Covid-19 leidt tot versnelde digitalisering van het mkb – een wereldwijd onderzoek 

COVID-19 heeft de digitale transformatie van bedrijven wereldwijd versneld. Zo heeft 48% van de ondervraagde mkb-bedrijven wereldwijd software moeten installeren om hun bedrijf draaiende te houden tijdens de crisis, blijkt uit onderzoek van Capterra. Deze versnelling kwam voor veel bedrijven echter onder druk tot uitvoer. De vraag is of bedrijven opvolging blijven geven aan de in gang gezette digitalisering en wat hun verwachtingen zijn over de toekomst van hun bedrijf.

We hebben daarom een enquête gehouden onder 2904 medewerkers en managers van kleine en middelgrote bedrijven in Australië, Brazilië, Frankrijk, Duitsland, Italië, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Voor dit artikel hebben we de antwoorden van 2141 managers, senior managers, executive managers en eigenaren gebruikt. De volledige methodologie wordt onderaan het artikel beschreven. We vroegen hen o.a.:

• Of bedrijven voorbereid waren op een eventuele crisis;
• Welke maatregelen ze hebben genomen;
• Of bedrijven verwachten de crisis te overleven;
• Waar hun prioriteiten liggen voor de toekomst;
• Hoe ver bedrijven zijn in het onderzoeken van hun technologische behoeften.

53% van de bedrijven had geen bedrijfscontinuïteitsplan

Business continuity management is gedefinieerd als: “verwijst naar het plannen van een worst-case scenario en bepaalt hoe het bedrijf hiervan zal herstellen.” Dit omvat een plan voor werkruimten, telefoons, werkstations, servers, applicaties, netwerkverbindingen en andere middelen die nodig zijn in het bedrijfsproces.

De wereld, inclusief het bedrijfsleven, werd totaal verrast door de coronacrisis. Op de vraag of ze vóór de crisis een continuïteitsplan hadden, antwoordde 53% dat niet te hebben of niet te weten. In Nederland had 36% geen continuïteitsplan, 47% wel en 17% wist het niet.

Het niet hebben van een bedrijfscontinuïteitsplan kan tot grote verliezen leiden en zelfs tot sluiting van een bedrijf. COVID-19 is een onvoorspelbare crisis en daarom is het belangrijker dan ooit om een noodplan te hebben. 

Auteur Nassim Nicholas Taleb heeft het over ‘ de theorie van de zwarte zwaan’. Deze theorie beschrijft de extreme impact van zeldzame en onvoorspelbare externe gebeurtenissen en hoe bedrijven hier niet op voorbereid kunnen zijn.

Als je over een plan beschikt waarmee je je kunt voorbereiden op het ongeplande, kan dat je veel tijd en geld besparen en uiteindelijk zelfs de toekomst van je bedrijf redden. 

De voordelen van een bedrijfscontinuïteitsplan

• Je kunt sneller op de gebeurtenis reageren
• Je hebt minder tijd nodig om de kritieke functies te herstellen
• Je kunt voorkomen dat er in de beginstadia verkeerde beslissingen worden genomen
• Je beschikt over een goed werkende communicatiestroom met medewerkers en essentiële mensen tijdens de crisis

Bedrijven gingen massaal digitaal ondernemen

Om in de huidige situatie toch aan het werk te blijven, heeft 46% van de ondervraagde organisaties wereldwijd gezocht naar digitale oplossingen om hun producten of diensten te verkopen. 

Andere aanpassingen die bedrijven hebben overwogen of doorgevoerd zijn bijvoorbeeld het aanbieden van een afhaalsysteem (14%) of levering (30%).  

Om deze veranderingen mogelijk te maken moesten medewerkers andere taken op zich nemen dan normaal. 49% van de medewerkers wereldwijd heeft tijdelijk andere functies moeten vervullen binnen hun organisatie. 15% heeft zelfs permanent een andere functie gekregen. 

