Boekhouding eenmanszaak: eenvoudig in de cloud!

Gepubliceerd op 11-3-2021 door Quirine Storm van Leeuwen

Het is belangrijk om de administratie vanaf het begin goed bij te houden. De administratie is tenslotte een belangrijke informatiebron voor het nemen van beslissingen. Boekhoudsoftware voor de kleine onderneming maakt het werkleven een stuk eenvoudiger. Je bent veel minder tijd kwijt met administratie en de boekhouding is (bijna) automatisch op orde.

boekhouding voor eenmanszaak

Weinig tijd voor de boekhouding van je eenmanszaak

De kleine ondernemer: starter, freelancer, zzp-er of de eenmanszaak. De ambitieuze professional die continu bezig is met het aan de man brengen van producten en diensten, het op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen en het contact met de klanten. Er blijft weinig tijd over voor andere zaken, de administratie komt vanavond wel… Komt dit je bekend voor? Lees maar snel verder.

Enkele voordelen van boekhoudprogramma’s voor de eenmanszaak

Om te beginnen moet elke zakelijke administratie aan diverse wettelijke regels voldoen. Zo ben je onder andere verplicht de administratie zeven jaar te bewaren. Ook facturen moeten aan wettelijke eisen voldoen. Als je gebruik maakt van boekhoudsoftware dan wordt automatisch al aan vele voorschriften voldaan.

Boekhoudprogramma’s boeken de facturen automatisch en werken direct de btw-administratie bij. Facturen wordt hierdoor snel en eenvoudig. Hetzelfde geschiedt bij het inboeken van inkoopfacturen. Veel programma’s zetten aan het einde van de maand de btw-aangifte klaar, zodat deze direct verstuurd kan worden. Daarnaast verzorgen ze aan het eind van het jaar de balans en jaarrekening. Dat scheelt tijd en moeite.

Een ander voordeel is dat veel boekhoudprogramma’s modulair zijn opgebouwd.  Deze kunnen worden uitgebreid met geïntegreerde modules als bijvoorbeeld in- en verkoopadministratie, debiteuren en crediteuren, bankkoppeling, koppeling kassasysteem, urenregistratie of salarisadministratie. Zo kan de accounting software geïntegreerd met het bedrijf meegroeien.

Excel boekhouding en de eenmanszaak

De boekhouding kun je natuurlijk in Excel of Google Sheets bijhouden. Houd er echter rekening mee dat boekhouden meer is dan enkel het bijhouden van inkomsten en uitgaven. Je moet hiervoor dus wel over enige boekhoudkundige kennis beschikken, zodat alle gegevens consistent blijven.

Groeit de onderneming, dan is er vaak minder tijd beschikbaar voor het bijhouden van de boekhouding en wordt automatisering onvermijdelijk. Spreadsheets kunnen geautomatiseerd worden met behulp van macro’s en visual basic, maar dat is toch meer voor de echte kenners. Beschik je niet over de benodigde kennis, dan kun je gebruikmaken van kant-en-klare software voor de boekhouding van de eenmanszaak.

Boekhoudtools voor de kleine ondernemer in de cloud

Tegenwoordig heb je een ruime keus uit cloud software voor de boekhouding. Werken in de cloud betekent geen zorgen over de ICT-infrastructuur, updates en upgrades, beveiliging en back-up van gegevens. Je hebt enkel een internetverbinding nodig. Zo heb je 24/7 en overal inzicht in je boekhouding. De digitaal opgeslagen documenten geven tevens minder papieren rompslomp.

Kies bij voorkeur voor een clouddienst die de data opslaat op servers binnen Nederland of binnen de EU. Dit in verband met privacy regelgeving. Beveiliging van gegevens is belangrijk. Kijk dus ook of de leverancier ISO 27001 (internationale norm voor informatiebeveiliging) gecertificeerd is.

Minimale functionaliteiten van boekhoudtools voor het kleinbedrijf

Minimale functionaliteiten voor boekhoudingssoftware voor de eenmanszaak zijn:

  • Facturatie en inboeken van facturen
  • Voorbereiden van de btw-aangifte
  • Verzorgen van jaarrekening en balans

Als basisregel geldt dat de software je (invoer)werk uit handen neemt en tijd en kosten bespaart. Het verdient aanbeveling te kijken naar de mogelijkheden voor het exporteren van de gegevens, bijvoorbeeld voor accountant of boekhouder. Houd ook rekening met de toekomst. Heb je groeiplannen? Dan is het verstandig te kiezen voor modulaire software, zoals voorheen reeds genoemd.

Mobiele boekhoudapp

Steeds vaker beschikken de boekhoudpakketten over een mobiele app waarmee bonnetjes, inkoopfacturen en andere documenten worden gefotografeerd en doorgestuurd naar de cloud. Het document wordt door de software herkend, ingelezen en direct verwerkt in de boekhouding. Zo raak je nooit meer documenten kwijt en is de boekhouding altijd up-to-date.

Veel apps voorzien in een koppeling met de bank. Zo heb je altijd en overal inzicht in jouw bankzaken en kunnen betalingen “on the go” met de app worden afgehandeld.

Cloud boekhouden? Eenvoudig!

Veel programma’s zijn gemaakt voor mensen die geen boekhoudkundige ervaring hebben. Er zijn altijd uitgebreide online handleidingen van de leveranciers beschikbaar. De programma’s zijn meestal al standaard ingericht en sommige leveranciers bieden assistentie bij het overzetten van jouw huidige boekhouding naar de cloud.

Je kunt ook jouw eigen boekhouder om hulp vragen. Als het eenmaal is ingericht, lopen alle dagelijkse zaken zo veel mogelijk automatisch en hoeft de boekhouder enkel worden ingeschakeld voor controles en belastingtechnische vraagstukken.

Wat kost de boekhouding voor een eenmanszaak?

Zoals eerder gezegd zijn veel programma’s modulair opgebouwd. Prijzen kunnen afhankelijk zijn van het aantal in gebruik zijnde modules of van het aantal gebruikers. Er zijn leveranciers die factureren naar aanleiding van het aantal transacties of verwerkte documenten.

Veel boekhoudprogramma’s voorzien echter ook in een proefperiode of zelfs een gratis versie. Onderstaand enkele aanbieders aanbieders van boekhoudprogramma’s voor de eenmanszaak. Enkelen van hen kwamen in een onderzoek van Capterra onder MKB ondernemers naar voren als meest gebruikte programma’s in het kleinbedrijf.

Het programma e-Boekhouden voorziet in een versie voor starters, dat 15 maanden gratis is. Ondernemers hebben voor €24 per maand de beschikking over alle modules voor facturatie en een complete boekhouding met een onbeperkt aantal boekingen en facturen.

Een andere aanbieder is Snelstart, waarbij voor de instap module €10 per maand in rekening wordt gebracht. De instapmodule kan met diverse modules worden uitgebreid. Met de inControle module heb je voor €50 per maand je volledige boekhouding onder controle.

Ook Moneybird wordt door veel kleine ondernemers ingezet. Het is een volledig boekhoudpakket. Na een proefperiode van 60 dagen heb je al vanaf €12 per maand de beschikking over alle modules met als enige restrictie dat er slechts 20 banktransacties per maand verwerkt kunnen worden. Voor €30 per maand heb je het totale pakket en kunnen er een onbeperkt aantal banktransacties ingelezen en verwerkt worden.

Vanaf €120 per jaar kun je de boekhouding dus volledig geautomatiseerd en op orde hebben.

Wil je meer weten? Bekijk dan onze online catalogus met een uitgebreid aanbod aan boekhoudsoftware voor kleine bedrijven.

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.