Onderzoek thuiswerken wereldwijd – 55% denkt dat hun organisatie goed kan functioneren met permanent thuiswerkend personeel

Door COVID-19 ging de wereld plotseling anders werken. Het maakt niet uit of we op het continent van de kangoeroes, in het land van de tulpen, de stad van de liefde of de hoofdstad van het carnaval wonen: we zijn allemaal naar huis gestuurd om fulltime op afstand te werken. Producten en diensten moesten virtueel worden aangepast.

Er moest geleerd worden te werken met nieuwe software voor werken op afstand en we moesten wennen aan nieuwe vormen van communicatie met collega’s en managers. Een belangrijke uitdaging bij dat alles is de IT-beveiliging. Veel hackers grijpen de crisis aan om bedrijven aan te vallen en waardevolle gegevens te stelen. Thuiswerkers vormen een gemakkelijk doelwit voor deze criminelen.

Wereldwijd onderzoek naar thuiswerken

We wilden graag meer weten over de wereldwijde uitdagingen van thuiswerken, het gebruik van software daarbij en hoe de IT-beveiliging wordt aangepakt tijdens de pandemie. Daarom heeft Capterra een onderzoek over thuiswerken uitgevoerd onder 4600 medewerkers van kleine en middelgrote bedrijven in Australië, Brazilië, Spanje, Frankrijk, Duitsland, Italië, Mexico, Nederland en het Verenigd Koninkrijk die nu fulltime thuiswerken. Voor de resultaten van alleen Nederland verwijzen we naar onze eerder verschenen artikels over thuiswerken in coronatijd en IT-beveiliging in het mkb.

59% van het mkb wereldwijd ging fulltime thuiswerken

Thuis werken aan je eigen bureau met je favoriete muziek op de achtergrond, een kop lekkere koffie en geen last van kantoorgeluiden: bijna 60% van de werknemers over de hele wereld profiteert op dit moment van deze werkomstandigheden. In Nederland ligt dit percentage op 54%.

We wilden erachter komen wat mensen wereldwijd gezien de belangrijkste voordelen vinden van thuiswerken. Dit is de top 5:

• Je hoeft niet te reizen
• Je kunt je werktijden aanpassen aan je privéleven
• Je draagt lekker vrijetijdskleding
• Je bent productiever
• Je kunt ook voor de kinderen en de huisdieren zorgen

Thuiswerken is de toekomst: 55% is van mening dat hun bedrijf kan functioneren met medewerkers die permanent op afstand werken

Door de crisis komt de digitale transformatie in een stroomversnelling. Bedrijven zien nu duidelijk hoe belangrijk het is om niet alleen producten en diensten aan te passen, maar ook de werkomstandigheden en de mindset. Thuiswerken was tot voor kort een recht voor slechts een klein aantal werknemers. Slechts 11% van de werknemers wereldwijd werkte tot nu toe altijd op afstand, blijkt uit het onderzoek.

De studie suggereert dat de crisis voor een verschuiving in het thuiswerkbeleid van het mkb zou kunnen zorgen. Een derde van de respondenten zegt na de crisis volledig vanuit huis te willen gaan werken en 55% is van mening dat hun bedrijf kan functioneren met medewerkers die permanent op afstand werken (in Nederland is dit respectievelijk 23% en 41%). De laatste cijfers van het CBS tonen dat in Nederland, in normale omstandigheden, 39% van de beroepsbevolking incidenteel of regelmatig vanuit huis werkt. Uit het onderzoek blijkt dat er veel meer medewerkers vanuit huis zouden willen werken.

Als zoveel mensen het prettig vinden om vanuit huis te werken en het management ziet dat de productiviteit er niet onder te lijden heeft, zullen in de toekomst steeds meer mensen thuis gaan werken.

Gartner voorspelt dat generatie Z deze trend steeds meer zal afdwingen. Dit is de generatie die tussen 1995 en 2010 geboren is, ofwel de echte digital natives. Deze jongeren werken al hun hele leven digitaal samen en voor hen is niet persoonlijk contact maar digitaal contact de norm. Doordat generatie Z liever op afstand werkt, zal telewerk op den duur de standaard worden.

Tips voor een productief remote team

Brian Kropp (vicepresident van Gartner) heeft een paar tips voor hoe je je medewerkers kunt helpen om productief te blijven als ze thuis werken.

