Managers en bedrijfseigenaren die gebruik maken van digitale middelen om toezicht te houden op medewerkers zien naast voordelen ook grote nadelen. Zo meldt een derde meer stress bij werknemers te zien vanwege employee monitoring.
In dit artikel
- Een derde van de managers stemde niet expliciet in met het gebruik van employee monitoring
- Niet alle werknemers zijn zich bewust van de redenen waarom ze worden gemonitord
- Het bewijs dat werknemers hun werk doen is volgens managers het grootste voordeel
- Extra stress bij het personeel het meest genoemde probleem
- Managers overwegend positief over employee monitoring
- Wat is de volgende stap?
Het aantal thuiswerkenden is sinds de Covid-crisis flink toegenomen. Ook nu nog werken er nog altijd twee keer zoveel mensen thuis als voor de pandemie. Om toch toezicht te kunnen houden op medewerkers die niet naar kantoor komen, is het gebruik van employee monitoring tools en software sinds begin 2020 flink toegenomen. De vraag is hoe managers en werknemers het gebruik van dit type technologie ervaren. Welke voordelen en nadelen zien zij? Zouden ze ermee door gaan als ze de keuze hadden? En wat zijn de meest onaangename of aangename aspecten voor werknemers van employee monitoring?
Capterra vroeg 910 werknemers (inclusief managers en senior managers) en 126 eigenaren en executive managers binnen het mkb in Nederland naar hun mening over en hun ervaring met employee monitoring. De vragen over de inzet van employee monitoring door leidinggevenden zijn gesteld aan bedrijfseigenaren, executive managers en managers die antwoordden dat ze wel employee monitoring tools gebruiken om toezicht te houden op hun werknemers maar zelf niet gemonitord worden. Als we over in dit artikel over “managers” spreken, bedoelen we deze groep respondenten. De volledige onderzoeksmethodologie vind je onderaan dit artikel.
Wat is employee monitoring?
Employee monitoring is de Engelse term voor het (elektronisch) toezicht houden op de werkzaamheden van medewerkers, zoals de tijd die ze besteden aan projecten, schermtijd, muisbewegingen, afwezigheid en locatie tracering. Dit gebeurt door gegevens op te halen die door werknemers zijn gegenereerd op bedrijfsapparatuur (computers of applicaties). Hiervoor wordt zogenoemde employee monitoring software gebruikt. Video-opnames van de werkplek of audio-opnames vallen ook onder monitoring.
Een derde van de managers stemde niet expliciet in met het gebruik van employee monitoring
Beslissingen die werknemers direct raken worden over het algemeen niet over één nacht ijs genomen. Zo moet de ondernemingsraad (OR) worden betrokken bij de implementatie van employee monitoring software of tools, omdat de bescherming van persoonsgegevens van werknemers in het geding zou kunnen zijn. Verderop in dit artikel gaan we dieper in op de verplichtingen voor werkgevers met betrekking tot employee monitoring.
Om duidelijkheid te scheppen over wat werknemers precies wel en niet mogen doen op hun werklaptop, -computer of -telefoon kunnen bedrijven een zogenaamd IT- en internetreglement opstellen, dat ze aan de OR ter goedkeuring moeten voorleggen.
Wat is een IT- en internetreglement? Definitie en uitleg
Een ICT- en internetreglement geeft handvatten aan werknemers over kwesties zoals internetgebruik, het gebruik van mobiele telefoons, het gebruik van software en het gebruik van privé-apparatuur. Daarbij komen vragen aan de orde als in hoeverre werknemers internet en e-mail privé mogen gebruiken. Zijn er websites die niet mogen worden bezocht of e-mails die niet mogen worden geopend? Mogen werknemers ‘zomaar’ iets downloaden? En hoe dient te worden omgegaan met openbare Wifi-netwerken? De regels die worden opgesteld in het IT- en internetreglement moeten voldoen aan de Europese regelgeving met betrekking tot privacy, zoals die onder andere is vastgelegd de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Van alle ondervraagde managers antwoordt 68% dat hun bedrijf employee monitoring software heeft geïmplementeerd: 27% deed dat al voor de Covid-crisis en 41% nadat Covid uitbrak. Gezien de implicaties die een dergelijk besluit voor hun werknemers kan hebben, ligt het voor de hand dat ook managers worden betrokken bij het besluit. Zij zijn immers degenen die hun team moeten uitleggen waarom besloten is om deze tools of software in te zetten en die de belangrijkste vragen moeten beantwoorden. Het is daarom opvallend dat bijna een derde (30%) van de ondervraagde managers wiens bedrijf employee monitoring tools gebruikt antwoordt dat ze niet hebben ingestemd met het besluit (16%) of überhaupt niet zijn geconsulteerd (14%).
