Het leiden van een bedrijf gaat met veel uitdagingen gepaard. Vooral in tijden van crisis moeten managers maatregelen nemen om succesvol te kunnen blijven opereren en het voortbestaan van hun bedrijf veilig te stellen. Hierop zijn verschillende managementconcepten van toepassing en een van de belangrijkste daarvan is het zogenaamde verandermanagement. Verandermanagement of Change Management helpt bedrijven te reageren op veranderingsprocessen en vereenvoudigt de stap naar de zo belangrijke digitalisering.
In dit artikel lees je meer over wat verandermanagement inhoudt, waarom dit concept misschien ook voor jouw bedrijf relevant is, welke veradermanagement modellen en methodes er bestaan, wat de belangrijkste succesfactoren zijn en waarom alle bedrijven er goed aan zouden doen om verandermanagementsoftware te gebruiken.
Wat is verandermanagement?
Verandermanagement is erop gericht ingrijpende veranderingen binnen een bedrijf in goede banen te leiden. Met verschillende activiteiten en projecten worden bedrijfsstrategieën aangepast aan veranderende omstandigheden. Verandermanagement kan verschillende vormen hebben en kan bijvoorbeeld gepaard gaan met nieuwe bedrijfsstrategieën, verbeterde processen, veranderd gedrag en nieuwe organisatorische systemen. Om het concept met succes toe te passen, moeten managers actief ingrijpen in aanpassingsprocessen. Dit vereist een strategische planning, zodat de doelstellingen van het bedrijf in overeenstemming zijn met de eisen van de betrokken werknemers.
Waarom is verandermanagement belangrijk?
Ook in het verleden moesten bedrijven al goed kunnen reageren op veranderingen, maar in onze snel veranderende tijd is dit aspect belangrijker dan ooit. Ondernemingen die op de lange termijn op de markt willen overleven, moeten hun structuren voortdurend blijven aanpassen. Onderstaande factoren zijn onder andere van invloed op de ontwikkelingen binnen een bedrijf:
- de digitale transformatie
- politieke maatregelen, bv. nieuwe wetten
- veranderende eisen van werknemers
- schaarse middelen
- internationale integratie van nationale economieën (globalisering)
- demografische veranderingen en andere sociale veranderingen
Deze factoren dragen ertoe bij dat bedrijven zich moeten aanpassen om hun concurrentiepositie op de markt te behouden. Toegegeven: managers en werknemers staan niet altijd positief tegenover veranderingen, omdat ze willen vasthouden aan de bestaande situatie. De ervaring leert dat dat een foute inschatting kan zijn, sinds COVID-19 des te meer.
Bedrijven in alle sectoren hebben als gevolg van de maatregelen rondom COVID-19 aanzienlijke omzetverliezen geleden of ze zijn zelfs failliet gegaan. Anderzijds zijn er ook bedrijven die hun bedrijfsstrategieën hebben aangepast aan de gewijzigde situatie en sommige hebben zelfs van de crisis kunnen profiteren. Uit onze enquêteresultaten blijkt dat veel bedrijven de crisis gebruiken om de digitalisering door te zetten en nieuwe digitale distributiekanalen op te zetten. Maar liefst 59% van alle kleine en middelgrote bedrijven heeft zijn bedrijfsaanbod volledig (16%) of gedeeltelijk (43%) virtueel beschikbaar gemaakt.
Uit deze ontwikkelingen blijkt hoe belangrijk verandermanagement voor bedrijven is. Tot op zekere hoogte is het concept vergelijkbaar met de evolutietheorie van Darwin. Uiteindelijk “overleven” de bedrijven die zich aanpassen aan een veranderende situatie. De crisis rondom COVID-19 is hier een goed voorbeeld van.
Verandermanagement modellen
Net als voor andere managementconcepten bestaan er ook voor verandermanagement verschillende modellen die bedrijven als leidraad kunnen gebruiken. De belangrijkste zijn:
- Het driefasenmodel van de sociaal psycholoog Kurt Lewin,
- Het achtstappenmodel van de Amerikaanse hoogleraar leiderschapsmanagement John Paul Kotter,
- Het vijffasenmodel van de econoom Wilfried Krüger
- Het ADKAR-model van Prosci®-oprichter Jeff Hiatt.
Al deze concepten hebben hun eigen voordelen. Wij laten je zien wat de verschillen tussen de modellen zijn.
Het driefasenmodel van Lewin
Het driefasenmodel van Lewin is een eenvoudige weergave van sociale verandering in gemeenschappen en groepen. De sociaal psycholoog was van mening dat verandering in een organisatie in drie fasen verloopt: losmaken (unfreezing), veranderen (moving) en stabiliseren (freezing).
Door deze drie fasen te doorlopen, kunnen bedrijven een oude structuur omvormen tot een nieuwe. Het driefasenmodel van Lewin werd overigens oorspronkelijk gebruikt om veranderingsprocessen in sociale groepen te illustreren, maar sindsdien is het een baanbrekende theorie geworden op het gebied van verandermanagement.