1. Geef medewerkers de juiste tools: Zorg ervoor dat medewerkers over de technologie beschikken die ze nodig hebben om hun werk goed te doen. Hierbij gaat het om hardware en de juiste software voor teamsamenwerking.
2. Focus op het resultaat, niet op de processen: Focus op wat medewerkers moeten bereiken. Stel duidelijke doelen op zodat mensen weten wat er van hen wordt verwacht. Focus daarop en niet op processen.
3. Geef mensen meer erkenning: “In tijden waarin de normale werkroutine wordt verstoord, hebben medewerkers zo’n 30% meer behoefte aan erkenning voor hun bijdrage”, aldus Kropp. Erkenning kan bestaan uit een openbare bevestiging, tekenen van waardering, ontwikkelingskansen en kleine extraatjes.
4. Communiceer in twee richtingen: Een dialoog in twee richtingen tussen managers en medewerkers is essentieel. Vooral in tijden van verandering is het belangrijk dat medewerkers de besluiten van hun organisatie en de implicaties hiervan begrijpen. Managers moeten inzicht hebben in de uitdagingen en zorgen van hun medewerkers.
5. Vertrouw je medewerkers: Managers vinden het vaak lastig dat ze niet voortdurend in de gaten kunnen houden waarmee hun medewerkers bezig zijn. Het is belangrijk om dan niet te gaan micromanagen. Dat gaat ten koste van de motivatie van de medewerkers, die toch al onder druk staan. Laat zien dat je je mensen vertrouwt.

70% van de bedrijven wereldwijd is erin geslaagd zijn producten virtueel aan te passen

Sportscholen bieden online trainingsvideo’s, restaurants hebben nieuwe websites gemaakt zodat klanten eten online kunnen bestellen, makelaars gebruiken een webcam om huizen aan klanten te laten zien en leraren geven online les vanuit hun woonkamer.

Het is indrukwekkend om te zien dat zoveel bedrijven over de hele wereld zich in zo’n korte tijd hebben aangepast aan de crisis. Uit ons onderzoek naar thuiswerken blijkt dat 70% van de bedrijven erin is geslaagd om hun producten of diensten deels of helemaal virtueel te leveren.  Het digitaliseren van je product of dienst via een website of app is echter een van de vele manieren om digitale inkomsten te genereren. Als je het aanbod van jouw bedrijf nog verder wilt transformeren, kunnen wij je helpen met de uitvoering daarvan.

Tips voor het genereren van digitale inkomsten

 Hung LeHong (vicepresident van Gartner) beschrijft 6 belangrijke manieren om nieuwe digitale inkomsten te genereren, hieronder oplopend van minder tot meer transformatief.

1. Verkoop bestaande digitale activa: De eenvoudigste manier om te beginnen is het verkopen van digitale activa die je al hebt, zoals informatie of knowhow.
2. Digitaliseer een product of dienst: Pas je product of dienst virtueel aan. Lever je producten digitaal of bied je diensten online aan.
3. Verkoop op basis van betalen naar gebruik: Kopers zullen eerder geneigd zijn om je digitale activa te gebruiken als ze deze niet zelf hoeven aan te schaffen of te beheren.
4. Bied kopers prijsvariaties aan op basis van gedeelde metrics: Bied flexibele prijzen voor een geslaagde verkoop of een bepaald serviceniveau.
5. Start een platformbedrijf: Met een platformbedrijf kun je producten en diensten verhandelen zonder dat deze jouw eigendom hoeven te zijn en zonder dat jij ze zelf hoeft te distribueren. Een voorbeeld van zo’n soort bedrijf is Airbnb.
6. Breid uit naar nieuwe sectoren: Gebruik je expertise in de ene sector om uit te breiden in een andere.

60% van de mkb-bedrijven wereldwijd moest software aanschaffen om thuiswerken mogelijk te maken

Als reactie op de crisis zijn bedrijven technologie anders gaan gebruiken. Ze hebben software aangeschaft voor werken op afstand en de medewerkers hebben daar snel mee leren werken. De data laten zien dat 60% van de bedrijven al nieuwe software heeft gekocht of geïnstalleerd om mensen thuis te laten werken of nog van plan is om dat te gaan doen. In ons land ligt dit percentage lager (54%).

Uit de enquête blijkt dat 64% van de medewerkers over de hele wereld gemakkelijk of heel gemakkelijk aan de slag kon met de nieuwe applicaties.

Ook de software-infrastructuur is veranderd. Bedrijven investeren steeds meer in cloudtechnologie: 39% van de bedrijven wereldwijd gebruikt uitsluitend cloudproducten om werken op afstand te ondersteunen.

De volgende afbeelding laat zien welke tools op dit moment het meest worden gebruikt om thuis te werken.

Let op: de meeste softwareproducten werden aangepast om het volgende mogelijk te maken:

• Teamcommunicatie
• Samenwerking
• Ondersteuning op afstand

Als je nieuwe software aanschaft, moet je ook investeren in IT-beveiliging, anders loop je een groter risico op cyberaanvallen. (Onderaan vind je enkele tips om een veilige werkomgeving te creëren.)

