De juiste tech stack samenstellen voor het projectmanagement van jouw bedrijf

Gepubliceerd op 11-5-2021 door Pritam Tamang en Quirine Storm van Leeuwen

Als bedrijf wil je een efficiënt projectmanagementteam. Dat kun je bereiken door een effectieve project management stack – kortweg tech stack – samen te stellen die de juiste tools bevat.

tech stack samenstellen

Je eigen tech stack samenstellen

Geen twee projecten zijn hetzelfde. Dat geldt ook voor projectteams: elk team werkt en managet processen op zijn eigen manier en heeft zijn eigen stijl van communiceren.

In een Agile projectteam bijvoorbeeld, speelt communicatie een belangrijke rol, met veel feedback en herzieningen. Een team dat de watervalmethode gebruikt, zal minder vaak communiceren, maar legt meer de nadruk op planning en zorgt ervoor dat de verwachtingen meteen vanaf het begin duidelijk zijn.

Maar ook als teams dezelfde projectmanagementmethode gebruiken, kunnen er nog veel andere verschillen zijn, zoals de voorkeur voor Kanban of Scrum bijvoorbeeld.

Er is dus niet één project management tool die voor elk project management team geschikt is. Daarom kunnen bedrijven beter hun eigen project management stack, of kortweg tech stack, bouwen die naadloos aansluit bij de processen en de manier van samenwerken van de verschillende teams.

Wat is een tech stack?

Een project management stack of tech stack is een verzameling verwante tools waarmee teams effectief projecten kunnen beheren. De oplossingen binnen de stack zijn speciaal ontworpen om met elkaar samen te werken, waardoor de uitwisseling van gegevens naadloos verloopt. Teams verspillen daardoor geen tijd meer aan herhalende taken zoals het verzamelen van gegevens en kunnen focussen op strategischere projectbehoeften.

Een tech stack biedt oplossingen voor veel van de uitdagingen waarmee teams te maken hebben en waardoor projecten kunnen mislukken, zoals slechte planning, trage communicatie en slecht risicobeheer.

Om de juiste tech stack te bouwen, moet je eerst de omvang van je bedrijf analyseren (medewerkers en omzet), de complexiteit van de projecten kennen en een strategisch inzicht hebben in de technologieën voor projectmanagement die er op de markt zijn.

In dit artikel hebben we alvast de hoofdpunten op een rijtje gezet waarmee je rekening moet houden bij het verkennen van oplossingen voor jouw ideale tech stack.

Het volgende komt aan bod:

  • Jouw projectmanagement processen evalueren
  • 3 gebieden die de basis vormen van een goede tech stack
  • Hoe werken de tools met elkaar samen?
  • Waar je rekening mee moet houden bij het verkennen van tools voor jouw tech stack

Jouw projectmanagement processen evalueren

Om de juiste tech stack te kunnen bouwen, moet je eerst goed begrijpen wat jouw team nodig heeft op het gebied van projectmanagement.

Daarvoor kun je samen met je team het volgende doen:

Plan een vergadering met projectmanagers om te bespreken welke processen en tools er op dit moment worden gebruikt voor het projectmanagement. Gebruik een whiteboard (een digitaal whiteboard als je teamleden op afstand werken) en plaknotities en flowcharts (zoals in het voorbeeld hieronder). Deze gebruik je om elke stap op te schrijven en de procesworkflows te visualiseren.

projectplan op een digitaal whiteboard
Projectplannen visualiseren op een digitaal whiteboard in MyDraw (bron)

Vraag je teamleden nu bij welke stappen en workflows ze met uitdagingen te maken hebben. Zo kom je erachter welke knelpunten er zijn, zoals handmatige processen of ineffectieve communicatie.

En met name voor die gebieden heb je een tech stack nodig.

3 onderdelen als basis voor het samenstellen van een goede tech stack

Veel oplossingen, zoals requirements management tools of thuiswerksoftware, vallen in de categorie van project management software. Om te voorkomen dat je door de bomen het bos niet meer ziet, moet je bij het kiezen van de juiste tools met name op deze drie hoofdgebieden letten: planning, monitoring en samenwerking.

