Meeste werknemers die door werkgever worden gemonitord zouden zich willen afmelden

De meerderheid van de werknemers die door hun bedrijf digitaal worden gemonitord zouden zich daarvoor willen afmelden als de mogelijkheid bestond. Dat blijkt uit recent onderzoek van Capterra naar het gebruik van employee monitoring software.

Na de uitbraak van de Covid-crisis, toen veel werknemers vanuit huis gingen werken, leek het gebruik van employee monitoring software hand over hand toe te nemen. Veel bedrijven zochten naar een manier om op afstand toch toezicht te kunnen houden op hun medewerkers. Het onderzoek dat  door Capterra en zijn dochterondernemingen in november 2020 werd uitgevoerd onder werknemers en managers binnen het mkb bevestigde dat beeld: slechts 16% van de ondervraagde werknemers antwoordde destijds dat hun bedrijf al monitoring software gebruikte vóór de crisis. Aan de andere kant antwoordde bijna een kwart (22%) dat hun bedrijf de software had geïmplementeerd na de Covid-restricties.

De vervolgvraag is hoe er ruim twee jaar later voorstaat met het gebruik van employee monitoring software. Is het gebruik wellicht gedaald sinds werknemers niet meer gedwongen vanuit huis hoeven te werken? Of is employee monitoring software inmiddels een vast onderdeel van geworden bij veel bedrijven? En hoe kijken werknemers op dit moment aan tegen het inzetten van monitoring software, in vergelijking met drie jaar geleden? Om de antwoorden op deze en andere vragen te vinden ondervroeg Capterra 910 werknemers (inclusief managers en senior managers) en 126 eigenaren en executive managers binnen het mkb in Nederland. De resultaten hebben we in een aantal gevallen vergeleken met die uit het eerdere onderzoek uit 2020, waarvoor 1027 werknemers en 203 eigenaren en executive managers zijn ondervraagd.

De volledige methodologieën van beide onderzoeken vind je onderaan dit artikel.

Het gebruik van employee monitoring software groeit nog altijd

Om uit te vinden in hoeverre het gebruik van employee monitoring is toegenomen, afgenomen dan wel gelijk gebleven stelden we werknemers (waaronder managers en senior managers) dezelfde vraag als in 2020: gebruikt hun bedrijf tools voor het monitoren van hun medewerkers? Met “employee monitoring” of “het monitoren van medewerkers” bedoelen we alle digitale tools die bedrijven gebruiken om informatie te verzamelen over het werkgedrag van hun werknemers, zoals tools om hun aanwezigheid, sociale-media-gebruik of hun werkdruk bij te houden.

Uit vergelijking tussen de twee onderzoeken blijkt dat het gebruik van employee monitoring nog altijd groeit. Waar in het eerste onderzoek 37% van de werknemers aangaf dat hun werkgever bepaalde software of tools gebruikte om medewerkers te monitoren, is dat percentage in 2023 gegroeid tot 43%. Net als in het eerdere onderzoek blijkt ook hier dat de Covid-beperkingen voor veel werkgevers een belangrijke reden waren om de software of tools te implementeren.

Overigens wordt er niet alleen uitvoerende werknemers gemonitord maar ook leidinggevenden. Meer dan de helft (56%) van de ondervraagden die werken voor een bedrijf dat monitoring tools gebruikt geeft aan dat hij of zij niet alleen medewerkers monitort maar zelf ook wordt gemonitord door zijn of haar leidinggevende of personeelszaken. Slechts 27% gaf aan zelf niet gemonitord te worden, maar wel toezicht te houden op werknemers, en 17% antwoordde wel gemonitord te worden door zijn of haar manager maar zelf geen werknemers te monitoren.

Wat betekent monitoren van werknemers? Definitie en uitleg 

Met het monitoren van werknemers wordt bedoeld dat werkgevers structureel toezicht houden op het werkgedrag van hun medewerkers. Daarvoor kunnen ze zogenaamde “employee monitoring software” gebruiken om informatie te verzamelen, bijvoorbeeld hoeveel tijd ze actief aan het werk zijn, wanneer ze in- en uitloggen, hoeveel tijd ze aan bepaalde taken besteden en hoe ze met de werkdruk omgaan. 

