Een projectplan maken in 5 stappen

Gepubliceerd op 26-1-2021 door Quirine Storm van Leeuwen

Weet je niet hoe je een effectief projectplan moet maken? Lees dan snel verder.

projectplan maken

Wie kent de tv-serie The A-Team uit de jaren tachtig niet? Hannibal, de leider van het team, sprak na een geslaagde missie vaak de gevleugelde woorden: “I love it when a plan comes together.”

Wat dat meesterlijke plan inhield, bleef altijd onduidelijk. Er werd alleen veel geschoten, waarbij nooit iemand geraakt werd, en er werd van alles in mekaar gelast in een oud schuurtje. We zagen nooit dat Faceman of B.A. Baracus aan de slag gingen met een systeem voor project management om hun dubieuze plannen voor te bereiden, maar op het einde vielen alle puzzelstukjes altijd weer op hun plaats.

Elke goede projectmanager weet echter dat een succesvol project zonder solide plan niet mogelijk is. We zullen dus moeten invullen wat Hannibal en The A-Team aan de verbeelding overlieten: hoe ziet een projectplan eruit dat niet kan mislukken?

In dit artikel: 

  • Het belang van projectplanning
  • Een projectplanning maken in 5 stappen
      • Stap 1: Definieer je project
      • Stap 2: Identificeer risico’s, aannames en beperkingen
      • Stap 3: Organiseer de mensen voor je project
      • Stap 4: Maak een lijst van je projectmiddelen
      • Stap 5: Maak een communicatieplan voor het project
  • Andere resources voor projectplanning

Het belang van projectplanning

Zonder plan aan een project beginnen, is hetzelfde als zonder kaart op reis gaan. Uiteindelijk kom je er wel, maar het kost je onnodig veel tijd en geld.

Vier van de belangrijkste problemen bij projectmanagement die door projectmanagers werden aangewezen in ons PM onderzoek zouden voorkomen kunnen worden met een betere planning:

Van start gaan met een project zonder een goedgeschreven plan kan leiden tot scope creep, budgetoverschrijdingen en deadlines die niet worden gehaald.

Door met je team rond de tafel te gaan zitten en een blauwdruk voor het project te maken voordat je concreet aan de slag gaat, kun je verwachtingen opstellen die ervoor zorgen dat het project slaagt.

Opmerking: Bij al deze stappen wordt ervan uitgegaan dat je project management software gebruikt als hulpmiddel bij de communicatie binnen het team, de planning, de budgettering en het bereik. Een projectmanagementtool is ook de beste plek om de informatie die je in de onderstaande stappen verzamelt, te documenteren en op te slaan. Als je nog niet meteen wilt investeren in projectmanagementsoftware, kun je ook eerst een gratis versie uitproberen.

Een projectplan maken in 5 stappen

Definieer je project

Of je nu een app ontwerpt of een nieuwe vestiging van je zaak opent: je moet altijd eerst definiëren wat je precies wilt bereiken. “Een nieuwe lunchroom openen” is dus niet voldoende.

Je projectdefinitie moet zes hoofdelementen bevatten:

  1. Doelen.  Beschrijf nauwkeurig wat je met dit project wilt bereiken, zowel extern (winst, marktaandeel, klanttevredenheid) als intern (infrastructuur verbeteren, processen stroomlijnen, medewerkers vasthouden). Gebruik daarbij SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) doelen.
  2. Bereik (scope). Hoe zorgvuldig je ook plant, een project heeft altijd te maken met veranderingen en daar moet je rekening mee houden. In plaats van alles te identificeren dat binnen het bereik van je project valt, is het soms makkelijker om te bepalen wat er sowieso buiten het bereik valt. Dit is ook meteen een goed moment om te bepalen wie er verantwoordelijk is voor het goedkeuren of weigeren van veranderingen in het bereik.
  3. Succescriteria. Wat bepaalt er of dit project slaagt of mislukt? In deze stap moet je terugkijken naar je doelen. Algemene criteria zijn bijvoorbeeld dat het project op tijd en binnen het budget wordt voltooid, dat het eindproduct een bepaald kwaliteitsniveau heeft en dat er een specifiek zakelijk probleem wordt opgelost.
  4. Deliverables. Maak een lijst van de essentiële deliverables (het uiteindelijke resultaat) voor je project. Dit kan bijvoorbeeld een werkende mobiele app zijn voor je bedrijf, een lunchroom die klaar is om klanten te ontvangen of een nieuw payrollsysteem voor je medewerkers. Beschrijf dit zo gedetailleerd mogelijk.
  5. Vereisten. Bepaal wat je nodig hebt (middelen, personeel, budget, tijd) om de doelen van het project te behalen en een geslaagd resultaat te leveren. Documenteer dat hier. Overleg dit met alle belangrijke stakeholders om ervoor te zorgen dat je niets vergeet.
  6. Planning. Gebruik een work breakdown structure (WBS) om te bepalen wat er geleverd moet worden en wanneer. Gebruik deze planning vervolgens als uitgangspunt voor je basisplanning, projectmijlpalen en deadlines.

Stap 2: Identificeer risico’s, aannames en beperkingen

Door potentiële valkuilen en tegenslagen vooraf te identificeren, ben je voorbereid op problemen die onvermijdelijk gaan komen.

