De meerderheid van de werknemers die door hun bedrijf digitaal worden gemonitord zouden zich daarvoor willen afmelden als de mogelijkheid bestond. Dat blijkt uit recent onderzoek van Capterra naar het gebruik van employee monitoring software.
In dit artikel
- Het gebruik van employee monitoring software groeit nog altijd
- De weerstand tegen employee monitoring nog altijd even groot
- Bijna een kwart van de werknemers is niet geïnformeerd over rechten met betrekking tot employee monitoring.
- Employee monitoring heeft nauwelijks positieve invloed op werknemers
- Welke alternatieven zijn er voor employee monitoring?
- Is digitaal toezicht houden op werknemers een goed idee?
Na de uitbraak van de Covid-crisis, toen veel werknemers vanuit huis gingen werken, leek het gebruik van employee monitoring software hand over hand toe te nemen. Veel bedrijven zochten naar een manier om op afstand toch toezicht te kunnen houden op hun medewerkers. Het onderzoek dat door Capterra en zijn dochterondernemingen in november 2020 werd uitgevoerd onder werknemers en managers binnen het mkb bevestigde dat beeld: slechts 16% van de ondervraagde werknemers antwoordde destijds dat hun bedrijf al monitoring software gebruikte vóór de crisis. Aan de andere kant antwoordde bijna een kwart (22%) dat hun bedrijf de software had geïmplementeerd na de Covid-restricties.
De vervolgvraag is hoe er ruim twee jaar later voorstaat met het gebruik van employee monitoring software. Is het gebruik wellicht gedaald sinds werknemers niet meer gedwongen vanuit huis hoeven te werken? Of is employee monitoring software inmiddels een vast onderdeel van geworden bij veel bedrijven? En hoe kijken werknemers op dit moment aan tegen het inzetten van monitoring software, in vergelijking met drie jaar geleden? Om de antwoorden op deze en andere vragen te vinden ondervroeg Capterra 910 werknemers (inclusief managers en senior managers) en 126 eigenaren en executive managers binnen het mkb in Nederland. De resultaten hebben we in een aantal gevallen vergeleken met die uit het eerdere onderzoek uit 2020, waarvoor 1027 werknemers en 203 eigenaren en executive managers zijn ondervraagd.
De volledige methodologieën van beide onderzoeken vind je onderaan dit artikel.
Het gebruik van employee monitoring software groeit nog altijd
Om uit te vinden in hoeverre het gebruik van employee monitoring is toegenomen, afgenomen dan wel gelijk gebleven stelden we werknemers (waaronder managers en senior managers) dezelfde vraag als in 2020: gebruikt hun bedrijf tools voor het monitoren van hun medewerkers? Met “employee monitoring” of “het monitoren van medewerkers” bedoelen we alle digitale tools die bedrijven gebruiken om informatie te verzamelen over het werkgedrag van hun werknemers, zoals tools om hun aanwezigheid, sociale-media-gebruik of hun werkdruk bij te houden.
Uit vergelijking tussen de twee onderzoeken blijkt dat het gebruik van employee monitoring nog altijd groeit. Waar in het eerste onderzoek 37% van de werknemers aangaf dat hun werkgever bepaalde software of tools gebruikte om medewerkers te monitoren, is dat percentage in 2023 gegroeid tot 43%. Net als in het eerdere onderzoek blijkt ook hier dat de Covid-beperkingen voor veel werkgevers een belangrijke reden waren om de software of tools te implementeren.
Overigens wordt er niet alleen uitvoerende werknemers gemonitord maar ook leidinggevenden. Meer dan de helft (56%) van de ondervraagden die werken voor een bedrijf dat monitoring tools gebruikt geeft aan dat hij of zij niet alleen medewerkers monitort maar zelf ook wordt gemonitord door zijn of haar leidinggevende of personeelszaken. Slechts 27% gaf aan zelf niet gemonitord te worden, maar wel toezicht te houden op werknemers, en 17% antwoordde wel gemonitord te worden door zijn of haar manager maar zelf geen werknemers te monitoren.
Wat betekent monitoren van werknemers? Definitie en uitleg
Met het monitoren van werknemers wordt bedoeld dat werkgevers structureel toezicht houden op het werkgedrag van hun medewerkers. Daarvoor kunnen ze zogenaamde “employee monitoring software” gebruiken om informatie te verzamelen, bijvoorbeeld hoeveel tijd ze actief aan het werk zijn, wanneer ze in- en uitloggen, hoeveel tijd ze aan bepaalde taken besteden en hoe ze met de werkdruk omgaan.