1. Planning

Dat is de beginfase. Een projectmanager maakt een berekening van de tijd, het budget en de vaardigheden van medewerkers die nodig zijn voor een project. Daarvoor heb je tools voor projectplanning nodig om de belangrijkste taken te prioriteren en vervolgens de juiste mensen toe te wijzen aan die taken.

Project planning software en resource management software zijn twee essentiële projectmanagement tools om succesvolle projectplannen te maken.

 Wat is project planning software?

Met projectplanning software kunnen managers het essentiële traject voor een project in kaart brengen. Ze kunnen hiermee projecten onderverdelen in een reeks afzonderlijke taken en een schatting maken van de tijd die hiervoor nodig is.

Deze software biedt functies zoals Gantt-diagrammen, kalenders, resourceplanning en communicatietools. Ook taakmanagement, budgetplanning en onkostenbeheer kunnen tot de mogelijkheden behoren.

De software helpt je projectteam bij het volgende:

  • De tijdlijn van het project visualiseren op een kalender
  • De prioriteiten van taken en afhankelijke taken identificeren
  • Inzicht krijgen in risico’s en knelpunten
  • Met teamleden communiceren over de projectplannen

Wanneer zou je projectplanning software moeten overwegen?

Overweeg project planning software aan de tech stack toe te voegen als je een tool nodig hebt om de prioriteiten van taken te beheren zodat je projecten op tijd en binnen het budget kunt voltooien.

traject van een project in kaart brengen met gantt chart
Het cruciale traject van een project via een Gantt chart in kaart brengen in Wrike (bron)

 Wat is resource management software?

Met resource management software kunnen bedrijven de vaardigheden en de beschikbaarheid van hun medewerkers effectief bijhouden. Deze software wordt vooral gebruikt om de toewijzing van personeel aan een project te plannen en te optimaliseren. De belangrijkste functionaliteit omvat de planning van medewerkers, matching van vaardigheden, personeelsprognoses en urenregistratie.

Resource management software helpt je projectteam bij het volgende:

  • De toewijzing van medewerkers aan projecten plannen
  • Inzicht krijgen in de beschikbaarheid of het ontbreken van personeel met de juiste vaardigheden
  • De tijd bijhouden die medewerkers nodig hebben voor taken

Wanneer zou je resource management software moeten overwegen? 

Overweeg resource management software aan de tech stack toe te voegen als jouw teamleden aan meerdere projecten tegelijk werken en een hoge werklast hebben. De software geeft projectmanagers inzicht in knelpunten en conflicten in de toewijzing van het werk.

tech stack voor resource management
De werk- en tijdtoewijzing van een medewerker bekijken in ProWorkflow (bron)

2. Monitoring

De mijlpalen en doelen van projecten moeten voortdurend bewaakt worden. Om de belangrijkste deliverables effectief bij te houden, zijn verschillende project monitoring tools nodig.

Project tracking software en urenregistratie- en declaratiesoftware zijn de twee essentiële oplossingen voor projectmonitoring.

Wat is project tracking software?

Met project tracking software kunnen bedrijven verschillende aspecten van een project volgen, bijvoorbeeld de planning en het budget. De software heeft een geavanceerde rapportagefunctionaliteit waarmee bedrijven data kunnen visualiseren en project-KPI’s kunnen meten.

Project tracking tools helpen je projectteam bij het volgende:

  • Inzicht krijgen in de status van de tijdlijnen en mijlpalen van projecten
  • Het resourcegebruik visualiseren
  • Beslissingen nemen op basis van inzichten uit de performance van eerdere projecten

Wanneer zou je project tracking software moeten overwegen? 