Wijs in deze fase een teamlid aan die verantwoordelijk wordt voor het risicobeheer. Dat kun je zelf zijn, de projectmanager of een andere projectleider, afhankelijk van de grootte van het project. Het gaat erom dat er iemand verantwoordelijk is voor het bewaken van de risico’s die je hebt geïdentificeerd (bijvoorbeeld het missen van deadlines of overschrijding van het budget). Project management software kan risicomanagement een stuk eenvoudiger maken als je een nauwkeurige projectdefinitie hebt.

In deze fase (en in de projectplanning in het algemeen) gaat het er niet alleen om chaotische omstandigheden vóór te blijven. Het is ook belangrijk om bepaalde aannames of beperkingen meteen te documenteren, bijvoorbeeld de beschikbare middelen of de financiering van het project.

Als het project bijvoorbeeld tijdens normale werktijden (dus zonder overwerk) voltooid moet worden of alleen met de middelen die al aanwezig zijn, moet je team dat vooraf weten.

Stap 3: Organiseer de mensen voor je project

Deze stap is cruciaal voor je projectplan. Project management is in de eerste plaats people management. Hoe grondiger je stap 1 en 2 aanpakt, hoe eenvoudiger deze stap wordt.

Voor het organiseren van je project moet je het volgende identificeren en documenteren:

  • Klant. Voor wie is het eindproduct bestemd? Gaat het hier om interne of externe klanten?
  • Stakeholders. Dit zijn de mensen of groepen die een gevestigd belang hebben in een geslaagde voltooiing van het project. Het identificeren van je stakeholders vormt de basis voor je communicatieplan.
  • Rollen en verantwoordelijkheden. Stel de organisatorische hiërarchie op voor het project. Wie heeft het laatste woord als er beslissingen genomen moeten worden? Wie is verantwoordelijk voor de communicatie met de klant? Wie bewaakt het budget en de planning in je programma voor projectmanagement? Wie voert het feitelijke werk uit?

Stap 4: Maak een lijst van je projectmiddelen

In stap 1 heb je enkele algemene vereisten geïdentificeerd voor de voltooiing van het project. Je hebt ook al de menselijke resources geïdentificeerd die nodig zijn om het werk uit te voeren en te managen. Dan is het nu tijd om te kijken naar de specifieke middelen die nodig zijn om aan de slag te gaan.

Voorbeelden van projectmiddelen zijn:

  • Technologie (computers, software, mobiele apparaten)
  • Salarissen
  • Voertuigen
  • Fysieke materialen

Maak een lijst van alle resources die je nodig hebt, met de bijbehorende kosten, voor je budget- en resourcemanagement. (Dit hoeft niet heel gedetailleerd. Als je cijfers maar kloppen, dan doet je project management software de rest).

Wil je het handmatig doen, dan kun je ook gebruikmaken van dit Excel-sjabloon voor projectbegroting.

Stap 5: Maak een communicatieplan voor het project

Je hebt nu een duidelijk gedefinieerd project met een planning, budget, resources en team. Dan kun je dus aan de slag zou je denken. Nog niet helemaal. Je hebt namelijk nog geen communicatieplan.

Slechte communicatie, tussen de projectleider en het projectteam, of de projectleider en de opdrachtgever, zijn belangrijkste redenen waarom projecten mislukken, bleek uit ons onderzoek over projectmanagement in het mkb. Als je ervan uitgaat dat het wel goed zit met de communicatie in jouw team, kan die aanname je hele project ondermijnen.

Alle belangrijke factoren, zoals het halen van deadlines, binnen het budget blijven enzovoort, staan of vallen met de communicatie van je teamleden onderling en met je stakeholders en klanten.

Een goed projectcommunicatieplan moet het volgende omvatten:

  • Communicatiedoelen. Wat is het doel van een bepaald bericht? Wil je weten of een team over voldoende middelen beschikt of wil je een teamleider herinneren aan een belangrijke deadline die eraan komt? Bedenk eerst wat je wilt bereiken en maak dit duidelijk in je bericht voordat je op Verzenden klikt.
  • Doelgroep. Wie moet de communicatie ontvangen? De directeur van het bedrijf hoeft bijvoorbeeld niet alle routine-updates over mijlpalen te krijgen, maar moet wel worden geraadpleegd als het budget wordt overschreden.
  • Belangrijke inhoud voor communicatie. Welke informatie moet telkens worden opgenomen in de communicatie met je projectteam? Misschien stuur je alle belangrijke stakeholders een wekelijkse statusupdate over de voortgang met betrekking tot komende mijlpalen, herinneringen aan belangrijke deadlines en de status van het budget en de planning. Documenteer dat allemaal in je communicatieplan.
  • Communicatiemethode en -frequentie. Hoe worden de standaard teamcommunicaties verstuurd en met welke frequentie? Wekelijks op vrijdagochtend of tweewekelijks op maandagmiddag? Via e-mail of een samenwerkingstool? Leg die informatie aan het begin van het project vast en blijf dit consistent zo doen.

Er is meer: andere resources voor projectplanning

Als jouw projecten vaak uit de hand lopen, het budget overschrijden, deadlines missen of niet het gewenste resultaat opleveren, is de kans groot dat dit op zijn minst voor een deel aan een slechte planning ligt.

Je project duidelijk definiëren, risico’s identificeren, je team samenstellen, resources verzamelen en een communicatieplan opstellen: dit zijn factoren die een groot verschil maken.

Andere resources voor projectplaning vind je hier:

En nu? Bekijk onze catalogus met project management software om de juiste tool te vinden.

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.