In het overzicht hieronder staan de vormen van monitoring die binnen het mkb op dit moment het meest worden gebruikt volgens de ondervraagde eigenaren en managers die medewerkers monitoren:
De weerstand tegen employee monitoring nog altijd even groot
Hoe positief of negatief staan werknemers tegenover het gebruik van monitoring software? Tijdens het eerste onderzoek, dat werd uitgevoerd in november 2020 tijdens de piek van de Covid-crisis, antwoordde meer dan de helft (53%) van de ondervraagde werknemers die door hun werkgever gemonitord werden dat ze zich liever zouden willen afmelden, als die mogelijkheid zou bestaan. Dat percentage is in 2023 nog altijd even hoog.
Opvallend is dat het percentage medewerkers dat zegt dat hun werkgever gebruikmaakt van monitoring software in de Randstad beduidend hoger is dan in andere delen van het land. In de Randstad zegt 50% van de respondenten gemonitord te worden, in andere delen is dat 36%.
Dat ligt in lijn met het algemene beeld dat werknemers zich buiten de Randstad een stuk minder gemicromanaged voelen op de werkvloer. Zo voelt bijna een kwart (22%) van de ondervraagde werknemers in de Randstad dat ze extreem veel tot veel gemanaged worden, terwijl daarbuiten maar 10% van de werknemers dat gevoel heeft. Een van de verklaringen zou kunnen zijn dat de werkdruk bij bedrijven in de Randstad hoger is dan daarbuiten.
Deze verschillen verdwijnen echter bijna als het gaat om de vraag of werknemers die worden gemonitord zich willen afmelden of niet. In de Randstad is dat 54%, daarbuiten slechts iets lager: 51%.
Welke regels gelden er voor het monitoren van werknemers?
Het monitoren van de werknemers is aan zeer strikte regels gebonden. Zo mogen werkgevers alleen het internet-, email- en telefoongebruik van hun werknemers controleren als er een goed onderbouwde verdenking bestaat van wangedrag. Het controleren of medewerkers hun werklaptop of -telefoon ook voor privédoeleinden gebruiken is expliciet niet toegestaan.
Bedrijven mogen ook niet bijhouden hoe productief werknemers in hun ogen zijn, bijvoorbeeld door de productiviteit van hun medewerkers onderling te vergelijken. Dat is in strijd met de privacywetgeving, zoals die ondere andere is vastgelegd de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Zelfs als medewerkers toestemming hebben gegeven zal de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (AP)gevens.nl/ het niet toestaan. De kans bestaat namelijk dat werknemers alleen hebben ingestemd omdat ze bang zijn hun baan te verliezen.
De regels over wat wel en niet mag, en wat de werkgever kan controleren, moeten in een ICT- en internetreglement worden vastgelegd.
Bijna een kwart van de werknemers is niet geïnformeerd over rechten met betrekking tot employee monitoring.
Hoe goed zijn werknemers door werkgevers geïnformeerd over hun rechten als het gaat om employee monitoring? In het eerste onderzoek uit 2020 antwoordde 43% van de gemonitorde werknemers dat ze goed geïnformeerd waren over hun rechten en wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Daarnaast zei 40% dat ze gedeeltelijk geïnformeerd waren
In 2023 zegt 73% dat de HR-afdeling hun rechten aan ze heeft uitgelegd. Aan de andere kant zegt nog altijd meer dan een kwart van de werknemers dat ze of geen informatie hebben ontvangen (22%) of het niet weten (5%).
Employee monitoring heeft nauwelijks positieve invloed op werknemers
Wat is het effect van de employee monitoring op de motivatie en het arbeidsethos van de medewerkers die gemonitord worden? Uit de antwoorden van de werknemer zelf is af te leiden dat het in de meeste gevallen géén of een negatieve invloed heeft. Zo zegt bijna de helft (49%) van de ondervraagde werknemers dat ze niet gemotiveerder (zouden) worden door monitoring software. Meer dan een derde (36%) antwoordt dat ze zelfs minder gemotiveerd (zouden) raken als ze weten dat er toezicht op ze wordt gehouden.
Logischerwijs antwoordt de ruime meerderheid (58%) dat het geen invloed zou hebben of heeft op hoe hard ze werken en bijna een kwart (23%) dat ze er zelfs minder hard door (zouden) gaan werken. Daarmee lijkt de invloed van employee monitoring ten opzichte van 2020 min of meer gelijk gebleven: toen antwoordde de ruime meerderheid dat het geen invloed zou hebben (62%) of dat ze er zelfs minder hard door gingen of zouden gaan werken (18%).
