Maak je je zorgen over COVID-19? Bezoek onze infohub met advies over hoe je je thuiswerkend team het beste kunt ondersteunen om productief te blijven op afstand.

Zo effectief mogelijk een remote team managen in drie stappen

Gepubliceerd op 3-4-2020 door Quirine Storm van Leeuwen en Taylor Short

Een solide plan voor nieuwe technologie en een nieuwe kijk op werken met een remote team leidt tot vertrouwen en productiviteit.

virtuele teams managen

Nu er steeds meer beleidsregels voor thuiswerken komen, besparen bedrijven vastgoedkosten terwijl het vertrouwen en de productiviteit van werknemers erop vooruitgaan.

Maar wat in eerste instantie op een win-winsituatie lijkt, is tot mislukken gedoemd als er alleen maar laptops worden overhandigd en mensen naar huis worden gestuurd. Een goed draaiend extern team vereist planning vooraf.

Bij een goede planning wordt vastgesteld wat voor werk er extern kan worden gedaan en wordt er vertrouwen gegeven aan remote werkende teamleden. Daarvoor moet er voor de juiste samenwerkingstools worden gezorgd en dienen werknemers die vanuit huis werken op hun uiteindelijke resultaten worden beoordeeld en niet op het aantal uren dat zij werken.

Of je nu een nieuw virtueel team wilt samenstellen of voor het eerst met een remote team aan de slag gaat, met de volgende drie stappen leer je hoe je de productiviteit van je thuiswerkend personeel kan verbeteren.

3 stappen voor het managen van remote teams

  1. Voorzie thuiswerkers van de juiste technologie

Wanneer je weet wat voor werk je bedrijf op afstand kan uitvoeren weet je ook welke infrastructuur en tools jouw remote team nodig heeft. Om de vereiste produvtiviteit te realiseren en effectief te blijven als management is een minimum aan technologie nodig.

Om na te gaan of je klaar bent voor het effectief managen van remote werkende teams raadt Gartner aan de volgende lijst door te nemen met technologieën en overwegingen voor werkgevers met een remote werken team (volledig rapport beschikbaar voor klanten van Gartner).

  1. Door de werkgever verstrekte technologieën: Geven we werknemers laptops mee? Moeten we ze een VPN geven voor externe toegang tot bedrijfssystemen?
  2. Videoconferenties : Kunnen we de nodige technologie voor videoconferenties verstrekken? Wat kunnen we doen aan tragere verbindingen?
  3. Samenwerkingstools: Met welke toepassingen kan er effectief worden gecommuniceerd met thuiswerkers?
  4. Technische ondersteuning : Is onze huidige ondersteuningsstrategie ook geschikt voor een remote team?
  5. Resourceplanning: Maken we het thuiswerkers gemakkelijk om een ruimte te boeken of apparatuur te huren wanneer ze toch naar kantoor moeten komen?
Bovenstaande tools helpen telewerkers niet alleen met het uitvoeren van hun werk, maar ze bieden managers ook verschillende mogelijkheden voor communicatie en prestatie-indicatoren zonder dat daarvoor persoonlijke gesprekken met fysieke aanwezigheid nodig zijn.

2. Bepaal bevoegdheden, verantwoording en betrokkenheid

Als manager van een remote team, dien je extra rekening te houden met het bepalen van werkmethoden en de betrokkenheid van je team. Wat zijn ieders bevoegdheden, hoe worden prestaties bepaald, hoe geef je eerlijke kansen aan mensen die minder zichtbaar zijn omdat ze niet fysiek aanwezig zijn. Hoe houd je een remote team betrokken bij het bedrijf en collega’s? Door aandacht te besteden aan deze zaken verbetert de productiviteit van werknemers die vanuit huis werken.

managen van remote team

3. Beoordeel de prestaties van thuiswerkers op een eerlijke manier

De laatste stap om het managen van een remote team te verbeteren is hun prestaties op een andere manier gaan meten. Gartner ziet veranderingen in de manier waarop bedrijven hun werknemers beoordelen, gekoppeld aan de groei van werken op afstand.

“In 2022 is 30% van alle organisaties afgestapt van one-size-fits-all methoden voor prestatiebeheer en zijn deze vervangen door maatoplossingen ter ondersteuning van de verschillende doelstellingen van diverse bedrijfsfuncties.”

Melanie Lougee en Helen Poitevin, Gartner VP-analisten (volledig rapport beschikbaar voor klanten van Gartner)

De traditionele methoden voor het meten van werknemersprestaties werken niet goed voor werknemers op kantoor en al helemaal niet voor telewerkers. Zoals we hierboven al aangaven, betekent verantwoordelijkheid onder meer dat managers het geleverde werk op de juiste wijze moeten beoordelen.

Daarom moet de manager heldere doelstellingen aandragen en precies definiëren hoe goede resultaten er uitzien. Daarmee kunnen gemakkelijk te begrijpen mijlpalen worden ingesteld die de telewerker kan bereiken en de manager kan herkennen zonder dat beiden zich op dezelfde plek hoeven te bevinden.

Wil je een eenvoudige manier om te beginnen? Omdat je je mensen niet de hele dag kunt zien werken, beoordeel hun prestaties dan ook niet op basis van gewerkte uren. Definieer in plaats daarvan opdrachten met deadlines en duidelijke resultaten.

Haal alles uit je virtuele team

Het managen van externe teams vereist een tweeledige aanpak met enerzijds technologie om het werk buiten de kantooromgeving te kunnen uitvoeren en anderzijds erkenning van de verschillende soorten werkzaamheden die telewerkers verrichten.

Als je bedrijf nog niet werkt met VPNvideoconferentiessamenweringstoolstechnische ondersteuning of resourceplanning, bekijk dan eens de topproducten op Capterra om te zien welke technologieën voor jou bedrijf het meest geschikt zijn.

Nadat de vereiste technologie in gebruik is genomen, vergeet dan niet te blijven werken aan een relatie op basis van vertrouwen, verantwoordelijkheid en eerlijkheid om alle voordelen van het werken met externe teams te benutten.

Lees hier verwante artikels over dit onderwerp:

 

In dit artikel wordt er mogelijk naar producten, programma’s of diensten verwezen die niet in uw land beschikbaar zijn, of die misschien niet voldoen aan de wet- of regelgeving van uw land. Wij raden u aan om de softwareleverancier rechtstreeks te benaderen voor informatie over de beschikbaarheid van de producten en overeenstemming met lokale wetgeving.