Eenvoudig facturen opstellen met een factuur voorbeeld in Word/Excel

Gepubliceerd op 25-1-2022 door Ines Bahr en Quirine Storm van Leeuwen

Afhankelijk van de eisen die je aan jouw facturen stelt, kun je Excel en Word gebruiken voor de basisonderdelen van een factuur. Ook wanneer je slechts enkele facturen per maand opstelt, kan een voorbeeld van een factuur heel handig zijn. Met ons sjabloon hoef je slechts basisinformatie in te voeren om automatische berekeningen in je factuur te maken.

Gratis factuur voorbeeld om te downloaden

factuur voorbeeld

Hoe werkt het factuur voorbeeld? 

Je kunt hier onze voorbeeld factuur downloaden.

Factuur voorbeeld
Schermafbeelding van het factuur voorbeeld

De tabel in het Word-bestand kan in Excel worden bewerkt door erop te dubbelklikken om daarmee tevens de automatische berekeningen te gebruiken.

Hoe het voorbeeld van de factuur werkt:

Voer de eenheid en de prijs per eenheid van de geleverde dienst in Excel in

  • De totale prijs, inclusief belasting, wordt dan berekend en overgezet naar Word
  • Vul de velden van de afzender en contactpersoon in
  • Wijzig de datum en het rekeningnummer
  • Vermeld je rekeningnummer en BTW-nummer en je kunt al je rekening direct per e-mail versturen

Wat hoort er op een rekening te staan?

Dit zijn de verplichte onderdelen van een factuur:

  • De volledige naam en het volledige adres van je onderneming
  • Het projectnummer
  • De factuurdatum
  • Een uniek factuurnummer
  • Het belastingnummer van je onderneming of het door de belastingdienst afgegeven BTW-nummer
  • De hoeveelheid en omschrijving van de verleende dienst of het verkochte product
  • De periode waarin of de datum waarop de verleende dienst is verricht
  • De bedragen uitgesplitst
  • Het BTW-tarief dat van toepassing is
  • Het te betalen bedrag

Wanneer heb ik een factuurprogramma nodig?

Wil je een beter overzicht van uw klanten, artikelen en facturen? Dan adviseren we je om in een factuurprogramma te investeren.

Belangrijke voordelen van factuurprogramma’s

Het gebruik van factuursoftware heeft veel voordelen. De belangrijkste staan hier opgesomd:

  • Je kunt facturatiesoftware gebruiken voor het registreren van inkomende betalingen naar aanleiding van facturen. Hierdoor kun je bijhouden welke facturen reeds zijn betaald.
  •  In facturatiesoftware is vaak een aanmaansysteem ingebouwd voor klanten die hun factuur niet op tijd betalen. Hiermee kun je automatisch betalingsherinneringen versturen en aanmaningen aanmaken.
  • Je kunt goederen en diensten aanmaken in de facturatiesoftware. Wanneer je dan een factuur aanmaakt, kun je de betreffende goederen of diensten selecteren en toevoegen aan de factuur.
  • Hetzelfde geldt voor klanten. Klantgegeven kunnen worden opgeslagen en aan de facturen worden toegevoegd.
  • Door waar mogelijk gegevens en informatie te automatiseren, kunnen ondernemers veel tijd besparen. Facturatiesoftware wijst bijvoorbeeld automatisch een opeenvolgend factuurnummer toe aan een factuur en voert direct een factuurdatum in.
  • Een ander heel belangrijk voordeel van facturatiesoftware is de mogelijkheid om het te integreren in andere systemen en programma’s, bijvoorbeeld boekhoudprogramma’s of online shops. Dit kan bij de jaarlijkse belastingaangifte zeker handig zijn. Zo zie je bijvoorbeeld direct alle bestellingen via uw online shop in de facturatiesoftware.

Hoe vind ik het juiste factuurprogramma? 

Ben je als ondernemer op zoek naar goede facturatiesoftware, vraag je dan het volgende af: 

  • Welke functionaliteit zoek ik in de software (klantenbestand, aanmaningssysteem, branding, integratie, etc.)?
  • Hoeveel facturen verstuur ik per maand?
  • Hoeveel medewerkers dienen toegang te hebben tot het systeem?
  • Welke interfaces heb ik nodig voor de integratie van facturatiesoftware in andere systemen?
  • Kan het systeem worden uitgebreid wanneer mijn onderneming groeit?
  • Is het voldoende om eenvoudige software die facturen automatiseert te gebruiken of zijn er nog andere processen die met behulp van de software kunnen worden geautomatiseerd?
  • Zolang ondernemers nog niet het juiste factuurprogramma hebben gevonden, kunnen ze met ons sjabloon werken. We hebben ook andere gratis templates voor ondernemingen ontwikkeld, om de werkzaamheden van zelfs de allerkleinste ondernemingen wat te verlichten.

Andere gratis templates vind je hier:

Excel template voor project begroting

Overzicht op je projecten houden met deze Gantt-chart template

Burn-down chart met gratis template

Meer weten? Bekijk dan ons online overzicht met factuurprogramma’s.

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.

Over de auteurs

Senior Content Analist bij Capterra. Gespecialiseerd in onderzoeken en digitaliseringstips voor het MKB. Master in Media en Communicatie, woont in het zonnige Barcelona.

Senior Content Analist bij Capterra. Gespecialiseerd in onderzoeken en digitaliseringstips voor het MKB. Master in Media en Communicatie, woont in het zonnige Barcelona.

Als Content Analist bij Capterra belicht Quirine de technologische mogelijkheden voor verbetering in het MKB. Ze focust zich op digitalisering, software en technologische trends.

Als Content Analist bij Capterra belicht Quirine de technologische mogelijkheden voor verbetering in het MKB. Ze focust zich op digitalisering, software en technologische trends.