Je bent als werkgever verplicht om de urenregistratie van je werknemers bij te houden. Om kleine bedrijven hierbij te ondersteunen, heeft Capterra een voorbeeldbestand opgesteld waarmee de tijdregistratie in Excel kan worden bijgehouden.
In dit artikel
Gewerkte uren bijhouden in Excel
Je kunt hier een zeer compleet Excel bestand downloaden om de gewerkte uren, de feitelijke genoten rust en de fictieve arbeidsuren, zoals ziekte en vakantie bij te houden.
De verplichting tot urenregistratie in Nederland
Op 14 mei 2019 heeft het Hof van Justitie van de Europese Unie bepaald dat werkgevers in alle lidstaten verplicht zijn tot het instellen van een objectief en toegankelijk systeem waarmee de dagelijkse arbeidstijd van iedere werknemer wordt geregistreerd. Deze registratie moet het recht van werknemers op dagelijkse rusttijden en wekelijkse maximum werktijden garanderen. Zonder registratie kan het aantal gewerkte uren per dag of week namelijk niet worden nagegaan en kunnen werknemers hun rechten niet afdwingen.
In Nederland hebben we de Arbeidstijdenwet waarin al staat dat de arbeids- en rusttijden van werknemers geregistreerd moeten worden. Waar zo’n systeem precies aan moet voldoen is echter niet vastgelegd. De EU zegt dat het een objectief en betrouwbaar systeem moet zijn. In dit artikel bespreken we meerdere mogelijkheden voor urenregistratie, rekening houdend met de omvang van je organisatie.
Home-office: constante bereikbaarheid en werken na werktijd
Urenregistratie is vooral belangrijk als je thuis of flexibel werkt. In deze gevallen is er meestal bijna geen sprake meer van een scheiding van werk- en privéleven. Volgens de resultaten van onze studie* (de enquêtemethode staat aan het eind van het artikel) maakt 69% overuren sinds het thuiswerken en 52% werkt zelfs in het weekend.
De grafiek laat zien hoe de grenzen tussen privéleven, werk en vaste werktijden bij het thuiswerken minder duidelijk zijn dan als er op kantoor gewerkt wordt. Enerzijds levert dit een grotere flexibiliteit en zelfbeschikking op. Anderzijds ontstaan er snel overuren wanneer werkzaken in de vrije tijd worden afgehandeld en niet worden bijgehouden.
Hoe kunnen gewerkte uren worden geregistreerd?
Er zijn verschillende manieren om gewerkte uren bij te houden:
Mechanisch systeem (ook wel prikklok genoemd): werknemers melden zich via een stationair apparaat aan zodra zij de werkplek betreden en weer verlaten wordt. Dit kan via een pasje of vingerafdruk.
- Laptop/pc of smartphone: de werktijd wordt geregistreerd zodra de werknemer inlogt met het werkapparaat. Dit is bijzonder geschikt voor werknemers die thuis werken.
- Excel-spreadsheet: ook Excel-spreadsheets zijn bij home-office heel geschikt. Werknemers voeren zelf hun werktijden in. Startups en kleine bedrijven gebruiken vaak Excel-bestanden om de werktijden van hun werknemers in bij te houden.
- Handgeschreven: volgens de uitspraak van het Hof is ook een handgeschreven registratie van de werk- en pauzetijden toegestaan. Met de voortschrijdende digitalisering is dit systeem van tijdregistratie echter verouderd.
Software voor tijdregistratie via laptop of smartphone is de gemakkelijkste manier om werkuren bij te houden. Urenregistratiesoftware maakt het mogelijk de aanwezigheid, afspraken en verlof van werknemers geautomatiseerd bij te houden. Met de software kunnen bedrijven een beter totaalbeeld krijgen van de manier waarop werknemers hun tijd besteden. Bovendien wordt het een stuk gemakkelijker een analyse van de arbeidskosten op projectbasis te maken.
