Er is een groot aantal software-oplossingen op de markt om de ledenadministratie van je organisatie of vereniging te beheren. We hebben de best beoordeelde gratis software op een rijtje gezet.
In dit artikel
Tal van organisaties hebben baat bij een goede ledenadministratie: van sportscholen, verenigingen, ondernemersclubs en zwembaden tot gemeenten, onderwijsinstellingen, zorgorganisaties en culturele instellingen. Maar ook in de horeca is het niet ongebruikelijk om een bestand met vaste klanten bij te houden. Om dat bestand goed te beheren is goede ledenadministratie-software onontbeerlijk.
Wat is ledenadministratie-software?
Ledenadministratie-software brengt de administratie, het beheer van het het ledenbestand en de communicatie met de leden in één digitaal platform samen. Goede software-programma´s voor ledenadministratie bieden een aantal oplossingen die iedere organisatie of vereniging nodig heeft om het ledenbestand goed te kunnen beheren, zoals:
- Simpel nieuwe leden kunnen toevoegen;
- Contributie beheren en verwerken;
- Beheren van profielen van de leden;
Evenementenbeheer; - Communicatie met de leden.
De 4 beste gratis software-programma´s voor ledenadministratie
Hieronder hebben we de best beoordeelde software voor ledenadministratie op een rijtje gezet. De lijst bestaat uit de vier softwareoplossingen met de hoogste totaalscore op basis van de beoordelingen op Capterra NL in november 2022. De totaalscore is de algehele score van het product. De volledige methodologie vind je onderaan het artikel.
1. Coacha
- In totaal: 4,9/5
- Gebruiksgemak: 4,8/5
- Klantenservice: 5,0/5
- Functies: 4,8/5
- Waar voor je geld: 4,9/5
Coacha is een software-oplossing voor ledenadministratie en beheer die zowel gratis als tegen betaling kan worden aangeschaft. De tool komt met een inschrijfformulier waarmee nieuwe leden zich kunnen opgeven en biedt gebruikers de mogelijkheid om profielen van alle leden te creëren, inclusief contactinformatie en foto´s. Daarnaast kunnen gratis gebruikers één e-mail per dag versturen, kunnen online lessen worden gegeven en kunnen de betalingen van leden worden bijgehouden.
Met de gratis versie kunnen tot 50 leden worden beheerd. Wie een groter bestand moet beheren of meer functies tot zijn beschikking wil hebben, kan voor één van drie betaalde opties kiezen. De prijzen van de betaalde versies zijn beschikbaar op de website van de verkoper.
Belangrijkste functies:
- Ledenportal
- Ledenlijst
- Evenementenbeheer
- Lidmaatschapverlenging
- Ledendatabase
- Schuldenbeheer
2. Raklet
- In totaal: 4,7/5
- Gebruiksgemak: 4,5/5
- Klantenservice: 4,8/5
- Functies: 4,6/5
- Waar voor je geld: 4,6/5
Met de ledenadministratie-software van Raklet kunnen gebruikers persoonlijke en zakelijke informatie van hun leden beheren. De tool biedt de mogelijkheid om aanvragen voor lidmaatschap te verwerken, herinneringen te automatiseren en lidmaatschappen te verlengen.
Daarnaast kunnen via de tool evenementen worden georganiseerd, gerichte e-mailmarketingcampagnes worden opgezet en bedankmails worden geautomatiseerd. Voor deze functies moet echter wel worden betaald.
Met de gratis versie kunnen tot 50 contacten worden beheerd. Gratis gebruikers krijgen de beschikking over één gigabyte aan opslag, een gratis IOs- en Android-app en ondersteuning via e-mail en online chat. Wie meer leden wil kunnen beheren of meer functies nodig heeft, kan voor één van de vier betaalde opties kiezen. De prijzen voor de betaalde versies zijn beschikbaar op de website van de verkoper.