Overweeg project tracking software aan de tech stack toe te voegen als je projectmanagers kampen met ‘scope creep’, dat wil zeggen budgetoverschrijdingen en deadlines die niet worden gehaald. Met de software kunnen de belangrijkste projectmetrics voortdurend worden bewaakt. Prestatieanalyses van vorige projecten kunnen worden gebruikt om toekomstige projectplannen te optimaliseren.

project tracking software in de tech stack voor bijhouden scope creep
Projectrapporten bijhouden in een analysedashboard in Monday (bron)

Wat is urenregistratie- en declaratiesoftware?

Urenregistratie- en declaratieoplossingen worden gebruikt om de tijd bij te houden die aan taken en projecten is besteed en om projectgerelateerde kosten vast te leggen en te verwerken. Deze software bevat functies zoals een ‘prikklok’, kostenbeheer en accounting op basis van projecten. Dit helpt bij het maken van facturen voor klanten en het identificeren van onnodige projectkosten.

Urenregistratie- en declaratiesoftware helpt je projectteam bij het volgende:

  • De gewerkte uren van medewerkers bijhouden
  • De materiaal- en reiskosten voor een project bijhouden
  • De bandbreedte van medewerkers analyseren aan de hand van rapporten

Wanneer zou je urenregistratie- en declaratiesoftware moeten overwegen? 

Overweeg deze software aan de tech stack toe te voegen als je klantgebaseerde projecten hebt die per uur worden gefactureerd.

tijdregistratie in urenregistratie software jibble
Tijdregistratie en kostenbeheer in Jibble (bron

3. Samenwerking

Het succes van een project staat of valt met hoe effectief teamleden met elkaar samenwerken. Die samenwerking kan aanzienlijk worden verbeterd met samenwerkingssoftware. Je moet echter wel voorzichtig zijn als je een samenwerkingstool aan je tech stack wilt toevoegen. Er zijn talloze oplossingen op de markt, zoals community software of social media software, en je wilt geen geld verspillen aan software die je niet nodig hebt.

Hieronder vind je een overzicht van twee onmisbare samenwerkingstools voor projecten, namelijk teamcommunicatiesoftware en DMS-software (documentmanagementsystemen).

 Wat is teamcommunicatie software?

Met teamcommunicatie-software kun je voorkomen dat de communicatie tussen projectleden vertraging oploopt waardoor deadlines niet gehaald worden. Deze software biedt kanalen voor privé- en groeps-chats en mogelijkheden voor bellen, videovergaderen, het delen van het scherm en het delen van bestanden.

Teamcommunicatiesoftware helpt je projectteam bij het volgende:

  • Berichten en bestanden naar individuen of groepen sturen
  • Schermen en presentaties delen
  • Bellen of videovergaderen via een computer of een mobiele app

Wanneer zou je teamcommunicatiesoftware moeten overwegen? 

Overweeg software voor teamcommunicatie aan de tech stack toe te voegen als je team zich op verschillende locaties bevindt of aan projecten werkt waarbij voortdurend gecommuniceerd moet worden, bijvoorbeeld om vragen te beantwoorden, te brainstormen of projectupdates te delen.

teamcommunicatietool slack
Groepsberichten van een team in Slack (bron)

 Wat is DMS-software?

Een DMS-tool is een documentmanagementsysteem. Hiermee kunnen bedrijven een georganiseerde opslagplaats voor projectgerelateerde documenten en records maken waarin medewerkers kunnen zoeken. De software biedt behalve indexeerfuncties ook mogelijkheden om documentmachtigingen te beheren en documenten te publiceren. Bedrijven kunnen documenten aanmaken en bewerken, en documentversies bijhouden in georganiseerde digitale bibliotheken.

DMS-software helpt je projectteam bij het volgende:

  • Een digitale opslagplaats maken voor documenten
  • Gevoelige informatie in een beveiligde portal bewaren
  • De toegang van gebruikers tot projectgegevens beheren

Wanneer zou je DMS-software moeten overwegen? 

Overweeg een document management systeem aan de tech stack toe te voegen als je vaak met gevoelige informatie werkt. Deze tool helpt je een beveiligde en centrale online bibliotheek te maken voor documenten.