In het overzicht hieronder staan de vormen van monitoring die binnen het mkb op dit moment het meest worden gebruikt volgens de ondervraagde eigenaren en managers die medewerkers monitoren:

De weerstand tegen employee monitoring nog altijd even groot  

Hoe positief of negatief staan werknemers tegenover het gebruik van monitoring software? Tijdens het eerste onderzoek, dat werd uitgevoerd in november 2020 tijdens de piek van de Covid-crisis, antwoordde meer dan de helft (53%) van de ondervraagde werknemers die door hun werkgever gemonitord werden dat ze zich liever zouden willen afmelden, als die mogelijkheid zou bestaan. Dat percentage is in 2023 nog altijd even hoog.

Opvallend is dat het percentage medewerkers dat zegt dat hun werkgever gebruikmaakt van monitoring software in de Randstad beduidend hoger is dan in andere delen van het land. In de Randstad zegt 50% van de respondenten gemonitord te worden, in andere delen is dat 36%.

Dat ligt in lijn met het algemene beeld dat werknemers zich buiten de Randstad een stuk minder gemicromanaged voelen op de werkvloer. Zo voelt bijna een kwart (22%) van de ondervraagde werknemers in de Randstad dat ze extreem veel tot veel gemanaged worden, terwijl daarbuiten maar 10% van de werknemers dat gevoel heeft. Een van de verklaringen zou kunnen zijn dat de werkdruk bij bedrijven in de Randstad hoger is dan daarbuiten.

Deze verschillen verdwijnen echter bijna als het gaat om de vraag of werknemers die worden gemonitord zich willen afmelden of niet. In de Randstad is dat 54%, daarbuiten slechts iets lager: 51%.

Bijna een kwart van de werknemers is niet geïnformeerd over rechten met betrekking tot employee monitoring.

Hoe goed zijn werknemers door werkgevers geïnformeerd over hun rechten als het gaat om employee monitoring? In het eerste onderzoek uit 2020 antwoordde 43% van de gemonitorde werknemers dat ze goed geïnformeerd waren over hun rechten en wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Daarnaast zei 40% dat ze gedeeltelijk geïnformeerd waren

In 2023 zegt 73% dat de HR-afdeling hun rechten aan ze heeft uitgelegd. Aan de andere kant zegt nog altijd meer dan een kwart van de werknemers dat ze of geen informatie hebben ontvangen (22%) of het niet weten (5%).

Employee monitoring heeft nauwelijks positieve invloed op werknemers

Wat is het effect van de employee monitoring op de motivatie en het arbeidsethos van de medewerkers die gemonitord worden? Uit de antwoorden van de werknemer zelf is af te leiden dat het in de meeste gevallen géén of een negatieve invloed heeft. Zo zegt bijna de helft (49%) van de ondervraagde werknemers dat ze niet gemotiveerder (zouden) worden door monitoring software. Meer dan een derde (36%) antwoordt dat ze zelfs minder gemotiveerd (zouden) raken als ze weten dat er toezicht op ze wordt gehouden. 

Logischerwijs antwoordt de ruime meerderheid (58%) dat het geen invloed zou hebben of heeft op hoe hard ze werken en bijna een kwart (23%) dat ze er zelfs minder hard door (zouden) gaan werken. Daarmee lijkt de invloed van employee monitoring ten opzichte van 2020 min of meer gelijk gebleven: toen antwoordde de ruime meerderheid dat het geen invloed zou hebben (62%) of dat ze er zelfs minder hard door gingen of zouden gaan werken (18%).

Is digitaal toezicht houden op werknemers een goed idee?

Toen tijdens Covid voor het eerst gedurende langere tijd vanuit huis werd gewerkt, besloten veel bedrijven om hun medewerkers digitaal te monitoren. Uit het onderzoek dat destijds door Capterra werd uitgevoerd bleek al dat de positieve invloed van employee monitoring  gering was. Daarbij gaf meer dan de helft van de ondervraagde werknemers aan dat ze zich zouden afmelden als de mogelijkheid zouden hebben. Daarin is de afgelopen jaren geen verandering gekomen.

Bovendien zijn de mogelijkheden voor bedrijven om werknemers te monitoren beperkt: er zijn zeer strikte regels over wat wel en niet mag. De vraag is daarom of het in sommige gevallen niet beter is om voor een alternatief te kiezen. Ieder bedrijf zal die vraag voor zichzelf moeten beantwoorden, afhankelijk van de doelen die ze willen bereiken met het monitoren van werknemers.