De grootste nadelen van thuiswerken zijn communicatieproblemen met collega’s en eenzaamheid

Veel mensen vinden het prettig om thuis te werken, maar er zijn ook nadelen. Het is belangrijk om deze aan te pakken om thuiswerken ook in de toekomst succesvol en productief te maken.

De meerderheid van de bedrijven ondersteunt zijn medewerkers tijdens deze crisis met communicatiesoftware en relevante richtlijnen. Uit het onderzoek blijkt dat 37% van de bedrijven richtlijnen geeft voor communicatie en teammeetings. Dat is echter niet genoeg. Het zijn met name communicatieproblemen met teamleden waar medewerkers over de hele wereld tegenaan lopen.

Tips voor het verbeteren van de communicatie op afstand

We hebben 5 tips voor je om de communicatie binnen je team te verbeteren:

1. Plan updatemeetings: Plan dagelijkse korte meetings (of wekelijkse updatemeetings met kleinere teams), zodat alle teamleden de informatie krijgen die ze nodig hebben en het overzicht houden over taken, voortgang, veranderingen enzovoort.
2. Geef mensen de ruimte om bij te kletsen: Plan voor of na officiële meetings even wat tijd in om gewoon te kletsen. Gebruik een videoconferentietool om werknemers de mogelijk te geven om bij te praten over andere dingen dan werk en deel persoonlijke interesses.
3. Plan brainstormsessies: Plan vaste tijden (tweewekelijks of maandelijks) waarop teams kunnen praten over het verbeteren van processen en nieuwe ideeën kunnen bedenken. Met name in tijden van verandering is er ruimte voor en behoefte aan nieuwe ideeën.
4. Kies de juiste tool: Gebruik niet voor alles een berichtenapp en voorkom eindeloze e-mailthreads als dat teveel tijd kost. Soms is gewoon een telefoongesprek van een paar minuten genoeg.
5. Het moet ook leuk blijven: Organiseer virtuele activiteiten zoals een virtuele borrel, een  pub quiz, een filmavond of een virtuele escape room.

Slechts 36% van de medewerkers gebruikt sterke wachtwoorden

Een van de belangrijkste voorwaarden voor thuiswerken is een veilige werkomgeving. Wij raden de volgende 5 stappen aan voor een goede IT-beveiliging binnen jouw bedrijf.

1. Het wordt sterk aanbevolen om niet hetzelfde apparaat te gebruiken voor werk- en privédoeleinden. Als je dat wel doet, is het risico op aanvallen groter en geef je criminelen de kans om waardevolle data te stelen.

2. Investeer in beveiligingssoftware zoals antivirus en firewalls. Deze twee moeten in elk bedrijf standaard zijn. Denk daarnaast ook eens na over netwerkbewaking en endpointbescherming.

Tip: installeer beveiligingssoftware op alle privéapparaten die worden gebruikt voor toegang tot bedrijfsgegevens (laptop, tablet, smartphone).

3. In de meeste bedrijven is e-mail een van de belangrijkste communicatiemethoden. Helaas is het ook een van de minst veilige. Software voor e-mailbeveiliging kan helpen het risico op phishingaanvallen te verkleinen. Deze software identificeert e-mail met kwaadaardige bedoelingen en filtert die eruit.

Tip: bedrijven kunnen een phishingtest uitvoeren om erachter te komen hoe groot de kans is dat hun medewerkers in e-mailphishing trappen.

4. Implementeer een VPN, zeker als er tijdens het werken op afstand gevoelige bedrijfsgegevens worden overgedragen. Een VPN zorgt voor een versleutelde internetverbinding die voorkomt dat derden de netwerkactiviteit kunnen bekijken.

5. Goed wachtwoordbeheer is essentieel om cyberaanvallen te voorkomen. Bedrijven moeten deze tijd gebruiken om hun medewerkers voor te lichten over het belang van sterke wachtwoorden. Een wachtwoordmanager is de veiligste en handigste oplossing, die het bovendien gemakkelijk maakt om wachtwoorden met collega’s te delen.

Tip: Koop een wachtwoordmanager die Two-Factor Authentication ofwel tweeledige verificatie biedt. De verificatie wordt niet automatisch geactiveerd, dus je moet dit wel vooraf instellen.

In de volgende afbeelding zie je hoe thuiswerkers over de hele wereld hun wachtwoorden beheren:

Mondiaal gezien hebben bedrijven zich zeer snel aangepast aan de crisis, zeker als je bedenkt dat veel bedrijven nog een grote achterstand hadden op het gebied van digitale transformatie. De coronacrisis heeft dus toch nog een zilveren randje, namelijk de sterke toename van de digitalisering in onze economie. En ook al valt er nog veel te verbeteren, te leren en te digitaliseren, we mogen nu al trots zijn op onszelf!