Belangrijkste functies:
- Ledenportal
- Ledenlijst
- Evenementenbeheer
- Lidmaatschapverlenging
- Ledendatabase
- Schuldenbeheer
3. Springly
- In totaal: 4,6/5
- Gebruiksgemak: 4,6/5
- Klantenservice: 4,6/5
- Functies: 4,6/5
- Waar voor je geld: 4,8/5
De software-aanbieder Springly biedt naast andere oplossingen ook een gratis programma voor ledenadministratie. Daarmee kunnen gebruikers lidmaatschappen, contributies en donaties beheren, de verkoop voor evenementen managen en kunnen ze een online winkel inrichten. Daarnaast krijgen ze gratis online ondersteuning.
De betaalde versie biedt ruimere mogelijkheden. Zo kunnen gebruikers daarmee met hun ledenbestand communiceren met behulp van een CRM-systeem en e-mail en de financiën beheren. Daarnaast kunnen in de betaalde versie contacten worden beheerd, waar in de gratis versie het contactenbestand ontbreekt. Ook kan in de betaalde versie een website worden opgezet.
De prijzen voor de betaalde versie zijn beschikbaar op de website van de verkoper.
Belangrijkste functies:
- Ledenportal
- Ledenlijst
- Evenementenbeheer
- Lidmaatschapverlenging
- Ledendatabase
- Schuldenbeheer
4. Tendenci
- In totaal: 4,8/5
- Gebruiksgemak: 4,8/5
- Klantenservice: 4,8/5
- Functies: 4,8/5
- Waar voor je geld: 4,9/5
Tendenci is een open source softwareprogramma voor ledenadministratie waarvan zowel een betaalde als een gratis versie beschikbaar is. De tool heeft een aantal kant-en-klare functies zoals het beheer van online betalingen, lidmaatschappen en donaties, aangepaste betalingsformulieren en evenementregistraties.
De software-tool biedt gebruikers de mogelijkheid om een beveiligde ledenlijst op te stellen en komt ook met een vacaturesite waarop openstaande functies binnen de organisatie kunnen worden geplaatst. Daarnaast komt de tool met een virtuele “shopping cart” waarmee leden bijvoorbeeld studiemateriaal of andere accessoires kunnen aanschaffen.
Het programma biedt een helpfunctie die gedeeltelijk gratis is. Gebruikers kunnen ofwel zelf op zoek naar antwoorden in de helpdatabase of een ticket indienen. Voor die laatste optie moet worden betaald.
De prijzen voor de betaalde versie zijn beschikbaar op de website van de verkoper.
Belangrijkste functies:
- Ledenportal
- Ledenlijst
- Evenementenbeheer
- Lidmaatschapverlenging
- Ledendatabase
- Schuldenbeheer
Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van ledenadministratie-programma´s die in Nederland verkrijgbaar zijn. Er zijn nog een groot aantal andere aanbieders, die zowel gratis als betaalde oplossingen aanbieden. Afhankelijk van je budget, je voorkeuren en behoeften kun je een lijst maken van alle software-programma´s die het beste aan je eisen voldoen.
Methodologie
- De software is beschikbaar in Nederland;
- Er is een gratis versie van de software beschikbaar;
- Het is software die, volgens de marktdefinitie, het beheer van lidmaatschappen binnen verenigingen, gemeenschappen en andere op leden gebaseerde organisaties automatiseert;
- De software heeft de basisfuncties ledencommunicatie en ledendatabase;
- De software biedt ook de functies evenementenbeheer. lidmaatschapverlenging en schuldbeheer;
- De software heeft ten minste 20 geverifieerde beoordelingen in de afgelopen 2 jaar (tussen november 2020 en november 2022) op Capterra;
- De software scoort gemiddeld minimaal 4,5 van de 5 sterren op basis van gebruikersbeoordelingen De lijst bestaat uit de vier softwareoplossingen met de hoogste algehele score op basis van de beoordelingen op Capterra NL in november 2022. De totaalscore is de algehele beoordeling van het product.