61% van de bedrijven denkt het niet langer dan 6 maanden vol te houden

Doordat de crisis onverwacht kwam waren weinig bedrijven voorbereid. Daarom moesten ze stante pede belangrijke beslissingen nemen, zonder rekening te kunnen houden met de lange termijn. 

Meer dan 61% van de ondervraagde bedrijven denkt het onder de huidige omstandigheden niet langer dan zes maanden vol te houden. 

De EU en lokale overheden bieden financiële steun om bedrijven te helpen de verliezen als gevolg van de pandemie te compenseren. Voor sommige bedrijven zijn die verliezen echter te groot en zij zullen de deuren moeten sluiten.

Franse, Spaanse en Italiaanse mkb-bedrijven blijken er het slechts voor te staan. Respectievelijk 72% en 69% geeft aan dat ze het niet langer dan 6 maanden vol kunnen houden zonder overheidssteun, respectievelijk 35% en 30% zelfs niet meer dan 3 maanden.

In Nederland, het Verenigd Koninkrijk en Brazilië ligt het gemiddelde percentage bedrijven dat verwacht het in de huidige economische situatie langer dan 6 maanden uit te houden of zelfs langer dan een jaar een stuk hoger dan in landen als Frankrijk, Italië en Spanje.

Op de korte termijn zijn kleine bedrijven het kwetsbaarst . Uit de cijfers van Nederland blijkt hoe kleiner het bedrijf hoe groter het risico op faillissement. 

Waar liggen de prioriteiten voor de toekomst nu?

De overstap naar digitaal heeft nu niet de hoogste prioriteit in het mkb.

Digital transformation verwijst naar “de manier waarop organisaties digitale technologieën gebruiken.”

Het onderzoek liet zien dat bedrijven hun aanbod wel aanpassen als reactie op COVID-19, maar uit de resultaten van het onderzoek blijkt dat een verdere verschuiving naar digitaal niet de hoogste prioriteit heeft op de korte termijn. 

Wanneer wordt gevraagd naar het belang dat wordt gehecht aan diverse aspecten, zoals de productiviteit van medewerkers, brand image of het vasthouden van klanten op de korte termijn, heeft de overstap naar digitale activiteiten bij respondenten in Australië, Brazilië, Frankrijk en Spanje de laagste prioriteit. 

Voor de meeste landen, waaronder ook ons land, heeft het behoud van de productiviteit van medewerkers en het behouden van klanten nu de hoogste prioriteit. 

Een andere hoofdzaak is het opvolgen van de richtlijnen voor social distancing en de anderhalvemetersamenleving. In landen als Brazilië (92%) en het Verenigd Koninkrijk (88%) heeft dit de hoogste prioriteit op dit moment. Ook in ons land wordt hier nu veel aandacht aan besteed. 72% vindt dit belangrijk tot heel belangrijk. Het belangrijkste voor de ondervraagde bedrijven in ons land nu is het behouden van de productiviteit van medewerkers, het vasthouden van klanten en medewerkers behouden.

Maatregelen op het gebied van gezondheid en veiligheid zijn al sinds het begin van de crisis een hoofdzaak voor 64% van de respondenten.

Een andere hoofdzaak was het implementeren van beleid om mensen thuis te laten werken (58%). Toen bedrijven dat beleid eenmaal hadden geregeld, moesten ze daarna zo snel mogelijk de software implementeren om de grootste verstoring te voorkomen en om hun medewerkers zoveel mogelijk vast te houden en te motiveren.

48% van de bedrijven was niet van plan om in software te investeren en heeft dat sinds het begin van de crisis wel gedaan

Bijna de helft van de onderzochte bedrijven heeft sinds het begin van de crisis in software geïnvesteerd. Brazilië (55%), Spanje (55%) en Italië (52%) waren de drie landen met de meeste mkb-bedrijven die door de coronacrisis in software moesten investeren. Nederland ligt met 46% rond het gemiddelde. Duitsland (38%) en Frankrijk (39%) hebben minder geïnvesteerd. 

Slechts 34% van de bedrijfsleiders gaf aan dat ze alle benodigde software al in huis hadden. Vooral Duitsland, met bijna de helft van de bedrijven (49%) die aangeeft dat ze geen nieuwe software hebben moeten aankopen, lijkt het meest digitaal voorbereid te zijn geweest.  