Het achtstappenmodel van Kotter
De baanbrekende theorie van Kurt Lewin is in de loop van de jaren veel gebruikt en uitgebreid. Een van deze uitbreidingen is het achtstappenmodel van Kotter.
In tegenstelling tot het driefasenmodel van Lewin beschrijft het achtstappenmodel van Kotter de afzonderlijke stappen beter en legt het bovendien indirect de vinger op enkele van de grootste fouten binnen het verandermanagement. Om deze twee redenen wordt het concept door veel managers als uitgangspunt gebruikt.
Het vijffasenmodel van Krüger
Het model voor verandermanagement van Krüger is gebaseerd op eerder ontwikkelde concepten als het achtstappenmodel van Kotter. Dit model gaat hierop door. In het vijffasenmodel worden alle stappen beschreven die nodig zijn om een succesvol veranderproces in bedrijven door te voeren. Laten we eens kijken wat je moet weten over de verschillende fasen.
Initialisatie (fase 1)
In de eerste fase wordt de behoefte aan verandering binnen de onderneming vastgesteld. Of een verandering noodzakelijk is, kan worden herkend aan verschillende aspecten: dalende productiviteit, gebrek aan belangstelling bij klanten en/of toenemende concurrentie. Als er inderdaad dit soort problemen zijn, is het belangrijk daarop te reageren d.m.v. verandermanagement. Zo overleeft het bedrijf op de lange termijn op de markt. Daarnaast worden in fase 1 alle managers en werknemers gemobiliseerd die verantwoordelijk zijn voor de verandering. Op die manier wordt een gezamenlijke analyse van de bestaande interne en externe processen mogelijk en kan er worden vastgesteld waar actie en verandering het meest urgent zijn.
Concept (fase 2)
Om ervoor te zorgen dat de verandermanagementmaatregelen succes hebben en dat de verandering zonder complicaties verloopt, is er een goed gefundeerd concept nodig. Bij de ontwikkeling van dit concept moeten concrete veranderingsdoelstellingen worden gedefinieerd en schriftelijk worden vastgelegd. Managers moeten nadenken over welke veranderingen zin hebben en wat het bedrijf daarmee precies hoopt te bereiken. De aanschaf van nieuwe apparatuur kan bijvoorbeeld leiden tot een hogere productiviteit en lagere energiekosten. Welke maatregelen uiteindelijk nodig zijn, hangt altijd af van het beoogde doel. Het is belangrijk dat alle strategieën op elkaar worden afgestemd.
Mobilisatie (fase 3)
Zodra het concept is uitgewerkt, moeten de geplande veranderingen aan de werknemers worden meegedeeld. Het gaat niet alleen om het geven van instructies, maar ook om het uitleggen van de voordelen van de verschillende maatregelen. In het ideale geval zijn de werknemers enthousiast over verandermanagement en bevorderen zij het veranderingsproces door een actieve inbreng. Het concept is meestal alleen kansrijk als alle betrokkenen het inderdaad nuttig vinden en steunen. Terughoudendheid ten opzichte van veranderingen komt echter vaak voor. Dit maakt het des te belangrijker om onzekerheden al in de mobilisatiefase weg te nemen.
Uitvoering (fase 4)
Na de mobilisatie worden de in het concept vastgelegde veranderingen en de daarmee samenhangende doelstellingen uitgevoerd. Om het hele proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, moeten er prioriteiten worden gesteld. Zo weten alle werknemers precies wat wanneer moet worden uitgevoerd. Als de maatregelen leiden tot de geplande resultaten, is het logisch aan die maatregelen vast te houden. Is het tegendeel het geval of doen zich complicaties voor? Dan zijn er aanpassingen nodig of zelfs een nieuwe strategie. Bovendien ontstaan er in de loop van de uitvoering automatisch vervolgprojecten waar snel mee aan de slag moet worden gegaan.
Stabilisatie (fase 5)
Alleen het uitvoeren van de maatregelen is niet voldoende. De laatste fase van het proces is dan ook het handhaven en bestendigen van succesvolle veranderingen. Het belangrijkste is hier dat de genomen maatregelen stevig in de bedrijfsprocessen worden verankerd. Dit vereist vaak voortdurende bijsturing. Nadat de veranderingen zijn bestendigd, is het werk voor de managers nog niet gedaan. Ze moeten actief blijven zoeken naar nieuwe strategieën, zodat verdere aanpassingen of ontwikkelingen binnen het bedrijf mogelijk zijn.
Het ADKAR-model
Het ADKAR-model is een doelgericht verandermanagementmodel voor het managen van individuele en organisatorische veranderingen. ADKAR is een acroniem voor vijf factoren die in een persoon aanwezig moeten zijn om blijvende verandering mogelijk te maken: Bewustzijn (Awareness), Verlangen (Desire), Kennis (Knowledge), Vermogen (Ability) en Bekrachtiging (Reinforcement). In de eerste plaats moet je je bewust zijn van de noodzaak tot verandering en moet je de wens hebben om de verandering ook echt door te voeren. Om dit mogelijk te maken is kennis nodig en moeten de nodige vaardigheden en een bepaald gedrag worden verworven. Ten slotte moeten de veranderingen worden bekrachtigd en verankerd.