Startups en kleine bedrijven kunnen eerst aan de slag met een voorbeeldbestand om de tijdregistratie in Excel te bij te houden. Om deze bedrijven te helpen, hebben wij een gratis Excel-template voor urenregistratie gemaakt.
Gewerkte uren bijhouden in Excel met ons voorbeeldbestand: hoe werkt het?
Zo maak je reports met ons Excel-template:
- Basisgegevens: voer gegevens als het project, de precieze bezigheid en het aantal uur in het eerste tabblad in. Hier worden ook vakantiedagen, het afgesproken aantal werkuren per dag en de wettelijke pauzetijden bijgehouden.
- Urenregistratie: in het tweede tab worden de uren per dag bijgehouden. Als er te kort pauze wordt gehouden of als er te lang wordt doorgewerkt, wordt dit rood gemarkeerd.
- Afwezigheid: in het derde tab wordt de afwezigheid (bv. door vakantie of ziekte) ingevoerd. Let op: dagen waarop de werknemer afwezig is, worden niet meegenomen in de berekening van de overuren.
- Feestdagen: lijst van alle feestdagen (wettelijke- en bedrijfsfeestdagen) voor het berekenen van het uiteindelijke aantal gewerkte uren (tab 8).
Hier komen de volgende reports uit:
- R Daadwerkelijk gewerkte uren: report van het uiteindelijke aantal gewerkte uren en afwezigheid; overuren en vakantiedagen zijn hierin meegenomen (tab 4)
- R Uur/maand: report over de gewerkte uren per maand (tab 5)
- R EUR/maand: report over factureerbare uren per maand (tab 6)
- R Uur per dag: report over de gewerkte uren per dag (tab 7)
Tijdregistratie in Excel of in speciale software?
De urenregistratie in Excel bijhouden is een goede manier om bekend te worden met dit concept. Ook voor zeer kleine bedrijven is het een goede methode om mee te beginnen. Als je bedrijf groeit, is het beter om gebruik te gaan maken van urenregistratiesoftware.
De nadelen van het gebruiken van een Excel-bestand voor je urenregistratie zijn vooral:
- Het feit dat er menselijke fouten kunnen worden gemaakt bij het invoeren van de gegevens.
- De beperkte controle.
- Dat de gegevens potentieel door beide kanten gemakkelijk gemanipuleerd kunnen worden.
Ook wat betreft privacy is deze methode niet helemaal waterdicht. Het Excelbestand zou dus in ieder geval met een wachtwoord afgesloten moeten zijn.
Verder is het belangrijk dat de werktijden:
- Beschermd zijn tegen inzage door derden.
- Niet gekopieerd, gedeeld of verwijderd kunnen worden.
- Dat altijd duidelijk is hoe de data moet worden ingevoerd.
Meer gratis Excel sjablonen
- Eenvoudig facturen opstellen met een factuur voorbeeld in Word/Excel
- Excel template voor project begroting
- Overzicht op je projecten houden met deze Gantt-chart template
- Burn-down chart met gratis template
Onderzoeksmethodologie
Het onderzoek waarnaar verwezen wordt in de afbeelding werd uitgevoerd middels een online enquête bij een ISO 20252 gecertificeerd platform. Het panel voor dit onderzoek bestaat uit 882 fulltime en parttime werkenden uit het midden- en kleinbedrijf van Nederland (freelancers en eenmanszaken niet inbegrepen). De resultaten zijn gebaseerd op de antwoorden van de respondenten die vóór de coronapandemie gewoonlijk op kantoor, in een winkel of op een andere bedrijfslocatie werkte, maar nu vanuit huis werken. De respondenten zijn werkzaam in verschillende sectoren en tussen de 18 en 65 jaar. Van de ondervraagde respondenten werkt 67% in fulltime dienstverband en 33% in parttime dienstverband. Dit HR onderzoek liep in de maand januari 2021.