Documentbeheer in Digify
Dashboard voor documentbeheer in Digify (bron)

Hoe werken de tools van je tech stack met elkaar samen?

De verschillende tools in deze tech stack werken normaal gesproken samen via ingebouwde integratie, platforms van derden of een open API. Teams hebben daardoor sneller toegang tot informatie en kunnen deze beter delen, waardoor de efficiëntie toeneemt.

Als er bijvoorbeeld in een project tracking tool wijzigingen worden aangebracht in de tijdlijnen voor taken, kunnen teamleden hiervan direct op de hoogte worden gesteld via de oplossing voor teamcommunicatie.

De inzichten die de urenregistratie- en declaratietools opleveren, kunnen eenvoudig doorstromen naar de software voor project- of personeelsplanning, waardoor toekomstige projecten beter gepland kunnen worden.

Waar je rekening mee moet houden bij het verkennen van tools voor het samenstellen van jouw tech stack

Dit artikel is bedoeld als startpunt. We hebben hier de meest essentiële tools voor het samenstellen van een tech stack beschreven. Om de juiste stack voor jouw bedrijf samen te stellen, moet je ook andere project management oplossingen bekijken en met extra zaken rekening houden.

Integraties: Het is ideaal als je tools vindt die ingebouwde integraties bieden. Als er geen directe integratie mogelijk is, moet je controleren of er integraties beschikbaar zijn via platforms van derden, zoals ZapierIFTTT en Automate.io.

Als er geen enkele integratie mogelijk is, moet je uitzoeken of je data gemakkelijk van de ene tool naar de andere kunt overbrengen. Kijk bijvoorbeeld of de software verschillende bestandsindelingen ondersteunt voor het downloaden van rapporten.

Specifieke software voor processen, de bedrijfsgrootte of de sector: De grootte van jouw bedrijf, de sector waarin je actief bent en de projectmanagementprocessen die je gebruikt, zijn belangrijke factoren bij het kiezen van tools voor je tech stack.

Project planning tools zoals standalone Gantt chart oplossingen zijn bijvoorbeeld zeer geschikt voor mkb-bedrijven met een klein aantal projecten, terwijl een volledige suite met project portfolio management software juist bedoeld is voor grote bedrijven met een breed scala aan projecten.

Er zijn ook bepaalde projectmanagement tools die voor specifieke sectoren zijn ontworpen. Softwarebedrijven gebruiken bijvoorbeeld bug tracking software om het werk in hun ontwikkelteams te monitoren, terwijl bouwbedrijven specifieke calculatiesoftware voor bouwmaterialen gebruiken om de kosten en benodigde middelen voor hun projecten te plannen.

Peer review: Het is de moeite waard om te onderzoeken wat gebruikers vinden van de tool die je wilt aanschaffen. Zo krijg je snel een goed overzicht van de voor- en nadelen. Je kunt daarmee je softwareonderzoek aanzienlijk versnellen en voorkomen dat je de verkeerde oplossingen koopt.

Bezoek ook software review sites van derden om je softwarekeuze eenvoudiger te maken. Kijk eens op ons platform: hier kun je productreviews filteren op diverse parameters, zoals de functie van de reviewer en de bedrijfsgrootte.

Software voor de lange termijn

Je wilt natuurlijk dat de software waarin je investeert, lang meegaat. Overleg daarom met belangrijke stakeholders (zoals het IT-team of bedrijfsanalisten) of de tool ook op de lange termijn oplevert wat jij ervan verwacht.

En nu? Bekijk onze catalogus met projectmanagement tools om de juiste tool te vinden.

 

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.

Over de auteur

As a Content Analyst at Capterra, Quirine highlights the technological possibilities for improvement in SMEs. She focuses on digitization, software and technological trends.

As a Content Analyst at Capterra, Quirine highlights the technological possibilities for improvement in SMEs. She focuses on digitization, software and technological trends.