Niet alle werknemers zijn zich bewust van de redenen waarom ze worden gemonitord
Gezien wat in de paragrafen hierboven is beschreven, zou je verwachten dat alle werknemers expliciet op de hoogte zijn gebracht van het gebruik van employee monitoring tools en waarom daartoe is besloten. Het gebruik ervan raakt immers direct hun recht op privacy. Daarnaast moeten ze kennis kunnen nemen van het IT- en internetreglement, zodat ze weten wat er wel en niet is toegestaan op hun professionele laptop, desktop of telefoon.
Daarom is de vraag aan managers gesteld in hoeverre werknemers weten waarom employee monitoring tools worden gebruikt. Daaruit blijkt dat het niet aan iedereen expliciet is uitgelegd. Zo zegt slechts 38% van de respondenten dat hun werknemers zich “zeer bewust” zijn van de redenen waarom ze worden gemonitord. Ze hebben een training ontvangen of een contract ondertekend waarin ze instemmen met het besluit. Daarnaast is er een grote groep (44%) die antwoordt dat werknemers alleen per e-mail zijn geïnformeerd en dat er op aanvraag meer informatie beschikbaar is. Er zijn echter ook een aantal respondenten die alleen een aantal werknemers hebben ingelicht (15%) of de informatie helemaal niet hebben gedeeld met hun medewerkers (3%).
Dit betekent dat veel werknemers mogelijk niet op de hoogte zijn van hun rechten als het gaat om het toezicht op werknemers. Dat blijkt inderdaad ook uit de antwoorden van de groep werknemers die worden gemonitord. Zo geeft 22% van deze groep aan dat hun rechten niet zijn uitgelegd.
Welke plichten hebben bedrijven met betrekking tot employee monitoring?
Bedrijven zijn wettelijk verplicht om al hun werknemers te informeren over hun rechten met betrekking tot het toezicht op werknemers. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens moeten werknemers zich aan een aantal strikte regels houden als ze toezicht willen houden op hun werknemers:
- Werkgevers moeten een gerechtvaardigd belang hebben bij het toezicht op hun personeel dat zwaarder weegt dan de rechten en belangen van hun werknemers.
- Het doel dat werkgevers willen bereiken kan niet op een andere, minder ingrijpende manier worden bereikt.
- Werkgevers dienen het recht van werknemers op vertrouwelijke communicatie van hun werknemers te respecteren.
- Als het bedrijf een ondernemingsraad heeft, moet het akkoord gaan met het besluit om werknemers te controleren.
Het bewijs dat werknemers hun werk doen is volgens managers het grootste voordeel
Er zitten volgens managers een aantal belangrijke voordelen aan het gebruik van employee monitoring. Eén reden om toezicht te houden op werknemers die thuiswerken, zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat werkgevers in de gaten willen houden of ze ook daadwerkelijk aan het werk zijn. Het door managers meest genoemde voordeel van employee monitoring is dan ook dat ze bewijs hebben dat hun medewerkers hun werk verrichten (29%). Het tweede meest genoemde voordeel is dat werkgevers met behulp van de tools hun werknemers kunnen helpen om hun werk efficiënter te doen (26%). Op nummer drie staat het op tijd ontdekken van fouten (26%).
Deze top drie komt bijna overeen met de drie meest genoemde voordelen door de ondervraagde werknemers, die dezelfde vraag kregen voorgelegd: 29% van hen geeft aan dat door het gebruik van monitoring software hun werkgever bewijs heeft dat ze hun werk doen en 30% antwoordt dat monitoring van werknemers helpt om fouten op te sporen voordat ze kunnen escaleren. Het meest genoemde voordeel van werknemers is dat monitoring tools hun werkgever meer inzicht geven in de dagelijkse bedrijfsvoering (34%).
Een groot verschil tussen de managers en werknemers is dat 11% van de ondervraagde werknemers antwoordt dat monitoring tools geen enkel voordeel hebben, terwijl geen één van de ondervraagde managers die optie noemt.
Er moet wel worden aangetekend dat in het geval van de werknemers de vraag ook is gesteld aan respondenten wiens werkgever op dit moment geen employee monitoring tools gebruikt. Hun antwoorden zijn - anders dan bij de ondervraagde managers - daarom niet in alle gevallen gebaseerd op persoonlijke ervaring met de tools.
Extra stress bij het personeel het meest genoemde probleem
Bijna alle managers (92%) die monitoring tools gebruiken zijn ook problemen tegengekomen bij de inzet ervan. Het meest genoemde probleem is de stress die employee monitoring bij het personeel oplevert. Bijna een derde (32%) van de respondenten zegt dit probleem te zien. Twee andere problemen - die daar waarschijnlijk mee samenhangen - zijn de negatieve invloed die het gebruik van deze tools heeft op het vertrouwen (26%) en de inbreuk op de privacy van werknemers (25%).