Het ADKAR-model voor verandermanagement heeft tot doel alle betrokkenen van de toestand zoals hij is naar de gewenste toestand te brengen. Het gaat hierbij vooral om de acceptatie en de participatie van werknemers. In tijden van verandering moet immers altijd rekening worden gehouden met de menselijke factor – anders is het concept gedoemd te mislukken. Als werknemers niet actief bij het veranderingsproces worden betrokken, kan dit bijvoorbeeld leiden tot meer ontslagnemingen, een hoger ziekteverzuim en een slechter moreel onder het personeel.
Vijf verandermanagement methoden
We hebben tot nu toe gezien welke modellen er voor verandermanagement bestaan. Aan de hand hiervan kun je je al oriënteren. Alleen zijn deze modellen echter niet voldoende om verandermanagement succesvol door te voeren in jouw bedrijf. Daarom moet je ook kijken naar verschillende verandermanagement methoden (pdf). Hieronder laten we je er een paar zien.
1. Balanced Scorecard (BSC)
De Balanced Scorecard (BSC) is een verandermanagementmethode voor het visualiseren van de strategische doelstellingen van een bedrijf. In zekere zin is de BSC een strategische plattegrond voor het evalueren van bedrijfsactiviteiten en de bijbehorende doelstellingen. Over het algemeen wordt er met vier invalshoeken gewerkt:
- ontwikkeling;
- financiën;
- klanten;
- processen binnen het bedrijf.
Deze invalshoeken zijn op hun beurt onderverdeeld in kengetallen, maatregelen, streefcijfers en doelstellingen. In principe wordt hier al de structuur van de BSC beschreven, maar de indeling ervan kan steeds worden aangepast. Je kan dus zelf beslissen of andere invalshoeken voor jouw bedrijven nuttiger zijn.
2. Analyse van de bedrijfscultuur
Om een succesvolle verandering door te voeren, moet de bedrijfscultuur worden geanalyseerd. De eerste stap in deze verandermanagementmethode is een overzicht krijgen van de bedrijfscultuur op dat moment. Vervolgens denken alle betrokkenen – werknemers en managers – na over waar actie nodig is en wat er nodig is om de beoogde veranderde cultuur te bereiken. Zodra dit voor iedereen duidelijk is, worden er concrete maatregelen opgezet en uitgevoerd.
3. Conflictmanagement
Conflicten horen bij het runnen van een bedrijf. Het lijdt echter geen twijfel dat zij succesvol verandermanagement in de weg kunnen staan. Daarom is conflictmanagement een beproefde verandermanagementmethode. Hierdoor worden bestaande conflicten besproken, belangrijke conflicten opgelost en onnodige conflicten vermeden. Veelvoorkomende conflicten in ondernemingen zijn bijvoorbeeld relatieconflicten, communicatieconflicten, machtsconflicten, rolconflicten en waardeconflicten. Er zijn verschillende modellen voor conflictmanagement. Een populaire benadering is bijvoorbeeld het negenstappenmodel van de econoom Friedrich Glasl.
4. Coaching
Managers moeten het hoofd bieden aan veel verschillende uitdagingen en verandermanagement is een taak die snel overweldigend kan worden. Om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt en dat je weet hoe je dit competent aanpakt, kan coaching een goed idee zijn. Dit kan helpen om jezelf, je medewerkers en het bedrijf als geheel beter te begrijpen.
5. Opleidingen en trainingen
Het is van cruciaal belang voor het succes van een verandermanagementstrategie om werknemers bij het proces te betrekken. Hiervoor kunnen zowel opleidingen en trainingen worden ingezet. Door de juiste maatregelen te nemen kunnen bedrijven hun werknemers de nodige vaardigheden voor verandering bijbrengen en zo een brede basis voor verandering creëren.
Succesfactoren voor verandermanagement
We hebben je al een paar verandermanagementmodellen laten zien en zijn erop ingegaan welke methoden kunnen worden gebruikt om bepaalde strategieën te implementeren. Dit alleen is echter geen garantie dat de genomen maatregelen ook succesvol zullen zijn. Laten we daarom eens kijken naar enkele van de belangrijkste succesfactoren:
Alleen als aan al deze voorwaarden is voldaan, mag een bedrijf ervan uitgaan dat de verandermanagementstrategie succesvol zal zijn. Maar zelfs bij een goed concept is het belangrijk continu toezicht op de processen te houden en ze eventueel aan te passen waar nodig.
Verandermanagement software
Bij verandermanagement komt veel werk kijken. Als je er zeker van wil zijn dat de strategie voor jouw bedrijf succesvol is, moet je verandermanagement software gebruiken. Net als in andere sectoren van het bedrijfsleven kan het gebruik van software allerhande processen stroomlijnen en daarmee persoonlijke, technologische of systemische veranderingen ondersteunen. Software kan helpen bij het opstellen van veranderingsplannen, het visualiseren van gegevens, het stellen van prioriteiten, het geven van trainingen en het automatiseren van workflows. Dit maakt software tot een belangrijk instrument voor succesvol verandermanagement. Maak er dus vooral gebruik van!
