4 tips bij verlenging van je software-abonnement

Gepubliceerd op 24-11-2021 door Taylor Short en Quirine Storm van Leeuwen

Software abonnement

Gebruik de verlengingsperiode van je software-abonnement om de markt te verkennen en nieuwe functionaliteit voor je bedrijf te ontdekken.

Je software-abonnement is bijna afgelopen. Verleng je dan dat abonnement zonder eerst rond te kijken naar betere opties? Zelfs als je over je huidige systeem tevreden bent, is die verlenging een prima gelegenheid om te controleren of je werkelijk over de best mogelijke software beschikt.

De wereldwijde 2020 Gartner-enquête onder kopers van software laat zien hoeveel bedrijven omgaan met het verlengen van hun software-abonnementen. Aan dit onderzoek deden respondenten uit de V.S., Canada, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk, Australië en Brazilië mee. Op basis van een analyse van deze resultaten komen we tot vier duidelijke acties die je kunt ondernemen wanneer het einde van een softwarecontract nadert. (Volledig rapport beschikbaar voor klanten van Gartner)

Tip 1: Beschouw elke verlenging van je software-abonnement als een nieuwe speurtocht naar software

Meer dan 80% van de respondenten doet een oppervlakkig of grondiger onderzoek naar alternatieven, al naar gelang ze wel of niet tevreden zijn met hun huidige software.

Verleng niet zomaar je huidige software-abonnement zonder naar nieuwe opties te kijken. Het kan prima zijn om gewoon te verlengen, maar misschien loop je dan wel nieuwe en waardevolle functionaliteit mis.

Let op signalen dat je nieuwe software nodig hebt. Ook al is het er maar één, kijk toch eens wat de mogelijkheden op de markt zijn.

Verreweg de meeste bedrijven zien elke verlengingsperiode als een kans om rond te kijken naar andere systemen en om te zien of concurrerende leveranciers iets nieuws en waardevols te bieden hebben. Bijna de helft van de ondervraagde bedrijven (45%) voert een grondige evaluatie van mogelijke alternatieven uit voordat ze hun software-abonnement gaan verlengen.

Redenen om software alternatieven te evalueren

Actie ondernemen:

Waar moet je op letten? Als je grote klachten over het huidige systeem hebt, begin dan hier: technische en beveiligingsproblemen zijn vaak de grootste reden om andere opties te overwegen.

Kijk daarnaast ook eens of je bedrijf met een van de volgende situaties te maken heeft:

  • Je hebt problemen ondervonden zoals gebruik van een en dezelfde login voor meerdere gebruikers of complexe workflows waardoor projecten vertraging oplopen.
  • Tot slot heeft je huidige leverancier laten weten dat er nieuwe mogelijkheden zijn of je hebt dat gehoord van collega’s. Dat zijn allemaal geldige redenen om nieuwe opties te bekijken, dus geef jezelf twee of drie maanden de tijd om op onderzoek te gaan.

Tip 2: Focus op functies die voor jou het belangrijkst zijn en bespaar geld

Onder normale economische omstandigheden geeft 64% van de respondenten aan dat ze minimaal één software-abonnement hebben verlaagd of beëindigd.

Als de meeste bedrijven nadenken over nieuwe software tijdens elke verlengingsperiode, waar letten ze dan precies op? Het merendeel voegt functies toe of wil meer services. Veel bedrijven kiezen echter gewoon voor dezelfde functionaliteit, maar dan wel tegen een lagere prijs.

Redenen om software te vernieuwen

Dus als je nieuwe functionaliteit overweegt, kijk dan welke functies van je software daadwerkelijk je doelen in deze nieuwe zakelijke omgeving ondersteunen en bepaal welke functionaliteit je nu niet nodig hebt.

Per slot van rekening willen softwareleveranciers hun business zo lang mogelijk draaiende houden, dus ze hebben een goede reden om te laten zien hoe belangrijk ze jouw klandizie vinden en ze zullen graag de specifieke functies willen bieden die jij vraagt, zelfs als je daar minder voor wilt betalen.

Actie ondernemen:

Verdeel functies onder in categorieën als vereist, waardevol en optioneel. Vraag de leverancier wat het voor de prijs zou betekenen als sommige optionele functies worden weggelaten.

De verlengingsperiode is ook een goed moment om te kijken naar je behoefte aan support, want na een jaar of zo nieuwe software in gebruik te hebben gehad zou je minder hoeven uit te geven aan supportservices omdat je team zich veel beter thuis voelt in de software. Vraag de leverancier naar een supportabonnement dat voor jou het beste is.