De ondervraagde werknemers (zowel degenen die worden gemonitord als degenen die momenteel niet worden gemonitord door hun bedrijf) noemen de inbreuk op hun privacy (54%) als hun grootste zorg als het gaat om het monitoren van werknemers. De op één na meest genoemde zorg van werknemers is de negatieve impact die deze tools hebben op het vertrouwen (47%). De stress die employee monitoring kan veroorzaken bij werknemers wordt pas als de derde genoemd (39%).
De vierde grote zorg is de negatieve impact op hun moreel (31%), iets dat slechts door 14% van de ondervraagde managers wordt genoemd als een probleem dat ze zijn tegengekomen.
Hierbij moet worden aangetekend dat de vraag aan de medewerkers niet ging over problemen waar zij daadwerkelijk tegenaan liepen, maar over hun zorgen met betrekking tot employee monitoring in het algemeen. Als het echter gaat om de negatieve impact op het vertrouwen en de inbreuk op de privacy, is er een overlap te zien tussen de belangrijkste zorgen van de ondervraagde werknemers en wat de managers rapporteren als de werkelijke belangrijkste problemen die ze zijn tegengekomen.
Wat kunnen bedrijven doen om stress over employee monitoring bij werknemers weg te nemen?
Er zijn een paar basismaatregelen die bedrijven kunnen nemen om de stress met betrekking tot employee monitoring weg te kunnen nemen:
1. Goede communicatie
Er is een grote kans dat de stress met betrekking tot employee monitoring voortkomt uit een gebrek aan informatie. Zo is de privacy van werknemers goed beschermd door regelgeving. Zoals eerder benoemd, mogen werkgevers alleen de e-mails, telefoongesprekken of het internetgedrag van een werknemer controleren als er een ernstige verdenking bestaat van misbruik. Door werknemers goed voor te lichten over hun rechten kan wellicht een hoop stress worden weggenomen. Goede interne communicatiekanalen kunnen daarbij helpen.
2. Zorg voor medewerkers die stress ervaren
Onzekere situaties kunnen bij veel mensen voor stress zorgen. Het is belangrijk dat zij bij een vertrouwenspersoon, personeelszaken of hun manager terecht kunnen met hun zorgen.
3. Betrek werknemers bij het besluit
Een hoop zorgen kunnen worden weggenomen door werknemers vanaf het begin te betrekken bij de besluitvorming, bijvoorbeeld door via een interne enquête naar hun mening te vragen.
Managers overwegend positief over employee monitoring
De vraag bij de inzet van employee monitoring software is in hoeverre de nadelen opwegen tegen de voordelen. Voor het overgrote deel van de ondervraagde managers slaat de weegschaal door naar de voordelen. Meer dan twee derde (67%) van de ondervraagden die employee monitoring gebruiken, antwoordt dat ze daar ook in de toekomst willen blijven investeren in dit type software. Daarnaast is er een grote groep (25%) die nog twijfelt of ze dit type software ook in de toekomst willen gebruiken en 9% die er mee op wil houden.
Wat is de volgende stap?
Hoewel managers een aantal grote voordelen zien in het gebruik van employee monitoring software, staan daar volgens bijna alle respondenten een aantal belangrijke nadelen tegenover. Sommige van de meest genoemde nadelen, zoals stress bij werknemers en de zorgen over de privacy, kunnen wellicht worden weggenomen door betere communicatie over de rechten van werknemers met betrekking tot employee monitoring. Bij andere problemen ligt dat lastiger. Hoe ga je als werkgever bijvoorbeeld om met de negatieve invloed die het gebruik van employee monitoring software heeft op het vertrouwen en het moreel? Dat zijn vragen die werkgevers voor zichzelf zullen moeten beantwoorden om een juiste beslissing te nemen over het gebruik van dit type software. Het is dan ook niet verbazingwekkend dat een kwart van de ondervraagde managers, executive managers en bedrijfseigenaren die deze software gebruiken nog twijfelt of ze ermee door willen gaan.
Methodologie:
Om deze gegevens te verzamelen, heeft Capterra in februari 2023 online 910 werknemers (waaronder managers en senior managers) en 126 eigenaren en executive managers binnen het mkb in Nederland online geïnterviewd. De kandidaten moesten aan de volgende criteria voldoen:
- Woonachtig in Nederland;
- Ouder zijn dan 18 jaar;
- Eigenaar, manager of medewerker zijn bij mkb-onderneming (tussen de 2 en 250 medewerkers) in Nederland;
- Voltijd of deeltijd in dienst zijn bij het bedrijf.
Opmerking: De vragen over de inzet van employee monitoring door leidinggevenden zijn gesteld aan bedrijfseigenaren, executive managers en managers die antwoordden dat ze wel employee monitoring tools gebruiken om toezicht te houden op hun werknemers maar zelf niet gemonitord worden. Als we over in dit artikel over “managers” spreken, bedoelen we deze groep respondenten.