Het soort software dat is aangeschaft varieert. 35% van de bedrijven had nieuwe software nodig voor teamwork en 20% voor interne processen. Remote desktop software, videoconferentie– en live chat software waren de drie typen software die het meest werden aangeschaft of overwogen in reactie op COVID-19.

In de top drie van Nederland staat remote desktop software ook op één en live chat software op twee. Op de derde plaats staat project management software. Wat opvalt is dat Australië (19%) en Nederland (28%) minder videoconferentiesoftware hebben moeten aanschaffen dan landen als  Brazilië (48%) en Duitsland (48%).  Waarschijnlijk hadden meer bedrijven programma’s voor werken op afstand al in huis omdat er voor de crisis al regelmatig thuis werd gewerkt. 

Technolgische innovatie na COVID-19: de juiste technologische keuze maken

Door het gebrek aan een bedrijfscontinuïteitsplan zagen de meeste kleine en middelgrote bedrijven in de enquête zich gedwongen om zonder voorafgaand plan in software en nieuwe digitale processen en bedrijfsmodellen te investeren. Daarbij werd er vooral gekeken naar prijs (49%), gebruiksgemak (46%) en of er een gratis proefversie (40%) beschikbaar was. 

Er werd echter ook heel veel gekeken naar reviews (37%) en de ervaringen van zakelijke gebruikers op social media (20%). Besluitvormers zoeken hulp bij het kiezen van de juiste software. Uit het onderzoek komt ook naar voren dat een derde van de beslissers in het mkb zich nog in de interessefase bevindt: ze weten welke technologie ze nodig hebben, maar moeten nog onderzoeken welke producten aansluiten bij hun specifieke zakelijke behoeften. 

Als we kijken naar het verschil in het belang dat aan reviews wordt gehecht, waren er significante verschillen tussen de landen. Van de Europese landen in dit onderzoek en Brazilië vindt respectievelijk 39% en 45% reviews nuttig bij het nemen van beslissingen over een software-aankoop. In Australië vindt echter slechts 18% reviews nuttig bij het zoeken naar software en is gebruiksgemak de beslissende factor (22%). In ons land vindt 38% van de ondervraagde organisaties reviews een nuttig hulpmiddel bij het selecteren van software.

Eigenlijk zou iedereen die software wil kopen, reviews moeten bekijken. Reviews van derden geven inzicht in de software-ervaring van gebruikers en wijzen je op details die juist zo belangrijk kunnen zijn. 

Neem software op in je bedrijfsstrategie voor de toekomst

Zoals gezegd heeft de coronacrisis grote gevolgen gehad voor bedrijven. Sommige hebben snel softwarebeslissingen moeten nemen om problemen op de korte termijn op te lossen. Nu de maatregelen worden versoepeld en medewerkers weer langzaam naar kantoor komen, moeten bedrijven gaan nadenken over een strategie voor de langere termijn.

Volgens Gartner moet de reactie op de COVID-19-crisis uit drie hoofdstappen bestaan: 

• Reageren: Maatregelen zijn er in de eerst plaats op gericht het bedrijf op de korte termijn draaiende te houden als een snelle reactie op een crisis.
• Herstellen: Een meer gecoördineerde aanpak om de activiteiten te stabiliseren. Denk hierbij aan het maken van specifieke plannen om het bedrijf weer op hetzelfde peil te krijgen als vóór de crisis en het bekijken van de beschikbare middelen om dit te realiseren.
• Hernieuwen: Leren van de ervaring en werken aan veerkracht voor de toekomst is volgens Gartner van levensbelang.

Veel bedrijven hebben door de crisis geld verloren of zelfs hun deuren moeten sluiten. Bedrijven die leren van het verleden, kunnen inventariseren welke fouten er tijdens een crisis zijn gemaakt en op basis daarvan een gedegen noodplan opstellen voor het geval er zich een nieuwe crisis aandient.