Welke alternatieven zijn er voor employee monitoring?
Als het monitoren van werknemers in zoveel gevallen geen of zelfs een negatieve invloed heeft, dringt de vraag zich op of er geen andere middelen zijn om hetzelfde te bereiken. Daarvoor zullen werkgevers zich eerst de vraag moeten stellen wat precies het doel is van de employee monitoring tools die ze op dit moment gebruiken. Afhankelijk van het antwoord zijn er drie verschillende alternatieven voorhanden, zoals:
1. Project management software
Als je wil zorgen dat werknemers hun taken op tijd uitvoeren, kun je een project management tool installeren waarmee zowel de manager als de medewerkers zicht hebben op de deadlines.
2. Website of platforms blokkeren
Werkgevers kunnen hun medewerkers niet verbieden om internet op hun werklaptop of -telefoon voor privédoeleinden te gebruiken, maar ze kunnen met behulp van beveiligingssoftware wel bepaalde websites blokkeren, zoals Facebook of Instagram.
3. Interne communicatiemiddelen
Als je er zeker van wilt zijn dat je medewerkers tijdens kantoortijd bereikbaar zijn, ook als ze thuiswerken, dan zijn er tal van interne communicatiemiddelen die je kunt gebruiken waarop ze ‘s morgens kunnen inloggen.
Is digitaal toezicht houden op werknemers een goed idee?
Toen tijdens Covid voor het eerst gedurende langere tijd vanuit huis werd gewerkt, besloten veel bedrijven om hun medewerkers digitaal te monitoren. Uit het onderzoek dat destijds door Capterra werd uitgevoerd bleek al dat de positieve invloed van employee monitoring gering was. Daarbij gaf meer dan de helft van de ondervraagde werknemers aan dat ze zich zouden afmelden als de mogelijkheid zouden hebben. Daarin is de afgelopen jaren geen verandering gekomen.
Bovendien zijn de mogelijkheden voor bedrijven om werknemers te monitoren beperkt: er zijn zeer strikte regels over wat wel en niet mag. De vraag is daarom of het in sommige gevallen niet beter is om voor een alternatief te kiezen. Ieder bedrijf zal die vraag voor zichzelf moeten beantwoorden, afhankelijk van de doelen die ze willen bereiken met het monitoren van werknemers.
Methodologie:
Om deze gegevens te verzamelen, heeft Capterra in februari 2023 online 910 werknemers (waaronder managers en senior managers) en 126 eigenaren en executive managers binnen het mkb in Nederland online geïnterviewd. De kandidaten moesten aan de volgende criteria voldoen:
- Woonachtig in Nederland;
- Ouder zijn dan 18 jaar;
- Eigenaar, manager of medewerker zijn bij mkb-onderneming (tussen de 2 en 250 medewerkers) in Nederland;
- Voltijd of deeltijd in dienst zijn bij het bedrijf.
De resultaten zijn in sommige gevallen vergelijk met het onderzoek dat in november 2020 werd uitgevoerd. Daarbij werden 1027 werknemers en 203 executive managers binnen het mkb in Nederland geïnterviewd. De kandidaten moesten aan de volgende criteria voldoen:
- Woonachtig in Nederland;
- Ouder zijn dan 18 jaar;
- Manager of medewerker bij mkb-onderneming (tussen de 2 en 250 medewerkers) in Nederland;
- Voltijd of deeltijd in dienst zijn bij het bedrijf
1230 parttime en fulltime werknemers uit Nederland geïnterviewd, waaronder 203 executive managers. Het onderzoek werd uitgevoerd van 10 tot 26 november 2020. Respondenten zijn ouder dan 18 jaar en komen uit bedrijven met 2 tot 250 medewerkers uit verschillende sectoren.
Opmerking: voor de doeleinden van dit onderzoek hebben we degenen die verklaarden "Ik gebruik de tool(s) voor het monitoren van werknemers, maar ik word zelf niet gemonitord" samengevoegd met het hoger management. Deze respondenten hebben de vragen voor werknemers niet ingevuld.
Wanneer we in dit artikel naar werknemers verwijzen, bedoelen we werknemers (zowel gemonitorde als niet gemonitorde) tot en met het uitvoerend managementniveau.
Als we het hebben over managers, bedoelen we executive managers en eigenaren (zowel degenen die monitoren als degenen die dat niet doen), plus alle andere respondenten die zeiden dat ze anderen monitoren maar zelf niet worden gemonitord.
