratieve HR-taken kan tegenwoordig gebruik worden gemaakt van nieuwe technologieën en software. Dat scheelt een hoop tijd en papierwerk.
Verlofaanvragen en ziekmeldingen zijn hiervan een goed voorbeeld. Met een app voor Android of iOS geef je de medewerker de mogelijkheid zelf de aanvraag in te dienen. Deze aanvraag komt automatisch bij de juiste persoon voor goedkeuring. Tevens worden automatisch de juiste personen ingelicht en worden de gegevens in de database opgeslagen. Allemaal snel en automatisch via workflows.
Meten is weten en beslissingen neem je het beste als je alle gegevens tot de beschikking hebt: data driven. De HR-manager zorgt dat de juiste data beschikbaar is in overzichtelijke HR-rapportages. En niet onbelangrijk: een goed contact van de HR-manager met de medewerkers is zeer belangrijk, dus ook het "buurten" op de werkvloer behoort tot de taken van de HR-manager. De HR-manager bekleedt tenslotte een vertrouwenspositie, zowel voor medewerkers als directie.
Welke software hebben HR managers tot hun beschikking?
HR managers kunnen tegenwoordig gebruikmaken van een grote variatie aan softwareprogramma’s om te ondersteunen bij de dagelijkse werkzaamheden. Hieronder een kleine greep uit de beschikbare programma’s:
Hiermee kunnen organisatie hun werknemersdossiers en -gegevens beheren. Zo kunnen ze contactgegevens, afdelingen, aanwezigheid, salaris, training, voordelen en nog veel andere zaken organiseren.
Hiermee kun je als organisatie informatie van sollicitanten verzamelen en kandidaten filteren op basis van vaardigheden om te kunnen beoordelen of ze voldoen aan de functievereisten.
Hiermee kunnen organisaties het beheer van salarissen en bonussen automatiseren en de vrije tijd, vakantieopbouw, uitkeringen en pensioenopbouw bijhouden.
Hiermee kunnen HR-professionals gegevens van werknemers analyseren die in de loop van de tijd zijn verzameld, om op basis daarvan strategische beslissingen te nemen.
De taken van een HR-manager
Zoals eerder gezegd, de taken van een HR-manager gaan verder dan werving en selectie en registratie van personeel. De moderne HR-manager heeft een holistische kijk op de organisatie en maakt gebruik van nieuwe technologieën en software-oplossingen om zowel de ondernemingsdoelen als de persoonlijke loopbaandoelen van de medewerkers te bereiken.
- Scholing van personeel. Een belangrijke taak van het HR-management; óók zinvol in ondernemingen met slechts enkele medewerkers. Van de ontwikkeling van kennis en vaardigheden profiteren zowel de medewerker als de onderneming. In overleg met de medewerker maakt de HR-afdeling een persoonlijk opleidingsplan.
- Talentmanagement. Dit krijgt volop de aandacht binnen de HR-wereld. Er wordt niet enkel gekeken naar de skills en competenties van een medewerker, maar ook naar zijn of haar (groei)mogelijkheden en toekomstverwachtingen. Zo ontdek je misschien hard en soft skills die de organisatie kan gebruiken. Talenten en vaardigheden worden in kaart gebracht, zodat men kan zien of de benodigde talenten en vaardigheden voor de (toekomstige) ontwikkeling van de onderneming binnen de onderneming aanwezig zijn en benut kunnen worden, of dat men tijdig nieuwe talen moet zoeken.
- Veranderingsmanagement. De omgeving en markten waarbinnen ondernemingen werkzaam zijn, zijn veeleisend en veranderen in rap tempo. De ondernemingen moeten zich snel aan de omstandigheden aanpassen, willen zij overleven. De HR-afdeling speelt een sleutelrol in het begeleiden van het personeel bij zowel kleine als grote veranderingsprocessen binnen de onderneming, bijvoorbeeld bij reorganisaties of fusies.
Er is tegenwoordig veel software beschikbaar die al deze HR-werkzaamheden ondersteunt. Ook medewerkers kunnen via self-service software inzicht krijgen in hun dossier, waar zij zelf bepaalde gegevens kunnen invoeren en up-to-date houden. Spaart de onderneming tijd en geld.
Wat is de volgende stap?
Tevreden medewerkers leiden over het algemeen tot betere bedrijfsresultaten, dus voor alle bedrijven, klein en groot, loont het de moeite aandacht te besteden aan HR-management. Zeker in tijden van krapte op de arbeidsmarkt. HR-management motiveert de medewerker actief bezig te zijn met zijn of haar eigen toekomst en die van de onderneming. Zo snijdt het mes aan twee kanten.
In kleine bedrijven komen administratieve HR-taken vaak op het bord van de (financiële) administratie. Door het aanstellen van een HR-manager die gebruik weet te maken van de juiste software tools en technologieën, wordt professioneel HR-management ook bereikbaar voor kleinere ondernemingen.