Tip 3: Het is prima om langlopende contracten te vermijden

55 procent van de kopers sluit contracten af van 1 jaar of minder.

Toen software nog alleen maar op lokale computers werd geïnstalleerd, was het logisch om een meerjarig contract af te sluiten. Een ander lokaal systeem volledig operationeel maken kan maanden duren, maar met de huidige cloudgebaseerde software beschikken kopers over meer mogelijkheden.

SaaS-producten (Software-as-a-Service) zijn een aantrekkelijker optie voor kleine en middelgrote bedrijven omdat het goedkoper is om er een abonnement op te nemen en door het flexibele karakter kan het systeem vanaf elk apparaat met een webbrowser worden geopend. Dat maakt het schakelen tussen een paar verschillende systemen stukken makkelijker.

Software contractduur

Elke leverancier hanteert zijn eigen beleid voor contractduur en biedt vaak een goedkoper pakket met een duur van minimaal 1 jaar, dus ga goed na welke opties er allemaal zijn.

Actie ondernemen:

Neem voordat je je abonnement verlengt je huidige softwarecontract door om te zien welke verplichtingen je bedrijf heeft bij beëindiging van het contract. Het contract bevat enkele algemene bepalingen zoals:

  • Beëindiging om gelijk welke reden of om goede redenen: ”Om gelijk welke reden” betekent dat je om wat voor reden dan ook het contract beëindigt en “om goede redenen” betekent dat je het contract alleen kunt beëindigen als de leverancier de overeenkomst schendt.
  • Kosten vanwege voortijdige beëindiging: Leveranciers hanteren vaak kosten en andere sancties bij voortijdige beëindiging van een contract als compensatie van de kosten voor de leverancier vanwege het verlies van een klant.
  • Verplichtingen na beëindiging: Wanneer je een softwarecontract beëindigt, of dat nu voortijdig is of niet, kunnen er verplichtingen gelden. Het contract moet bijvoorbeeld aangeven hoe al je gegevens uit het systeem moeten worden verzameld en verwijderd.

Zorg dat je weet wat de opzeggingsclausules in je contract inhouden. Ben je na een eerste abonnementsperiode tevreden over het product, dan zou je kunnen kiezen voor een contract met een langere termijn. Kortere contracttermijnen zijn (verhoudingsgewijs) misschien duurder, maar bieden wel de flexibiliteit om sneller te kunnen wisselen van product.

Tip 4: Neem geen genoegen met een minder-dan-ideaal systeem

726 respondenten (52%) gaven aan dat ze minimaal één software abonnementscontract hadden verlengd, ook al waren ze er niet tevreden over.

Meer dan de helft van de bedrijven in de enquête verlengde een software-abonnement op software die ze niet beviel. Er kunnen tal van redenen zijn waarom je huidige, maar minder-dan-ideale systeem de meest voor de hand liggende keuze is.

Redenen om software abonnement te vernieuwen

Maar je hoeft geen genoegen te nemen met “minder dan ideaal”. Een onderzoek naar de meer dan 750 softwarecategorieën die Capterra te bieden heeft, is een goede eerste stap. Elk productprofiel bevat algemene scores voor gebruiksgemak, klantenservice, functies en prijs-kwaliteitverhouding, samen met gedetailleerde reviews van gebruikers, zodat je veel sneller kunt bepalen wat voor jou de beste opties zijn.

Actie ondernemen:

Begin je onderzoek in een zo vroeg mogelijk stadium. Organiseer in het laatste jaar van de abonnementscontract regelmatige bijeenkomsten met een team voor software-evaluatie, dat bestaat uit de belangrijkste stakeholders in je bedrijf, om het volgende te bepalen:

  • Pijnpunten van het huidige systeem
  • Alternatieve systemen met soortgelijke functionaliteit

Zo krijg je ruim voor afloop van het contract een beter beeld van je opties.

Hoe dit advies omzetten in actie

De verlengingsperiode is een uitstekende gelegenheid om verschillende systemen te bekijken. Maar als je tevreden bent over je huidige systeem, is het de eenvoudigste stap om het abonnement gewoon te verlengen. Gebruik deze tips als richtlijn voor beide situaties.

Meer weten? Bekijk dan ons online overzicht met software om de juiste tool te vinden.

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.

Over de auteur

Als Content Analist bij Capterra belicht Quirine de technologische mogelijkheden voor verbetering in het MKB. Ze focust zich op digitalisering, software en technologische trends.

Als Content Analist bij Capterra belicht Quirine de technologische mogelijkheden voor verbetering in het MKB. Ze focust zich op digitalisering, software en technologische trends.